Boekenlijst in Excel vullen zonder typen
Als u boeken bijhoudt in een lijst in Excel, hoeft u de gegevens niet allemaal zelf over te typen. Die vindt u snel aan de hand van het ISBN.
Als u boeken bijhoudt in een lijst in Excel, hoeft u de gegevens niet allemaal zelf over te typen. Die vindt u snel aan de hand van het ISBN. Met het ingebouwde venstertje klikt u vanuit Excel meteen naar de website waar u alle informatie over uw boeken vindt. Het vullen van uw lijst is enkel nog een kwestie van kopiëren en plakken.Het schema met de ingebouwde ISBN-zoeker staat hier voor u klaar. U kunt het meteen invullen.
Boeken zoeken op nummer
Ieder boek heeft een uniek nummer, het ISBN ofwel het Internationaal Standaard Boek Nummer. Zodra een boek wordt uitgegeven, wordt dat aangemeld bij het bureau ISBN, dat een nummer toekent. Dit bureau beschikt over een uitgebreid register met gegevens van Nederlandse en Vlaamse publicaties. Lange tijd waren de ISBN’s het monopolie van het Centraal Boekhuis. Na druk uit de auteurswereld is dit register in december 2008 openbaar toegankelijk gemaakt. Op de website www.isbn.nl vindt u achtergrondinformatie over het ISBN. Helemaal onder in beeld klikt u op Klik hiervoor het openbaar ISBN register (u ziet: ze houden het nog steeds een beetje geheim). U komt dan in een venster (zie afbeelding) waarin u boeken kunt opzoeken aan de hand van een sleutelwoord, de auteur, de uitgever en jawel: het ISBN. Na het invullen van het ISBN verschijnen de titel en de andere gegevens van het boek. Dat gebruiken we in dit artikel. U vindt dit venster meteen als u surft naar https://www5.cbonline.nl/pls/apexcop/f?p=130.
Engelstalige boeken zoeken
Als het gaat om Engelstalige boeken, kunnen wij www.worldcat.org aanraden. Deze zoekt het boek in bibliotheken wereldwijd aan de hand het ISBN. Als u vervolgens op de boektitel klikt en uw land invult, krijgt u een lijst met bibliotheken waar u dit boek kunt lenen. U kunt ook op bijvoorbeeld www.bol.com of www.amazon.com een ISBN opgeven, die laten zowel Nederlandstalige als Engelstalige boeken zien, maar natuurlijk alleen voor zover ze in de handel zijn.
Kiezen en klikken
Maar goed, wij houden het hier bij Nederlandstalige boeken. Als u het bestand CID ISBN-zoeker.xls even van onze website ophaalt, krijgt u een (lege) lijst om uw boeken bij te houden. Wij hebben rechtsboven in dat werkblad de lichtblauwe knop ‘ISBN zoeken met:’ ingebouwd, waarmee u rechtstreeks naar de eerder genoemde website surft. Daarnaast vindt u twee keuzerondjes, daarmee kiest u eerst met welk programma u naar internet gaat: met Internet Explorer van Microsoft of met een andere browser. Dan klikt u op de knop ‘ISBN zoeken met:’ en even later hebt u het genoemde venster Zoeken in ISBN bestand in beeld (zie afbeelding).
Optie 1: zoeken met Internet Explorer
Klikt u op het keuzerondje Internet Explorer en dan op de knop ‘ISBN zoeken met:’, dan gaat er een venster open, waarin u een cel opgeeft waar het ISBN dat u zoekt in staat. U klikt eenvoudig op de cel met dat nummer. U hoeft dus geen nummer in dat venstertje te typen. En om het u helemaal gemakkelijk te maken, wordt automatisch alvast de cel gemarkeerd die op dat moment actief is. Met andere woorden: klikt u eerst op de cel met het ISBN en dan op de knop ‘ISBN zoeken met:’, dan staat die cel al meteen ingevuld. Klik op OK (of druk op Enter) en u gaat naar de website met het venster Zoeken in ISBN bestand. In dat venster staat het ISBN uit de cel van zopas al ingevuld (zie afbeelding 3).
Optie 2: zoeken met andere browser
Klikt u op het keuzerondje ‘andere browser’ en dan op de knop ‘ISBN zoeken met:’, dan gaat er geen venster open waarin het ISBN uit de gemarkeerde cel al staat (of waarin u de cel met het gezochte ISBN aanklikt), maar gaat u direct naar het venster Zoeken in ISBN bestand. Nu typt u dat nummer zelf in het vakje ISBN. U maakt het uzelf wel makkelijker door het nummer uit uw Excelwerkblad te kopiëren en hier te plakken. Dat gaat als volgt: klik op de cel met het gezochte ISBN, druk op de toetsen Ctrl+C om te kopiëren. Klik dan op de blauwe knop, klik in het zoekvenster in het vakje ISBN en druk op de toetsen Ctrl+V om het nummer te plakken (zie afbeelding).
Boekgegevens naar uw Excel-lijst kopiëren
We nemen als voorbeeld het nieuwste boek van onze eigen Excelexpert: het Handboek Excel 2010 van Wim de Groot, dat het ISBN 9789059404670 meekreeg. Dat nummer voeren we in. Klik op het blauwe driehoekje (of druk op Enter) en de gegevens van het boek verschijnen in beeld (zie afbeelding). Die kopieert u naar uw boekenlijst, door de gegevens rechtstreeks uit het webvenster te kopiëren of door ze eerst in een ander Excel-blad te parkeren. We laten drie methodes zien waarmee u kunt kopiëren: met de rechtermuisknop, met sneltoetsen en met het lint (in Excel 2007 en 2010) of het menu (oudere versies).
