Maak een database in Excel 2007
Het databaseprogramma Access ontbreekt in de meeste edities van Office 2007. Maar wist u dat Excel ook speciale functies biedt om het voor databases te gebruiken? Houd uw adressenlijst of andere verzameling voortaan bij in Excel.
Het databaseprogramma Access ontbreekt in de meeste edities van Office 2007. Maar wist u dat Excel ook speciale functies biedt om het voor databases te gebruiken? Houd uw adressenlijst of andere verzameling voortaan bij in Excel.
Stap 1
Om Excel als database te gebruiken, moeten de gegevens op een bepaalde manier zijn ingedeeld. Voer per rij alle gegevens in van een enkel item, bijvoorbeeld alle gegevens van een persoon of van een boek. In databasetermen heet die groep gegevens een record. Elke kolom moet dezelfde soort informatie bevatten voor alle items, een kolom bevat bijvoorbeeld alle voornamen van personen of alle titels van boeken. De kolom is een veld van de database. Voor het gemak kunt u op rij 1 het beste de veldnamen zetten, zoals Voornaam of Boektitel. Lege rijen moet u verwijderen. Het resultaat ziet eruit als in de afbeelding.
Stap 2
Nu moet u Excel laten weten dat het bij deze gegevens om een database gaat. In Excel 2007 wordt dit een tabel genoemd. Zet de celaanwijzer in een van de cellen van het gegevensbereik en ga in het lint naar het tabblad Invoegen. Klik in de groep Tabellen op de knop Tabel.
Stap 3
Controleer in het dialoogvenster Tabel maken of het juiste cellenbereik automatisch is geselecteerd. Dit gebied wordt op het werkblad aangegeven door een stippellijn. Overschrijf desnoods het bereik in het invoervak of klik op het knopje rechts in dit invoervak en selecteer daarna het juiste bereik. Klik nog een keer op het knopje om het hele dialoogvenster te zien. Vergeet niet om het selectievakje De tabel bevat kopteksten te markeren als u veldnamen op de eerste rij hebt gezet. Zodra u op OK klikt, worden de gegevens opgemaakt met een tabelstijl. Excel weet nu dat het om een database gaat.
Stap 4
Als de celaanwijzer in een tabel staat, zoals nu het geval is, verschijnt automatisch het aanvullende tabblad Ontwerpen. Met dit tabblad kunt u een andere stijl kiezen voor de tabel of andere zaken aanpassen. Kies een stijl die u mooi vindt en waarbij u de gegevens goed kunt lezen. De optie Totaalrij kan van pas komen om totalen te laten berekenen. Klik in een cel van de totaalrij en gebruik het pijltje om in die cel iets anders dan een totaal te laten berekenen. Typ een naam voor uw database in het invoervak Tabelnaam, dat kan handig zijn bij verwijzingen binnen Excel.
Stap 5
U kunt databasegegevens rechtstreeks in de tabel wijzigen en nieuwe gegevens invoeren op de eerste lege rij onder de tabel. De nieuwe gegevens krijgen automatisch dezelfde stijl als de tabel. Maar invoeren op de eerste lege rij werkt niet als er een totaalrij wordt getoond. Een invoerformulier werkt wel en is sowieso gemakkelijker bij een uitgebreide database. Op zo'n formulier ziet u alle velden in een oogopslag en hoeft u niet horizontaal te scrollen. U moet wel eenmalig een knop toevoegen voor het formulier. Klik op het pijltje op het einde van de werkbalk Snelle toegang en kies Meer opdrachten. Selecteer onder Kies opdrachten uit: de optie Opdrachten die niet in het lint staan en voeg het item Formulier... toe aan de werkbalk.
Stap 6
Open een formulier voor uw database met de knop die u in de vorige stap hebt toegevoegd. Via dit formulier kunt u records wijzigen, verwijderen of nieuwe maken en bladeren door uw database. Wijzigen doet u in de invoervakken, voor verwijderen en nieuwe maken gebruikt u de knoppen rechtsboven. Let op dat u de Tab-toets of de muis gebruikt om naar een volgend veld te gaan, met de Enter-toets bewaart u het huidige record. Met de knop Herstellen maakt u wijzigingen in het huidige record ongedaan. Handig van het formulier is dat u via de knop Criteria snel bepaalde records kunt zoeken. Klik op de knop en typ (een deel van) de gezochte tekst in een invoervak. Klik daarna op Volgende zoeken en herhaal dit steeds om naar de volgende treffer te gaan. Rechtsboven ziet u hoeveel treffers er gevonden zijn. Klik opnieuw op Criteria als u de zoektermen wilt verwijderen of klik op Sluiten om het formulier te sluiten.
Stap 7
U kunt de gegevens in uw database eenvoudig sorteren. Ga in het lint naar het tabblad Gegevens. Plaats de celaanwijzer in het veld (de kolom) waarop u wilt sorteren. Klik vervolgens in de groep Sorteren op Sorteren van A naar Z of van Z naar A. Wilt u sorteren op een bepaald veld (bijvoorbeeld Achternaam) en binnen die sortering op een tweede veld? Klik dan op de knop Sorteren om het gelijknamige dialoogvenster te openen. Geef daarin eerst de gewenste Kolom en Volgorde op voor de hoofdsortering. De vervolgkeuzelijst Sorteren op moet zijn ingesteld op Waarden. Klik nu op Niveau toevoegen en stel het tweede sorteerniveau in op dezelfde manier. Klik tot slot op OK om de database te sorteren. U heft de sortering op met de knop Ongedaan maken of door een nieuwe sortering te kiezen.
