Automatische inhoudsopgave maken in Word
U maakt een verslag, een werkstuk of een rapport en daar moet een inhoudsopgave in komen. Ga nou niet eindeloos zitten prutsen met kopjes kopiëren en paginanummers overtypen: Word neemt u dit tijdrovende klusje uit handen en maakt de inhoudsopgave automatisch en supersnel, als u even het voorbereidende werk doet.
U ziet het al voor u: door het document scrollen, een opschrift kopiëren en het paginanummer onthouden, naar de inhoudsopgave gaan, het opschrift plakken en het paginanummer erbij typen. Dan het volgende kopje opzoeken enzovoort, enzovoort. En wat als u in uw verhaal nog tekst bij gaat typen, moet u dan weer alle nummers in de inhoudsopgave langslopen? Dat hoeft allemaal niet, want in Word kunt u een automatische inhoudsopgave maken, compleet met de paginanummers. We hebben het hier over Word 2007 en 2010.
We weten hoe het gaat: u typt eerst uw verslag en pas aan het eind bedenkt u dat u er een inhoudsopgave bij wilt. Daarom gaan we hier uit van een verhaal in platte tekst. Dat wil zeggen dat we daar nog geen bijzondere opmaak in hebben aangebracht. We doen het voor met het verslag van een reis naar Kenia, een prachtig land dat uw auteur twee keer mocht bezoeken. U begrijpt dat deze uitleg ook geldt voor uw managementrapportage, de scriptie voor uw studie of uw wetenschappelijk onderzoek naar het paringsgedrag van regenwormen; het gaat om het principe.
Opschriften opmaken met stijl
Om Word zover te krijgen dat het een automatische inhoudsopgave maakt, moet u de titel van ieder hoofdstuk en de opschriften boven de paragrafen van een zogeheten opmaakstijl voorzien. Zo’n stijl heeft een aantal kant-en-klare opmaakkenmerken. Bijvoorbeeld de stijl Standaard (voor platte tekst) heeft lettertype Calibri in 11 punten, is links uitgelijnd en heeft een regelafstand van 1,5.
In de tab Start zijn in de groep Stijlen een paar stijlen zichtbaar. Wilt u er meer zien, klik dan op het knopje Meer (op het pijltje met de streep). Dan gaat het menu met de zogeheten Snelle stijlen open. U ziet in de afbeelding de standaard volgorde. Zodra u een bepaalde stijl toepast, komt de laatst gebruikte stijl bovenaan in deze lijst.
Om te zorgen dat een opschrift in de inhoudsopgave terechtkomt, moet u daarop een van de stijlen Kop 1 tot en met Kop 9 toepassen. Ga vooral niet zitten prutsen door een opschrift vet te maken, in een grotere letter te zetten, alinea-afstand te vergroten enzovoort (zie afbeelding).
We gaan als volgt te werk. Hoofdstuk 1 van ons reisverslag heet ‘Op safari’ en krijgt als opmaak Kop 1. We plaatsen de cursor in het opschrift ‘Op safari’ (we hoeven niet het hele opschrift te selecteren). Klik in de groep Stijlen op Kop 1; ziet u die nog niet, klik dan eerst even op het knopje Meer, dat is het pijltje met de streep.
De eerste paragraaf van dit hoofdstuk gaat over de dieren, dat heet ‘The big five’; dat opschrift krijgt opmaak Kop 2. Klik hiervoor in het opschrift en klik in de groep Stijlen op Kop 2.
[afbeelding 2]
Vervolgens beschrijven we deze vijf grote dieren. Het opschrift ‘De olifant’ geeft u Kop 3, het kopje ‘De neushoorn’ krijgt ook Kop 3 enzovoort; u weet de stijlen inmiddels te vinden (zie afbeelding).
Kopstijl veranderen met toetsen
U kunt deze opmaakstijlen Kop 1, 2 of 3 ook aan de opschriften geven zonder uw handen van het toetsenbord te halen.
Plaats de cursor ergens in een opschrift en druk op Ctrl+Alt+1. Het hele opschrift krijgt meteen de opmaak van Kop 1. Met Ctrl+Alt+2 wordt het opschrift opgemaakt als Kop 2.
Met Ctrl+Alt+3 krijgt het opschrift de stijl Kop 3. Verder gaat de telling niet; meer hebben we voor onze inhoudsopgave ook niet nodig.
Opmaak kopiëren
Nadat we de vijf grote dieren hebben beschreven die we op onze safari hopen tegen te komen, vertellen we iets over ons onderkomen. Het kopje ‘Onderkomen’ moet de stijl Kop 2 krijgen. U kunt die stijl weer aanklikken, maar het kan ook anders. Want we hebben Kop 2 al een keer toegepast, op het opschrift ‘The big five’ namelijk. Nu kunnen we deze opmaak kopiëren met de knop Opmaak kopiëren/plakken ((links boven, het is de knop die op een verfkwast lijkt). We klikken op een kop die de opmaak Kop 2 al heeft, we klikken op de knop Opmaak kopiëren/plakken; de opmaak van de huidige alinea wordt als het ware opgezogen. We klikken in de andere kop, in het woord ‘Onderkomen’ in ons voorbeeld, en de opmaak wordt daarop overgebracht: het kopje ‘Onderkomen’ staat nu ook in Kop 2. Zo past u de opmaak van de ene kop toe op een andere kop. En u merkt het: u hoeft niet precies over het hele opschrift te slepen, erin klikken is al voldoende.
