Cijfers uit Excel in Word
Voor berekeningen is Excel het beste programma, maar Word kan veel meer met tekst. Combineer Word en Excel voor het beste resultaat. Laat de nieuwste cijfers uit Excel automatisch weergeven in Word.
Voor berekeningen is Excel het beste programma, maar Word kan veel meer met tekst. Combineer Word en Excel voor het beste resultaat. Laat de nieuwste cijfers uit Excel automatisch weergeven in Word.
Stap 1
Als u met getallen en berekeningen aan de slag gaat, kunt u daar het beste Excel voor gebruiken. Maar als u de uitkomsten wilt opnemen in een tekst, gaat dat het beste in Word. Dat werkt helemaal handig als u een zogeheten koppeling maakt. Na het aanpassen van getallen in Excel verschijnen dan automatisch de nieuwste uitkomsten in Word! Als eerste stap opent u in Word het gewenste document. Zorg ervoor dat de invoegpositie knippert op het punt waar de gegevens uit Excel terecht moeten komen.
Stap 2
Open nu in Excel het werkblad met de gegevens die u wilt gebruiken in Word. De opmaak van de gegevens, zoals het lettertype, past u eventueel eerst nog aan in Excel. Selecteer de over te nemen gegevens. Kopieer ze met de toetsencombinatie Ctrl + C of met de opdracht Kopiëren in het menu Bewerken.
Stap 3
Ga terug naar uw Word-document en kies Plakken speciaal (niet het gebruikelijke Plakken dus) in het menu Bewerken. Ziet u deze menuopdracht niet? Wijs het geopende menu dan even aan, totdat alle beschikbare opdrachten verschijnen.
Stap 4
Klik in het dialoogvenster op de regel Microsoft Excelwerkblad-object. Er kunnen meer regels in dit venster zichtbaar zijn, al naar gelang de geïnstalleerde software op uw pc. Selecteer in ieder geval ook het keuzerondje Koppeling plakken. Dankzij deze optie worden de Excel-gegevens in Word (het object) automatisch bijgewerkt als er nieuwe gegevens zijn in Excel. Klik tot slot op OK.
Stap 5
De afmetingen van het geplakte object past u naar wens aan. Klik op het object om het te selecteren en versleep vervolgens een van de formaatgrepen (de zwarte blokjes). Als u het uiterlijk nog meer wilt aanpassen, klikt u met rechts op het object en kiest u Object opmaken. U kunt dan een rand toevoegen, tekstomloop instellen enzovoort. Gebruik Afdrukvoorbeeld om het resultaat te bekijken. U ziet dan ook dat een eventuele grijze achtergrond die Word bij het object toont (al naar gelang de Word-instellingen), niet wordt afgedrukt. In Word kunt u eenvoudig de gekoppelde gegevens bewerken; dubbelklik op het object om ze in Excel te openen. Werk daarna handmatig de koppeling bij (zie Stap 6).
Stap 6
Bij openen van het document vraagt Word telkens of u de koppeling wilt bijwerken. Klik op Ja om automatisch de nieuwste gegevens uit het Excel-bestand over te nemen. Als deze vraag verschijnt bij een bestand dat u hebt ontvangen van iemand anders, moet u op Nee klikken. Het bijwerken mislukt namelijk als het gekoppelde bestand zich niet op uw pc bevindt (of niet op dezelfde locatie op uw pc). U kunt de gegevens altijd nog handmatig bijwerken. Klik daarvoor met rechts op de gegevens en kies Koppeling bijwerken in het snelmenu. De optie om koppelingen automatisch te laten bijwerken vindt u via Extra, Opties op het tabblad Algemeen. Zorg ervoor dat deze optie is geactiveerd, zodat u altijd de recentste gegevens uit Excel hebt.
Office 2007
Office 2007 heeft geen menubalk. Ga naar het tabblad Start van het lint en klik op het pijltje onder de knop Plakken. In het bijbehorende menu vindt u de opdracht Plakken speciaal. Om koppelingen automatisch te laten bijwerken, klikt u op de Microsoft Office-knop en daarna op Opties voor Word. Activeer de desbetreffende optie onder het kopje Algemeen in de categorie Geavanceerd.
Deze workshop komt uit Computer Idee 07, jaargang 2009.