Stap 8
Wilt u alleen bepaalde records uit de database laten weergeven? Dit zogeheten filteren gaat ook heel vlot met Excel. Gebruik filteren bijvoorbeeld in een boekendatabase om alleen bepaalde genres te laten weergeven. Om te filteren op een bepaald veld, klikt u op het pijltje rechts van de bijbehorende kolomkop (in dit voorbeeld: Genre). Vink vervolgens in het grote vak de items aan die u wilt zien en klik daarna op de knop OK. Rijen die niet overeenstemmen met het filter worden verborgen, wat u kunt zien aan ontbrekende rijnummers. Bovendien verschijnt bij het pijltje naast de kolomkop een filterpictogram, waaraan u kunt zien dat de database op dat veld gefilterd is. Om het filter op te heffen, klikt u op het pijltje en kiest u Filter uit … wissen. Een gefilterde database kunt u naar wens sorteren en afdrukken. U kunt trouwens verschillende velden tegelijk filteren om alleen de records te vinden die aan al die filters voldoen. Om in één keer alle filters uit de tabel te verwijderen, gaat u in het lint naar het tabblad Gegevens en klikt u in de groep Sorteren en filteren op de knop Wissen.
Stap 9
In sommige situaties kan een ander type filter, een tekstfilter, van pas komen. Daarmee kunt u bijvoorbeeld een adressenlijst filteren op alle records waarvan de postcode begint met 38. De naam tekstfilter is misschien misleidend, want het komt dus ook van pas bij velden met cijfers of datums. Om een tekstfilter in te stellen, klikt u op het pijltje rechts van de kolomkop en vervolgens op Tekstfilters. Kies in dit submenu een geschikte voorwaarde, bijvoorbeeld Begint met. Het dialoogvenster Aangepast AutoFilter verschijnt. In dit venster mag u twee voorwaarden opgeven, die u kunt combineren met de keuzerondjes En en Of. Klik op OK om het filter toe te passen. Een tekstfilter verwijdert u op dezelfde manier als bij de vorige stap. Excel maakt trouwens geen onderscheid tussen hoofdletters en kleine letters bij tekstfilters of andere filters.
Stap 10
Hebt u nog niet genoeg aan de al genoemde filtermogelijkheden voor uw Excel-database? Dan kunt u een uitgebreid filter maken. Voeg hiervoor enkele lege rijen in boven de tabel. Klik met rechts op de eerste rijkop, kies Invoegen in het snelmenu en herhaal dat een keer of vijf. Kopieer via het snelmenu de rij met de veldnamen en voeg die in als eerste rij. Op de rijen daaronder kunt u nu criteria voor de velden (kolomtitels) opgeven. Criteria op dezelfde rij worden gecombineerd, een record moeten dus aan alle voorwaarden op een rij voldoen. Criteria op andere rijen leveren extra groepen records op (records die aan een van de rijen voldoen). In plaats van delen van de tekst, kunt u ook voorwaarden gebruiken. Geef bijvoorbeeld < 100 op om getallen beneden de 100 te vinden of > 01-01-2009 voor data na 1 januari 2009.
Stap 11
Nadat u het filter hebt gemaakt, kunt u het toepassen. Plaats de celaanwijzer in de tabel. Ga in het lint naar het tabblad Gegevens en klik in de groep Sorteren en Filteren op Geavanceerd. In het dialoogvenster Uitgebreid filter klikt u op het knopje rechts in het vak Criteriumbereik en vervolgens selecteert u de rijen waarin criteria zijn opgegeven, plus de rij met veldnamen daarboven. Klik na het selecteren weer op het knopje. Controleer of het Lijstbereik klopt en pas dit anders op dezelfde manier aan. Zodra u op OK klikt, wordt de tabel gefilterd op basis van de criteria die u (bij stap 10) hebt opgegeven. U verwijdert een uitgebreid filter weer met de knop Wissen, in het lint. Met de mogelijkheden uit deze workshop kunt u zelf uw database maken in Excel en naar hartenlust records invoeren, wijzigen, opzoeken, sorteren en filteren. Daarmee biedt Excel toch aardig wat mogelijkheden als databaseprogramma.
Jokertekens gebruiken
Bij het opgeven van criteria voor een formulier (stap 6), maar ook in criteria voor een uitgebreid filter (stap 10) kunt u zogeheten jokertekens gebruiken. Typ een vraagteken op de positie waar een willekeurig teken mag staan. Zo levert J?nsen als resultaten Jansen en Jensen. Gebruik een sterretje op de positie van een willekeurig aantal tekens: met Jan*en vindt u Jansen en Janssen (maar ook Janussen). Zet het teken ~ voor een jokerteken (of voor een tweede teken ~) om daarnaar te zoeken (gebruik bijvoorbeeld ~? om naar een vraagteken te zoeken).
Deze workshop is afkomstig uit Computer Idee nummer 13, jaargang 2009.