Office 2010: Toptips

Een algemene regel stelt dat 80 procent van de gebruikers slechts 20 procent van de mogelijkheden van een programma gebruikt. Zonde natuurlijk, daarom 20 tips voor efficiënter, sneller en beter werken met Office.

WORD

1. Wielloos scrollen

Met het muiswiel bladert u vlot door lange documenten. Op een laptop hebt u echter niet altijd zo’n muis aangesloten. In dat geval kunt u nog door uw documenten bladeren met behulp van een ‘schuifhandje’. Die functie hebt u dan best snel bij de hand, bijvoorbeeld door die in de werkbalk voor snelle toegang te plaatsen. Dat doet u als volgt. Ga naar Bestand, kies Opties en Selecteer Werkbalk Snelle toegang. Bij Kies opdrachten uit selecteert u Alle opdrachten, waarna u in de lijst op zoek gaat naar Schuifhandje. Klik vervolgens op Toevoegen en bevestig met OK. Het schuifhandje vindt u nu helemaal linksboven. U hoeft het nu maar aan te klikken om de muisaanwijzer in een handje te zien veranderen waarmee u zowel horizontaal als verticaal door uw document bladert. Tot u het pictogram weer aanklikt.

2. Eigen (standaard)sjabloon

Begint u aan een nieuw document, dan baseert Word zich standaard op de opmaak van de sjabloon ‘Leeg document’. Echter, kiest u Bestand, Nieuw dan kunt u uit nog heel wat andere sjablonen putten: u hoeft de gewenste categorie maar te openen en een geschikte sjabloon te selecteren. Vindt u hier niets van uw gading, dan kunt u altijd nog online terecht. Tik een trefwoord in het veld Sjablonen zoeken in Office.com in (bijvoorbeeld: diploma) en klik het zwarte pijltje aan. Met wat geluk vindt u hier precies wat u zoekt. Het is echter ook mogelijk uw eigen sjabloon te creëren. Begin een nieuw (leeg) document en breng de gewenste tekst en formattering aan. Bent u klaar, kies dan Bestand, Opslaan als en selecteer Word-sjabloon met ingeschakelde macro’s (*.dotm). In Vista en Windows 7 slaat u deze op in \Users\<uw_gebruikersnaam>\AppData\Roaming\Microsoft\Sjablonen. U vindt de sjabloon dan terug via Bestand, Nieuw, Mijn sjablonen. Wilt u de standaardsjabloon van Word echt vervangen door een eigen exemplaar, sla het dan op onder de naam normal.dotm.

3. Bouwstenen

Stel, u hebt een kop- of voettekst gecreëerd die u regelmatig nog in andere documenten wilt gebruiken. Dan kunt u die bewaren op zo’n manier dat u die makkelijk weer kunt oproepen. Ontwerp uw kop- of voettekst, selecteer de volledige inhoud en open het tabblad Invoegen. Klik op Koptekst dan wel op Voettekst en kies helemaal onderaan het uitklapmenu de optie Selectie opslaan in galerie Kopteksten (Voetteksten). Geef een duidelijke naam en omschrijving mee aan uw ontwerp en bevestig met OK. Hebt u dit ontwerp later weer nodig, klik dan opnieuw Koptekst (Voettekst) aan en ziedaar: uw eigen ontwerp prijkt bovenaan de lijst. Even aanklikken volstaat.

4. Watermerk

Een watermerk aan een pagina toevoegen gaat heel eenvoudig: dat doet u via Pagina-indeling, Watermerk. Met wat handigheid is het ook mogelijk een watermerk aan een specifieke alinea te koppelen. Ga naar het begin van die alinea en voeg op de gebruikelijke manier een afbeelding toe. Selecteer die en klik in het tabblad Hulpmiddelen voor afbeelding op Tekstterugloop. Selecteer hier in eerste instantie de optie Voor tekst, zodat u het plaatje makkelijker over de gehele alinea kunt uittrekken. Bent u daarmee klaar, klik dan op Correcties, Opties voor afbeeldingscorrecties en maak het plaatje lichter door met Helderheid en Contrast te spelen. Ga daarna opnieuw naar Tekstterugloop en kies Meer indelingsopties. Kies nu voor Achter tekst en controleer op het tabblad Positie dat er een vinkje staat bij Anker vergrendelen en Object met tekst verplaatsen, zodat uw watermerk aan de alinea verankerd blijft.

5. Extra ‘klembord’

Wist u dat het in Word mogelijk is verschillende stukjes tekst uit diverse Word-documenten te ‘verzamelen’ om die dan in één keer in een (ander) Word-document te plakken? Selecteer een tekstfragment en druk op Ctrl+F3. De geselecteerde tekst verdwijnt en komt terecht in een soort klembord (spike genoemd). Op deze manier verzamelt u desgewenst ook nog andere stukjes tekst. Via de toetscombinatie Ctrl+Shift+F3 zorgt u ervoor dat alle tekstfragmentjes in één keer in uw document worden geplakt.