Bewaar webmail op uw harde schijf
Met een lokale kopie van uw online berichten beperkt u het risico op gegevensverlies tot het absolute minimum. E-mailberichten van webmailproviders (denk aan Google mail, Hotmail enzovoorts) worden online bewaard.
Met een lokale kopie van uw online berichten beperkt u het risico op gegevensverlies tot het absolute minimum. E-mailberichten van webmailproviders (denk aan Google mail, Hotmail enzovoorts) worden online bewaard. Gaat er ooit iets mis met zo'n dienst, of houdt deze op te bestaan (geen onrealistische gedachte als het gaat om een kleinere aanbieder), dan bent u al uw berichten in één klap kwijt. Het is dan ook niet onverstandig om in ieder geval een lokale kopie op uw pc te maken. Daarvoor is in veel gevallen prima gebruik te maken van het standaard Windows e-mailprogramma Outlook Express. In meer specifieke gevallen is een extra hulpje nodig.
Stap 1
We beginnen met Google Mail; het binnenhalen van berichten naar uw eigen computer is in dit geval erg simpel. Ga met uw browser naar Gmail.com en log in op de gebruikelijke manier. Klik vervolgens op deze mailpagina rechtsboven (naast de vermelding van uw e-mailadres) op Instellingen. Om Gmail gewoon via Outlook Express te kunnen gebruiken moet Pop-mail ingeschakeld worden, klik daarvoor op de link Doorsturen en POP/IMAP. Op de nieuw geopende pagina activeert u vervolgens de optie POP inschakelen voor alle berichten. Zorg daarbij dat de optie Gmail-kopie opslaan in Postvak IN geselecteerd is achter Wanneer berichten worden geopend met POP en klik tot slot op Wijzigingen opslaan.
Stap 2
Start Outlook Express in Windows XP of Windows Mail in Windows Vista. De programma's zien er iets anders uit, maar zijn qua menu's en instelmogelijkheden vrijwel hetzelfde. Uiteraard werkt het instellen van mailserveropties ook in andere mailsoftware, maar dan moet u zelf even op zoek naar de juiste menu-opties. Klik bij Outlook Express in het menu Extra op Accounts en in het daarop geopende venster op het tabblad E-mail. Klik vervolgens op de knop Toevoegen en in het contextmenu op E-mail. In de eerste stap van de dan geopende wizard vult u een weergavenaam in (bijvoorbeeld uw eigen voor- en achternaam) en klikt u op Volgende. Vul uw Gmail-emailadres in en klik weer op Volgende waarna het echte werk aan bod komt. Typ in het veld onder Server voor inkomende e-mail (POP3, IMAP of HTTP) de tekst pop.googlemail.com en in het veld onder Server voor uitgaande e-mail (SMTP) de tekst smtp.googlemail.com. Op zich is voor het slechts ophalen van mail geen uitgaande mailserver nodig, maar zonder daar iets in te vullen gaat de wizard niet verder. Klik weer op Volgende.
Stap 3
Typ uw volledige Gmail-adres in het veld achter Accountnaam en uw wachtwoord in het veld er onder. Klik dan op Volgende en tot slot op Voltooien. We zijn er echter nog niet, selecteer in het lijstje met mailaccounts in het venster Internet-accounts de net aangemaakte account en klik op Eigenschappen. Klik in het nieuw geopende venster op het tabblad Geavanceerd en vul in het veld achter Uitgaande e-mail (SMTP) het getal 465 in. In het veld achter Inkomende e-mail (POP3) vult u de waarde 995 in. Schakel tot slot het selectievakje voor de optie Voor deze server is een beveiligde verbinding (SSL) nodig in en klik op OK en Sluiten in het onderliggende venster.
Stap 4
Klik op de knop Alles verzenden en ontvangen en alle Google e-mailberichten stromen binnen. Zeker als u nog nooit een lokale kopie van uw berichten hebt gemaakt en al een paar jaar gebruik maakt van Gmail (en oude berichten nooit wist) kan het de eerste keer dat u deze actie uitvoert een flinke tijd duren voor alle berichten binnen zijn. Als alles eenmaal binnen is, blijven de berichten overigens ook netjes bewaard bij Gmail zelf, dus u beschikt nu over een keurige reservekopie op uw eigen pc.
