Analyseer lijsten in Excel

Met een eenvoudige formule haalt u vlot allerlei verborgen informatie uit veel en lange lijsten data Het is eenvoudig om veel en verscheiden informatie in een Excelwerkblad te proppen, zinnige informatie uit de getallenbrij halen is een ander verhaal. In deze workshop leert u hoe u eenmaal ingevoerde gegevens kunt opsplitsen in groepen. Daarna zijn ze veel makkelijker te beoordelen en te analyseren. Als u bijvoorbeeld uw persoonlijke uitgaven in een werkblad bijhoudt, dan beschikt u na een jaar over een lijst die honderden items bevat. In dat geval zou het makkelijk zijn als u snel per categorie (bijvoorbeeld eten, kleding,elektriciteit, enzovoorts) kunt zien hoeveel u besteed hebt. Met de SOM.ALS-functie is dit klusje eenvoudig te klaren. Helaas beschikken andere, eenvoudige spreadsheets zoals in Works niet over een dergelijke functie, deze workshop werkt dus echt alleen in Excel.

Stap 1

[afbeelding0]Begin met het overtypen van dit voorbeeldtabelletje. Het is een zeer versimpeld voorbeeld met maar vijftien items onderverdeeld in drie categorieën: Eten, Reizen en Ontspanning. Er is wat kleur en opmaak aan de tabel toegevoegd, maar dat hoeft u niet te doen. Zorg echter wel dat u over exact hetzelfde aantal rijen en kolommen in uw overgetikte tabel beschikt.In echte, soortgelijke, digitale huishoudboekjes bevinden zich honderden, soms zelfs duizenden items in veel meer categorieën. Maar de analyse die we u straks uitleggen werkt in beide gevallen precies hetzelfde. Beschikt u over een wat luie geaardheid, dan kunt u het voorbeeldlijstje ook downloaden van de Computer Idee-website.

Stap 2

[afbeelding0]U kunt het totaal van alle bedragen, dus nog zonder onderscheid in categorieën te maken, optellen door gebruik te maken van een simpele SOM-functie in cel C17 (of als u net als wij de cellen in rij 17 hebt samengevoegd: A17). Wellicht bent u al  bekend met de functie SOM, want het is meestal de eerste (en vaak ook enige) functie die Excellers leren. Om de Somfunctie in te voeren klikt u eerst op cel C17 (A17), waarna u op de Auto-Som-knop op de werkbalk klikt. Selecteer vervolgens alle op te tellen bedragen in kolom C door er met uw muis overheen te slepen. Als alternatief kunt u in het formule-venster achter ƒx ook - zonder aanhalingstekens, net als alle overige in deze workshop genoemde formules - de formule =SOM(C2:C16) typen. In beide gevallen drukt u op Enter om het resultaat v 259,75 te krijgen.

Stap 3

[afbeelding0]Maak net als wij een nieuw tabelletje in de cellen F14 tot F17. Dit wordt een tabel waar zodadelijk in kolom G de bedragen per categorie komen te staan. Klik na het typen van de tekstcellen in cel G14 de formule =SOM.ALS(B2:B16;"Reizen";C2:C16). Na een druk op Enter ziet u als resultaat het bedrag v 156,00 in de betreffende cel verschijnen.

Stap 4

[afbeelding0]Zoals u ziet heeft de functie SOM.ALS drie soorten informatie nodig om z'n werk te kunnen doen. Ten eerste geeft u aan waar de categorieën waaruit gekozen kan worden, te vinden zijn, in ons geval in de cellen B2 tot en met B16. Keurig tussen dubbele aanhalingstekens staat de categorie die onder de loep genomen moet worden ("Reizen") en tot slot de plek waar de te analyseren getallen staan (hier dus in de cellen C2 tot en met C16). Gewapend met deze kennis begrijpt u waarom voor cel G15 de juiste formule is =SOM.ALS (B2:B16;"Ontspanning";C2:C16).

Stap 5

[afbeelding0]De derde en laatste SOM.ALS-formule komt in cel G16 te staan. Hij luidt als volgt: =SOM.ALS(B2:B16;"Eten";C2:C16. Om te controleren of alle drie de formules correct zijn ingevoerd kunt u in cel G17 de formule '=SOM(G14:G16)' invoeren. Het resultaat dat u daaruit verkrijgt dient hetzelfde te zijn als het totaalbedrag in de hoofdtabel. Nu ziet u echter de uitgaven die per categorie zijnopgesplitst en dat is natuurlijk wel zo praktisch.

Stap 6

[afbeelding0]Als u niet van tevoren weet hoe lang een bepaalde tabel gaat worden, dan kunt u toch al gebruik maken van de SOM.ALS-functie in de subtabel. In plaats van expliciet het celbereik van de gegevens te noemen, vervangt u deze door alleen de kolomletter. Zo verandert bijvoorbeeld =SOM.ALS(B2:B16;"Ontspanning";C2:C16) in =SOM.ALS(B:B;"Ontspanning";C:C). De functie SOM.ALS doorzoekt dan de hele kolom, ongeacht de lengte, op categorienamen en bedragen. Kunt u uw uitgavenlijst net zo lang maken als u wilt.