Haal meer uit Gmail

Google's maildienst Gmail is razend populair en biedt bovendien veel meer mogelijkheden dan de standaardhandelingen. Computer Idee geeft 18 slimme tips waarmee u meer uit uw mail kunt halen.

© CIDimport

01. Meerdere accounts in een keer checken

Misschien hebt u niet één, maar twee of meer e-mailadressen bij Gmail. In zo’n geval is het niet handig om u elke keer handmatig een voor een bij deze e-mailaccounts aan te melden om te controleren of u nieuwe berichten hebt ontvangen. Gebruik in plaats hiervan het handige hulpprogramma GmailAssistant, dat zich in de systeembalk van Windows nestelt en waarmee al uw mailboxen in een keer worden gecontroleerd op nieuwe post. U kunt het zelfs pas aan de bel laten trekken wanneer een nieuw bericht aan bepaalde voorwaarden voldoet. U vindt dit handige gratis hulpje hier.

02. Makkelijker bestanden meesturen

Wie een document, foto of ander bestand in Gmail wil toevoegen aan een nieuw bericht, moet hiervoor op het pictogram met het paperclipje klikken en vervolgens bladeren om het betreffende bestand op te zoeken. Dan kan stukken makkelijker, bijvoorbeeld met Dragdropupload, een handige extensie voor Firefox. Hiermee kunt u uw bestanden gewoon vanuit de Windows Verkenner slepen naar het veld in uw browser waar ze moeten worden ge-upload. En naast Gmail werkt deze tool met veel andere sites waarnaar u bestanden kunt uploaden.

03. Gmail in uw mailprogramma

Wel Gmail, maar toch liever ook uw bestaande e-mailprogramma gebruiken? Geen probleem want u kunt gewoon in Windows Mail, Outlook of Thunderbird mail via Gmail versturen en ontvangen. Log hiervoor eerst in bij Gmail en kies vervolgens voor Instellingen, Doorsturen en POP/IMAP. Zet nu achter IMAPtoegang een vinkje voor IMAP inschakelen. Start nu uw mailprogramma en maak een nieuw e-mailaccount aan van het type IMAP. Uw gebruikersnaam moet het volledige Gmailadres zijn, dus inclusief @gmail.com. Geef als inkomende server imap.gmail.com aan en als uitgaande server smtp.gmail.com. Bij extra instellingen zult u moeten ingeven dat inkomende server gebruik maakt van SSL-codering en poort 993. Voor de server voor de uitgaande mail dient gebruik te worden gemaakt van poort 587 en TLS-codering.

04. Oude mail in Gmail

U gebruikt Gmail en wilt eigenlijk ook wel de oude mailberichten die nog op uw pc staan overzetten naar Gmail? Dan kunt u er voortaan ook online bij en - misschien nog wel handiger - omdat Gmail deze berichten indexeert, zult u ze voortaan ook makkelijker kunnen terugvinden. Het eerste dat u zult moeten doen is er met behulp van voorgaande tip voor zorgen dat u via IMAP uw Gmail-account toevoegt aan uw mailprogramma. Selecteer in uw mailprogramma de berichten die u wilt overzetten en kopieer deze naar de map 'Verzonden berichten' van uw Gmail-account. Als het veel berichten zijn kan het even duren voordat ze zijn ge-upload. U zult echter ontdekken dat wanneer dit eenmaal gebeurt is, u ze met de zoekfunctie van Gmail razendsnel kunt terugvinden.

05. Ongeoorloofde bestanden versturen via Gmail

Hebt u ooit geprobeerd om een bestand te versturen via Gmail dat eindigt op exe, dll, ocx, bat of com? Dat wordt mooi tegengehouden door het filter, zelfs u ze inpakt in zip-archief. Er zijn een paar manieren om dit filter te foppen. Allereerst kunt het bestand hernoemen. 'Programma.exe' wordt dan 'Programma.exe.verwijdermij'. Een andere optie is om het bestand te versturen via een dienst als Rapidshare.com of Yousendit. com. Tot slot is er nog de optie om het ongeoorloofde bestand te verpakken in een rar-archief. Het filter van Gmail kan op dit moment nog niet overweg met het rar-formaat. Het benodigde programma Winrar vindt u op Winrar.nl.

06. Van onderwerp veranderen

Helaas gebruikt niet iedereen een duidelijke omschrijving in de onderwerpregel van een e-mailbericht. Wilt u dit bij het beantwoorden van een mail veranderen, dan is dat iets minder eenvoudig dan in bijvoorbeeld Outlook Express. Klik eerst op Beantwoorden er vervolgens, net onder het Adresveld, op Onderwerp bewerken. Houd er wel rekening mee dat Gmail deze regel gebruikt om berichten te rubriceren in zogenoemde conversaties en dat hierdoor een nieuwe conversatie is ontstaan.