Stap 5
Het is ook mogelijk om Hotmail en Windows Liveberichten te importeren in Outlook Express. Dit lijkt standaard zelfs al mogelijk, maar schijn bedriegt. Windows' mailprogramma's beschikken namelijk over een speciale modus waarbij ze berichten weliswaar tonen, maar niet downloaden naar uw eigen harde schijf. Wist u dus per ongeluk een bericht op de Hotmail-website, dan verdwijnt dit bericht ook uit Outlook Express. Er bestaat een gratis programma met de naam FreePOPs (www.freepops.org), dat er voor zorgt dat u alsnog een échte lokale kopie van uw berichten op de pc krijgt. Download het programma vanaf de genoemde website en installeer het. U hoeft na installatie en starten van het programma niets te configureren! Volgens de makers werkt de software tot en met Windows XP. Na installatie vindt u het programma in het menu Start onder Alle programma's en FreePOPs; klik daar op FreePOPs en er verschijnt rechts onderin op de systeemwerkbalk van Windows een nieuw pictogram.
Stap 6
Start Outlook Express en klik in het menu Extra op Accounts. In het geopende venster klikt u aansluitend op het tabblad E-mail, waarna u op de knop Toevoegen en vervolgens E-mail klikt. Vul bij de eerste stap van de wizard de gewenste weergavenaam in, klik op Volgende en vul uw Hotmail e-mailadres in. Overigens werkt deze truc ook voor de andere grote mailproviders. Hebt u bijvoorbeeld een account bij Yahoo - waar u voor een pop-service als bij Gmail normaliter flink moet betalen - dan vult u hier uw Yahoo-mailadres in. Klik weer op Volgende en selecteer middels het selectiemenu achter 'Het servertype voor inkomende e-mail is een:' de optie POP3. In de velden bestemd voor de inkomende en uitgaande mailserver vult u in beide gevallen 'localhost' in. Klik op volgende en typ uw volledige Hotmail (of andersoortig) e-mailadres en, alsmede het bij die account behorende wachtwoord. Klik op Volgende en voltooien, selecteer de net aangemaakte mailaccount en klik op de knop Eigenschappen en daarna in het gelijknamige venster weer op het tabblad Geavanceerd. Zorg deze keer dat het selectievakje voor een beveiligde SSL-verbinding niet geselecteerd is en vul in het veld dat bij de Inkomende e-mail behoort de waarde 2000 in. Klik op OK en sluiten en Outlook Express kan uw mailberichten probleemloos lokaal binnenhalen.
Stap 7
Als u met Outlook Express al dan niet regelmatig een kopie van alle online mail maakt, is het natuurlijk zaak deze middels een echte backup veilig te stellen voor toekomstig gebruik. Daarvoor kunt u het gratis programma Mail Store Home inzetten, dat is te downloaden van deze site. Mocht u het hiervoor benodigde .NET Framework nog niet geïnstalleerd hebben, dan wordt u aangeboden dat alsnog te doen. Zonder .NET werkt dit programma (en steeds meer andere software) niet. Even doen dus. Het downloaden ervan kost ongetwijfeld wat tijd, maar gelukkig is de kans groot dat het geheel al op uw pc aanwezig is. Na de eventuele installatie start u - voor zover dat aan het eind van de installatieprocedure niet al automatisch gebeurt - Mail Store Home. Klik op de knop Import Messages en selecteer in de kolom rechts Outlook Express. Klik op OK in het geopende dialoogvenster.
Stap 8
Het importeren van de mailberichten kan bij grote hoeveelheden logischerwijs even wat tijd kosten. Als de klus eenmaal geklaard is, kunt u het aangemaakte berichtenarchief echter netjes op één of meer cd's branden. Klik daarvoor op de knop Burn Backup CD, leg een lege schijf in uw cd-brander en volg de instructies. Als het archief niet op één schijfje past, vraagt Mail Store Home u automatisch om nieuwe schijven. Markeer elke cd duidelijk en bewaar deze op een veilige plaats.