Gegevens uit het webvenster kopiëren
U kunt de boekgegevens rechtstreeks uit het webvenster kopiëren. Klik hiervoor onder Gevonden resultaten op de regel met de gegevens. Er gaat een venster open met de gegevens op een rijtje. Selecteer de gegevens van de titel, u sleept hiervoor in het voorbeeld met ingedrukte linkermuisknop over ‘Excel 2010, Leer jezelf SNEL... / druk 1’. Klik met de rechtermuisknop en kies Kopiëren. Ga naar het werkblad met de boekenlijst door te drukken op de toetsen Alt+Tab of door op de knop te klikken op de Taakbalk onder in beeld. Klik in een cel naast het ISBN dat u hebt gezocht, klik met de rechtermuisknop en kies Plakken (zie afbeelding).
Gegevens via Excel-blad kopiëren
U kunt de boekgegevens ook eerst in een ander Excel-blad parkeren. Dat gebeurt als u in datzelfde venster onder Gevonden resultaten klikt op ‘Overzicht in excel’. Er verschijnt dan een venster met de opties Openen en Opslaan. Kiest u maar Openen. Mogelijk moet u toestemming geven om webinhoud te openen, klik dan op Toestaan. En als u werkt met Excel 2007 of 2010, krijgt u misschien een melding dat de bestandsindeling niet klopt; klik gewoon op Ja. Er gaat een nieuw werkblad open met de gegevens van het boek, met de naam ‘gevonden resultaten.xls’. De boekgegevens kopieert u hieruit eenvoudig naar uw eigen boekenlijst. Dat gaat het snelst met sneltoetsen. Selecteer de cel (of cellen) en druk op de sneltoets Ctrl+C. Ga naar het werkblad met uw boekenlijst door te drukken op de toetsen Ctrl+F6, klik in een cel naast het ISBN dat u hebt gezocht en druk op de toetsen Ctrl+V om de gegevens te plakken.
Hebt u nog niet alle gegevens gekopieerd, ga dan terug met Ctrl+F6, selecteer een andere cel (of cellen) en kopieer die op dezelfde manier naar uw boekenlijst. Gaan die sneltoetsen u te snel, dan kopieert u als volgt. Selecteer de cel (of cellen). Met Excel 2007 of 2010 klikt u in de tab Start op Kopiëren, in oudere versies van Excel op Bewerken, Kopiëren. Klik op Beeld, Ander venster (oudere versies: #Venster) en kies in de lijst die opengaat, CID ISBN-zoeker.xls. Klik in een cel naast het ISBN dat u hebt gezocht en klik op (Bewerken en) Plakken. Ziet het ISBN in dat werkblad eruit als 9,78906E+12, dan geeft Excel dat grote getal weer in de zogeheten wetenschappelijke notatie. Niets om u zorgen over te maken, het nummer staat immers al in de juiste opmaak in uw eigen lijst. Alles overgenomen? Dan kan het bestandje ‘gevonden resultaten.xls’ weg. Sluit dit bestand zonder het op te slaan (zie afbeelding).
Hierna gaat u terug naar uw boekenlijst in Excel, neemt u een ander ISBN, herhaalt u de procedure om daarbij weer de gegevens te vinden enzovoort.
Hulpmiddel voor ISBN 10 naar 13
Op 1 januari 2007 is men van een systeem met 10 cijfers overgestapt naar een systeem met 13 cijfers. In de meeste gevallen zal het zoekvenster van de website dat we hier bespreken, een ISBN van 10 cijfers automatisch converteren; u ziet dat onder Gevonden resultaten. Hebt u een ISBN van 10 cijfers en wilt u dat zelf converteren om ergens anders te zoeken? U kent ons toch: daar hebben we een hulpmiddeltje voor gemaakt. Klik op de bladtab ‘ISBN 10 naar 13’ onder in beeld. Daar voert u in het witte vak het ISBN in van 10 cijfers en zodra u op Enter drukt, ziet u het ISBN in 13 cijfers eronder. Spaties en streepjes worden verwijderd, dat zoekt makkelijker op internet. Dat omrekenen gebeurt in vier stappen, met formules die we hebben verborgen in rij 3 tot en met 5. Wilt u ze zien, selecteer dan rijnummer 2 tot en met 6, klik met de rechtermuisknop en kies Zichtbaar maken. Als u dan op een van de getallen in kolom B klikt, ziet u de formule in de formulebalk (zie afbeelding). Hoe het converteren van 10 naar 13 cijfers precies in elkaar steekt, leest u als u op www.google.nl als zoekterm isbn 10 13 wiki opgeeft.
Beveiliging tegen macro’s
Onze knop die u naar de website met ISBN-gegevens brengt, werkt met een macro. Geeft uw beveiliging een melding, klik dan op OK en geef de macro als volgt toestemming. In Excel 2000 en 2003 klikt u op Extra, Macro, Beveiliging en Laag. In Excel 2007 klikt u op de ronde Officeknop, in 2010 op Bestand en dan op Opties, Vertrouwenscentrum, Instellingen voor het Vertrouwenscentrum, Instellingen voor macro’s, Alle macro’s inschakelen. Hierna Excel even helemaal sluiten en opnieuw starten.
Deze workshop komt uit Computer Idee nummer 22 2010.