07. Sneller beantwoorden en doorsturen

Inhakend op de voorgaande tip hebben we nog een andere voor u. Om op een bericht te kunnen antwoorden of deze door te sturen zult u hem eerst moeten openen om op de knop Beantwoorden of Doorsturen te kunnen klikken. Dat is helemaal nergens voor nodig. Het kan namelijk ook door op de R of de F van uw toetsenbord te drukken. Let op: u moet wel eerst naar Instellingen, Algemeen gaan en een vinkje zetten voor Sneltoetsen inschakelen.

08. Notities maken in Gmail

Even een aantekening in Gmail maken, of een boodschappenlijstje? Veel mensen sturen in zo'n geval een e-mail naar zichzelf waarin het kattenbelletje is opgenomen. Het kan echter nog eenvoudiger. Stel een nieuw e-mailbericht op, maar voer geen geadresseerde in. Kies als onderwerp Notitie of iets soortgelijks en typ in het bericht wat u wilde onthouden. Klik hierna op de knop Nu opslaan. Uw Notitie wordt bewaard in map Concepten en u kunt deze eventueel voorzien van een ster of een extra label. En omdat ook de map Concepten door Gmail wordt geïndexeerd, zal terugvinden van uw notities geen problemen opleveren.

09. Gmail doorzoeken van het bureaublad

Wie het gratis Google Desktop installeert krijgt hierdoor de beschikking over een Zijbalk met allerlei handige Gadgets, waaronder helemaal onderin een zoekveld waarmee u direct kunt zoeken in Google. Bovendien hebt u in de systeemvak de beschikking gekregen over Desktop Search waarmee u direct door uw bestanden op uw pc kunt zoeken, maar ook door uw Gmail-berichten! Klik hiervoor met de rechtermuisknop op het Desktop Search pictogram en kies voor Opties. Zet in het browservenster dat verschijnt een vinkje voor 'Schakel inhoudsindexering in voor alle items'. Ga hierna naar het tabblad 'Functies in een Googleaccount' en zet nu een vinkje voor 'Berichten in mijn Gmail-account indexeren en zoeken'. Voer uw gebruikersnaam en wachtwoord in en klik onderin op Voorkeuren opslaan. Uw Gmail is voortaan direct doorzoekbaar!

10. Verborgen extra e-mailadressen

Wist u dat als u het Gmailadres mijnnaam@gmail.com aanmaakt, u hier een tweede e-mailadres gratis bij krijgt? Dit is het adres mijnnaam@google-mail.com en dat kunt u mooi gebruiken om uw mail automatisch te sorteren. Geef het eerste e-mailadres bijvoorbeeld alleen aan familie en vrienden en gebruik het tweede mailadres alleen voor als uw via internet winkelt, u op een site uw gegevens moet achterlaten of graag uw contactgegevens wilt vermelden op uw eigen homepage. Maak vervolgens in Gmail via Instellingen, Filters een regel aan die ervoor zorgt dat alle berichten die via het eerste e-mailadres binnenkomen het label Privé krijgen en uw e-mail wordt voortaan automatisch voor u gesorteerd. Overigens hebt u nog veel meer aliassen dan deze twee. Het is namelijk toegestaan om punten op te nemen in alles dat voor @ staat. Met andere woorden, u hebt ook mijn.naam@gmail.com en zelfs m.i.j.n.n.a.a.m@google-mail.com. Ook handig is dat u een uniek id kunt toevoegen aan uw mailadres met behulp van het +-teken. Het adres mijnnaam+dieenekennis@gmail.com of mijnnaam+naamvanwebsite@gmail.com. Op deze manier kunt u voor elke website waar u zich aanmeldt of aan elke bekende een uniek e-mailadres geven waardoor u dus kunt achterhalen wie er nu toch voor zorgt dat u telkens spam ontvangt.

11. Taken in Gmail

Misschien hebt u weleens van Gmail Labs gehoord. Dit is de benaming voor de club die binnen Google allerlei leuke nieuwe dingen bedenkt die u al wel kunt gebruiken maar die eigenlijk nog niet helemaal voor het grote publiek geschikt zijn. De nieuwste diensten van Google Labs kunt u echter al wel gebruiken. Dat doet u door eerst naar Instellingen te gaan en vervolgens te kiezen voor Labs. Eén van de zaken die ontbreken in Gmail (en Google Documenten) is een ToDo-lijstje. Wanneer u echter in de lijst met Experimentele services kiest voor Inschakelen achter de dienst Taken, hebt u dit in het vervolg wel. Scroll wel eerst even naar beneden en klik op de knop Wijzigingen opslaan. Eenmaal terug in het hoofdscherm van Gmail klikt u aan de linkerkant - boven het venster Chat - op Taken en rechtsonder verschijnt uw takenlijst. U kunt er heel eenvoudig items aan toevoegen en ze eventueel van een datum voorzien. Wanneer u een bericht bekijkt kunt u dit via het menu Meer acties, Toevoegen aan taken zelfs in uw todo-lijstje opnemen. Door op de balk van de Takenlijst te klikken minimaliseert u deze of zorgt u ervoor dat hij in een apart venster wordt geopend.

