Houd lijsten nog handiger bij in Excel
Houdt u adressen of een andere lijst bij in Excel? Dan weet u misschien al dat u snel een formulier kunt oproepen om gegevens handiger in te voeren of bewerken. Maar het kan nog mooier met een speciaal type formulier.
Houd lijsten nog handiger bij in Excel
Houdt u adressen of een andere lijst bij in Excel? Dan weet u misschien al dat u snel een formulier kunt oproepen om gegevens handiger in te voeren of bewerken. Maar het kan nog mooier met een speciaal type formulier.
Stap 1
In een lijst moeten alle gegevens netjes in kolommen staan, zoals in afbeelding 1. De bovenste rij moet de namen bevatten van alle kolommen (velden). Als u vervolgens de celaanwijzer in de lijst plaatst en in het menu Data de opdracht Formulier kiest, krijgt u het getoonde standaardformulier. Dat werkt al overzichtelijker dan rechtstreeks in de lijst iets invoeren of bewerken, maar het kan nóg mooier. Op een uitgebreid formulier kunt u de plaats en grootte van de invoervakken zelf bepalen. Dat zorgt voor een veel overzichtelijker formulier.
Stap 2
Voor een uitgebreid formulier definieert u zelf de lay-out. Ga naar een leeg gedeelte van het werkblad, ergens rechts van de lijst. Hier kunt u de definitie invoeren. Hoe die definitie is opgebouwd beschrijven we hierna, maar het resultaat ziet eruit zoals in afbeelding 2. De vetgedrukte kopregel en de opmaak zijn alleen voor de duidelijkheid en hebben verder geen effect. De waarden op de regel daaronder bepalen de positie en breedte van het formulier. Een uitgebreid formulier kunt u breder maken, zodat er twee of meer velden naast elkaar passen. De hoogte hoeft u niet op te geven, die past Excel automatisch aan.
Stap 3
Onder de positie en breedte van het formulier, volgt de definitie van de bijschriften en velden. In de kolom Type element geeft u aan of het gaat om een bijschrift (cijfer 5) of een invoervak (cijfer 6). Voor elk bijschrift geeft u de horizontale en verticale positie op het formulier aan en onder Bijschrift de gewenste tekst. Voor elk invoervak voert u de volgende gegevens in: de horizontale en verticale positie, de breedte en hoogte van het vak en onder Veld de bijbehorende kolomkop uit de lijst. Bekijk ook afbeelding 3 om het verband tussen de definitie en het uiteindelijke formulier te zien.
Stap 4
Selecteer alle cellen met de definitie, zonder de kopregel. Let erop dat u geen lege regels selecteert, anders werkt het uitgebreide formulier niet. Klik op het menu Invoegen, kies Naam en klik op Definiëren. In het dialoogvenster Naam bepalen kunt u namen voor celbereiken toevoegen of verwijderen. Typ in het invoervak de naam Gegevensformulier en klik op Toevoegen. Klik tot slot op OK. Het uitgebreide formulier vervangt vanaf nu het standaardformulier.
Stap 5
Plaats de celaanwijzer in de lijst en kies in het menu Data de opdracht Formulier. U ziet dan het uitgebreide formulier dat u zelf hebt gemaakt. De velden staan niet allemaal onder elkaar, maar volgens de lay-out die u zelf hebt gedefinieerd. Als het nodig is, past u de waarden in de definitie aan en laat u het formulier opnieuw weergeven. Dat doet u net zolang totdat het formulier helemaal naar wens is. Het kost misschien even wat moeite, maar u hoeft dit maar eenmaal te doen. Voortaan kunt u het uitgebreide formulier gebruiken om uw adressenlijst of andere lijst bijhouden.
Stap 6
Let er bij het invoeren van de definitie goed op dat de veldnamen exact overeenkomen met de kolomkoppen. Typt u de naam fout, dan wordt het invoervak niet aan de lijst gekoppeld. Houd er rekening mee dat het uitgebreide formulier ook voor alle andere werkbladen van de werkmap geldt. U verwijdert het formulier eventueel door de naam te verwijderen in het dialoogvenster Naam bepalen. Het uitgebreide formulier biedt trouwens niet alleen een handiger indeling dan het standaardformulier, maar kan ook grotere invoervakken tonen (afbeelding 6). U hoeft er alleen voor te zorgen dat de afmetingen in de definitie groot genoeg zijn. Dit is handig bij velden die veel tekst bevatten.