Opmaak kopiëren naar meer kopjes
De onderkomens hebben we verdeeld in Hotel, Lodge en Tented camp. Deze opschriften willen we ook Kop 3 geven. Nu staan deze verspreid in de tekst. Maar met het volgende trucje kunt u de opmaak naar verschillende kopjes kopiëren: dubbelklikken op de knop met de verfkwast! Het kopje van een van de dieren heeft de gewenste opmaak al, namelijk Kop 3. We dubbelklikken eerst op het kopje van een van de dieren. Klikken dan in het kopje ‘Hotel’. Zoals u ziet, blijft de knop met de verfkwast oranje: deze blijft actief. Vervolgens zoeken we het kopje ‘Lodge’. U beweegt snel door de tekst met het scrollwieltje van uw muis, de verticale schuifbalk rechts in beeld of met een druk op de toets PageUp dan wel PageDown. U klikt weer in dat kopje en klikt zo steeds een voor een in de verspreid liggende kopjes (zie afbeelding). Bent u klaar, dan klikt u nog één keer op de knop Opmaak kopiëren/plakken om deze uit te schakelen (of u drukt op de sneltoets Esc).
Vervolgens maakt u de titel van het volgende hoofdstuk op als Kop 1, geeft u de kopjes boven de paragrafen Kop 2 en krijgen de opschriften boven de alinea’s Kop 3.
Niveau aanbrengen op uw eigen stijlen
Hebt u al een bepaalde stijl in uw tekst voor de opschriften, dan hoeft u die niet om te bouwen naar de ingebouwde stijlen van Kop 1, 2 en 3. U maakt ze als volgt geschikt voor de inhoudsopgave. Klik in een opschrift, klik op de tab Verwijzingen, klik op Tekst toevoegen en kies Niveau 1 of 2 of 3 voor dat opschrift. Wilt u dat niveau ook op andere opschriften toepassen, kopieer die opmaak dan met behulp van de knop met de verfkwast.
Automatische inhoudsopgave maken
Ziezo, het voorbereidende werk zit erop. We kunnen onze volautomatische inhoudsopgave gaan maken. Deze inhoudsopgave komt doorgaans op een eigen bladzijde meteen na de titelpagina. Hiervoor voegt u als volgt een extra pagina in. Plaats de cursor precies vóór de titel van Hoofdstuk 1 en druk op de toetsen Ctrl+Enter. Plaats de cursor boven aan de bladzijde waar de inhoudsopgave moet komen.
U maakt de inhoudsopgave als volgt: klik in de tab Verwijzingen op Inhoudsopgave; er gaat een menu open. Kies Automatische inhoudsopgave 1 (of 2, alleen de woorden Inhoud en Inhoudsopgave verschillen).
En meteen verschijnt er een kant-en-klare inhoudsopgave. De kopjes zijn keurig onderverdeeld volgens hun niveau: Kop 1, Kop 2 en Kop 3 (zie afbeelding).
Lees verder op pagina 2
Inhoudsopgave verfraaien
De automatische inhoudsopgave ziet er al fraai uit, maar u kunt de weergave van de paginanummers nog aanpassen.
Klik in de inhoudsopgave; de achtergrond wordt donkerder. Klik in de tab Verwijzingen op Inhoudsopgave en op Inhoudsopgave invoegen; er gaat een venster met instellingen open.
- Schakel de optie Paginanummers weergeven uit als u in de inhoudsopgave geen paginanummers wilt zien.
- Met Paginanummers rechts uitlijnen staan de nummers tegen de rechterkant.
- Bij Opvulteken kiest u of er punten of streepjes komen tussen het opschrift en het paginanummer.
Boven de titel van ieder hoofdstuk zit een witregel, zodat u meteen ziet waar een nieuw hoofdstuk begint. Wilt u die opmaak verfraaien, dan stelt u het opmaakprofiel van de inhoudsopgave bij. U wilt bijvoorbeeld ook onder elke hoofdstuktitel een witregel? Klik dan met de rechtermuisknop in de eerste regel van de inhoudsopgave, kies Alinea en kies onder Afstand bij de optie Na met de keuzelijst voor 6 pt (zie afbeelding).
Inhoudsopgave snel bijwerken
De snelste manier om uw inhoudsopgave bij te werken, is door te drukken op de toets F9; er verschijnt een venstertje. Druk op de toets Pijl-omlaag (zo kiest u In zijn geheel bijwerken) en druk op Enter. De tekst van opschriften die u intussen had veranderd, wordt aangepast en de paginanummering wordt bijgewerkt.
Inhoudsopgave vernieuwen
Hebt u eenmaal een inhoudsopgave geplaatst, dan kunt u gerust verder sleutelen aan uw tekst. Wordt uw tekst langer, dan schuiven de paginanummers uiteraard ook op. Het mooie is nu, dat u de inhoudsopgave dan niet weer opnieuw hoeft te maken! Even bijwerken is voldoende.