12. Automatische teksten

Deze tip werkt in Gmail, Outlook en in andere programma's en is een aanrader voor de echte e-mailjunk. Hoe vaak typt u per dag 'Beste', 'Met vriendelijke groet', 'Alvast bedankt' en soortgelijke teksten in e-mailberichten. Zonde van uw tijd, toch? Het gratis programma PhraseExpress schiet u te hulp. Het is in staat om met de functie Autotext ervoor te zorgen dat terwijl u typt afkortingen voluit worden geschreven. Het kan ook zinnen automatisch voor u afmaken. Het programma slaat bovendien alle items op die u naar het Windows klembord hebt gekopieerd, zodat u snel tekstfragmenten opnieuw kunt gebruiken. Een onmisbaar programmaatje voor iedereen die tijd wil besparen.

13. Geavanceerd zoeken

De zoekfunctie van Gmail blijft ons boeien. Maar wist u dat u - net als bij Google - ook allerlei extra zogeheten operatoren kunt gebruiken om specifieker te zoeken? Door voor uw zoekterm from:, to: of subject: te zetten, wordt een overzicht samengesteld van alle berichten die afkomstig zijn van een bepaald persoon, geadresseerd zijn aan een bepaald iemand of waarvan de onderwerpregel een bepaald woord bevat. Door label: te gebruiken wordt alleen gezocht in mailtjes met een bepaalde aanduiding en zo zijn er nog veel meer. U kunt deze operatoren ook gebruiken wanneer u een filter aanmaakt, waardoor u er dus bijvoorbeeld voor kunt zorgen dat binnenkomende berichten waarvan de onderwerpregel wel woord A bevat, maar niet woord B al dan niet worden doorgestuurd. Of wat dacht u van label:unread label: inbox waarmee alle ongelezen berichten bovenaan komen te staan? Een overzicht van alle operatoren die u kunt gebruiken kunt u hier vinden.

14. Gmail in een nieuw jasje

Het werkelijk zeer fraaie Google Redesigned is een van de fraaiste uitbreidingen voor wie wel graag met Gmail wil werken, maar eigenlijk vindt dat het er niet zo mooi uit ziet. Deze Firefox-uitbreiding zorgt er namelijk voor dat Gmail en een paar andere Google-diensten een heel nieuw jasje krijgen. U vindt deze uitbreiding op www.globexdesigns.com/gr/.

15. Webtoegang tot uw gewone mail

Misschien dat u liever uw 'gewone' e-mail adres gebruikt - bijvoorbeeld mijnnaam@xs4all.nl - maar wel een beetje jaloers bent op de uitgebreide mogelijkheden die gebruikers van Gmail hebben. Ook daar is een mouw aan te passen want u kunt Gmail als webmail instellen van een ander e-mailadres. Ga hiervoor in Gmail naar Instellingen en kies voor Accounts. Hier kunt u met behulp van een handige Wizard maximaal 5 externe e-mailaccounts laten opnemen in Gmail. Daarna kunt u instellen met welk mailadres standaard berichten moeten worden verzonden, maar het is ook mogelijk om bij het opstellen van een bericht tijdelijk een ander e-mailadres te kiezen. U kunt ook aangeven dat er altijd moet worden geantwoord vanaf het adres waarnaar een bericht verzonden is.

16. Webpagina mailen

Mailt u regelmatig het adres van een leuke site of pagina naar iemand anders? Als u Firefox gebruikt is er een handige Bladwijzer die u goed van pas komt: Gmail this. Ga naar tinyurl.com/23zv59. Klik met de rechtermuisknop op de link Gmail this en kies voor Bladwijzer van deze koppeling maken. Wanneer u in het vervolg een interessante pagina wil doorsturen kiest u eerst voor deze bladwijzer waarna er automatisch een nieuw bericht wordt opgesteld in Gmail. U hoeft alleen nog de geadresseerde op te geven en klaar bent u. Let op: dit werkt alleen wanneer u al ingelogd bent bij Gmail.

17. Gmail to

Staat er in een webpagina een mailadres waarop u klikt, dan is de kans groot dat Windows Mail, Outlook of Outlook Express opent. Niet erg handig voor wie gebruik maakt van Gmail. GmailTo is een handige Firefox-uitbreiding die gebruik maakt van Greasemonkey en er wel voor zorgt dat het mailtje opgesteld wordt met uw Gmail-account. U vindt GmailTo hier.

18. Backup Gmail

In februari zat de schrik er goed in, toen Gmail vier uur lang onbereikbaar was. De volgende keer bent u na een storing misschien wel al uw mail kwijt. Surf naar www.gmail-backup.com en downloadt Gmail Backup. Hiermee kunt u al uw Gmailberichten downloaden en indien nodig op een later tijdstip terugzetten. Dat is wel zo veilig.
Dit artikel komt uit Computer Idee 10, jaargang 2009.