Klik ergens in het grijze gebied van de inhoudsopgave; u hoeft niets te selecteren. Klik op de tab Verwijzingen en klik daar op de knop Tabel bijwerken. Of rechtsklik op de inhoudsopgave en kies uit het menu Veld bijwerken.
Als uw inhoudsopgave paginanummers bevat, verschijnt er een venstertje. Kies daar In zijn geheel bijwerken en klik op OK.
Ook als u naderhand de tekst van een opschrift verandert, is dat helemaal geen probleem. Gewoon weer even de inhoudsopgave bijwerken: opschriften die u hebt veranderd, worden aangepast en de paginanummering wordt bijgewerkt (zie afbeelding).
Bladeren door de stijlen
Het handige van de inhoudsopgave is, dat u in één oogopslag de structuur van uw tekst overziet. Misschien moet een opschrift dat Kop 2 heeft minder belangrijk worden, en moet een opschrift met Kop 3 belangrijker worden? Dan past u dat niveau heel snel aan met de toetsen Shift+Alt+Pijl-opzij, want daarmee bladert u door het niveau van de kopstijlen.
Klik in een opschrift dat Kop 2 heeft en druk op de toetsen Shift+Alt+Pijl-rechts; dan krijgt dat opschrift Kop 3 (een niveau lager).
Heeft een opschrift al Kop 3 en drukt u op Shift+Alt+Pijl-links, dan krijgt het opschrift Kop 2 en daarna Kop 1 (steeds een niveau hoger). Druk nogmaals op Shift+Alt+Pijl-rechts en het opschrift staat in Kop 3 enzovoort.
Welke stijl is hier toegepast?
Welke stijl op een alinea is toegepast, ziet u niet altijd in de voorbeelden in de groep Stijlen (boven in beeld). Klik daarvoor in de groep Stijlen op Meer en kies Stijlen toepassen (of druk op de sneltoets Ctrl+Shift+S); er gaat een klein venster open. In dat venster ziet u welke opmaakstijl is toegepast op de tekst waarin de cursor staat. Klik in een andere alinea en u ziet direct welke stijl daarvoor geldt.
Met dat venster in beeld kunt u snel de stijl van een opschrift veranderen. Ga in een opschrift staan, druk op Shift+Alt+Pijl-links en u ziet de kopnummers langskomen (zie afbeelding).
Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd
Het kan gebeuren dat u bij het openen van uw document deze foutmelding in de inhoudsopgave ziet. Dat komt doordat u een kop hebt verwijderd (of de opmaak volgens een stijl hebt weggehaald). Dat lost u op door de inhoudsopgave even te vernieuwen met een druk op de toets F9.
Springen vanaf de inhoudsopgave
Als u de muisaanwijzer even stilhoudt op een van de velden van de inhoudsopgave, verschijnt een infolabel met de tekst ‘Ctrl+klikken voor koppeling’. Dat betekent dat u vanaf de inhoudsopgave meteen naar de overeenkomstige plaats in het document kunt springen. Want uw inhoudsopgave is niet alleen een simpele opsomming van de kopjes, het is ook een lijst vol hyperlinks.
Hebt u de inhoudsopgave in beeld? Houd de toets Ctrl ingedrukt en beweeg de cursor over de inhoudsopgave; de muisaanwijzer verandert in een handje. Klik op een opschrift of op een paginanummer en u gaat meteen naar de betreffende alinea (zie afbeelding).
Als een kopje nou teveel nadruk krijgt en u wilt het minder belangrijk maken (zie de paragraaf Bladeren door de stijlen), houd dan de Ctrl-toets ingedrukt en klik op dat opschrift; u gaat daar naartoe in de tekst. Druk vervolgens op de toetsen Shift+Alt+Pijl-rechts. Nu krijgt dat kopje de stijl van een niveau lager. Ga terug naar de inhoudsopgave, laat deze bijwerken en kijk of het resultaat u bevalt.
Pagina’s nummeren
Het is niet nodig de pagina’s van uw tekst te nummeren voordat u een inhoudsopgave maakt. Maar als u uw werkstuk afdrukt, willen de lezers aan de hand van de inhoudsopgave meteen de goede bladzijde opzoeken. Dan is het wel handig om de bladzijden van paginanummers te voorzien. Dat doet u als volgt. Klik in de tab Invoegen op Paginanummer; er gaat een menu open waarmee u kiest waar het paginanummer komt: boven- of onderaan, en links, rechts of in het midden (zie afbeelding).
De titel van uw document staat op de eerste pagina, daar hoeft geen paginanummer. Klik daarom ergens in uw document en klik in de tab Pagina-indeling op het diagonale pijltje rechts van Pagina-instelling; er verschijnt een venster. Schakel in het tabblad Indeling de optie Eerste pagina afwijkend in. De paginanummering begint weliswaar op pagina 1, maar u ziet de paginanummers pas vanaf pagina 2.
Tekst: Wim de Groot
Dit artikel komt uit Computer Idee nummer 2, jaargang 2013.