Maak een database met gratis software
Met de gratis versie van FileAmigo LE kunt u eenvoudig eigen databases opzetten.
Met de gratis versie van FileAmigo LE kunt u eenvoudig eigen databases opzetten. Denk bijvoorbeeld aan het eindelijk eens ordenen van uw verzameling of het categoriseren van adressen van familie en bekenden.
1. Nieuwe database
Download het installatiebestand van www.fileamigo.com, start het en doorloop de wizard. Om een totaal nieuwe database 'uit het niets' op te zetten selecteert u in het startvenster de optie Create a new file from scratch. Klik aansluitend op Next.
2. Adressenbestand
Als voorbeeld zetten we een adressenbestand op, maar u kunt natuurlijk ook geheel uw eigen gang gaan. Typ in het veld bij (1) de naam van de database en bij (2) een omschrijving van het geheel. Vervolgens kunt u bij (3) de gewenste items invoeren die in de database moeten komen. Typ Voornaam en druk op Enter, waarna u ziet dat deze aan het lijstje rechts is toegevoegd. Zo kunt u ook zaken als Achternaam, Adres, Plaats, enzovoort invoeren tot u alle benodigde persoonsgegevens kunt beantwoorden. Tevreden met uw lijst? Klik dan op Next.
3. Typen velden
Elk opgegeven veld moet u voorzien van een typemarkering. In het geval van naw-gegevens zullen dat tekstvelden zijn. U kunt het maximale aantal tekens achter de optie Text opgeven, bij Postcode zouden dat er bijvoorbeeld 6 kunnen zijn (4 cijfers plus twee letters), bij straatnamen kan iets als 50 praktisch zijn (ideaal voor langere straatnamen al dan niet in combinatie met gecompliceerde huisnummers). Het e-mailveld kan als kenmerk E-mail meekrijgen. Door telkens uw keuze te maken en op Next te klikken, worden alle items van het juiste type gegevensveld voorzien. Het is verstandig ook voor telefoonnummers tekstvelden te gebruiken, omdat anders de 0 waarmee een nummer begint niet wordt meegenomen. Als alle zaken zijn geconfigureerd klikt u op OK in het dialoogvenster dat meldt dat uw database is aangemaakt.
4. Persoon toevoegen
Om de eerste persoon aan onze database toe te voegen klikt u op het pennetje bij (1), waarna een praktisch invulformulier verschijnt met alle eerder aangemaakte velden. Kwestie van gewoon alle bekende zaken invullen en klaar. Mocht u - net als wij - een datumveld voor bijvoorbeeld een verjaardag in uw database gemaakt hebben, dan kunt u op de kalenderknop hierachter klikken (2). Met de kalenderfunctie achterhaalt u in een oogopslag iemands geboortedag. Als alle gegevens zijn ingevuld, scrollt u helemaal naar beneden op het invulformulier en klikt op de knop Save. Wilt u direct een volgende persoon invoeren, dan klikt u op de knop Save/New, waarna direct een nieuw en nog maagdelijk leeg invulformulier verschijnt.
5. Sorteervolgorde
Nadat u een aantal pesonen hebt toegevoegd, kunt u de laatste keer alleen op de knop Save klikken. U ziet dan een lijst met alle ingevoerde personen; sorteren vindt plaats op alfabetische volgorde. Het is meestal handig om te laten sorteren op achternaam, klik daarvoor op de kolomtitel Achternaam. Door herhaaldelijk te klikken bepaalt u de sorteervolgorde van A naar Z of andersom. Daarnaast is het mogelijk om op andere kolomkoppen te selecteren om op de items aldaar te sorteren. Merk op dat de e-mailadressen aanklikbaar zijn, dit komt doordat we in Stap 4 het desbetreffende veld het kenmerk E-mail hebben gegeven. Dubbelklikken op een e-mailadres opent nu direct uw standaard e-mailprogramma.
6. Kaartenbak
Wilt u een al toegevoegde persoon (ook wel een 'record' geheten in databasetaal) bewerken, dan klikt u op het pennetje voor de betreffende record. Selecteer in het geopende contextmenu vervolgens Edit this record waarna het bekende 'kaartje' uit de virtuele kaartenbak weer verschijnt en u gegevens kunt aanpassen. Wilt u een nieuwe persoon in de database toevoegen, dan klikt u op een willekeurig pennetje in de lijst en daarna in het contextmenu op Add a New Record.
7. Extra velden
Het opzetten van een database is soms een dynamisch proces. Ofwel: u ontdekt na verloop van tijd dat u een veld mist dat u graag alsnog zou willen toevoegen. Gelukkig kan dat met FileAmigo, klik daarvoor in het menu Data Record op Design Data Record. In het daarop geopende venster klikt u op de knop Add (toevoegen) (1). Typ dan in wederom een nieuw venster de naam van het toe te voegen item bij (2), in ons voorbeeld gaan we een foto van de desbetreffende persoon toevoegen. Met het selectiemenu bij (3) kunt u aangeven waar het nieuwe item op de invulkaart moet komen te staan. Standaard wordt deze na het laatste item geplaatst, maar u kunt ook kiezen voor After (achter) een van de andere al bestaande velden. Kies dan - in ons voorbeeld - voor het type File en klik op Save (5) en tot slot Close in het onderliggende venster.
8. Foto's toevoegen
U kunt nu foto's van personen aan de database toevoegen. Het is verstandig om hierbij uit te gaan van foto's in het jpg-formaat omdat deze ten eerste als miniatuur getoond kunnen worden in het database- overzicht maar deze daarnaast - ook niet geheel onbelangrijk - compact kunnen blijven. Om een foto toe te voegen in onze database zetten we ofwel een nieuwe record op of bewerken we een bestaande persoon op de al eerder uitgelegde manier. Klik in het invoervenster achter Foto op de knop Get File (1) en daarna in het nieuw geopende venster op de knop Browse (2). Blader naar een map met foto's en selecteer deze. Blijkt de gewenste foto niet zichtbaar, selecteer dan met behulp van het selectiemenu Bestandstypen de optie All Files (3). Selecteer de gewenste foto (4) en klik op Openen (5). Klik dan op Save in het onderliggende dialoogvenster en nogmaals op Save in het venster met de persoonsgegevens. U ziet nu in het lijstje met personen een miniatuurweergave van de gekozen afbeelding, door hierop te dubbelklikken krijgt u een groot exemplaar te zien.
9. Zoeken
Als uw database flink is gegroeid, kan de zoekfunctie hulp bieden bij het snel vinden van gegevens. Klik daarvoor op de knop Find Fast en vul een zoektekst in. Dat kan een achternaam, maar ook een straatnaam of plaatsnaam zijn. Alle records die het zoekwoord bevatten worden vervolgens in de lijst getoond. Wilt u weer alle records zien, klik dan op de knop All.
10. Rapport
Het is mogelijk om een lijst met afzonderlijke gegevens in een rapport te laten samenvatten, bijvoorbeeld een lijst bestaande uit voornaam, achternaam en e-mailadres. Klik daarvoor op de knop Reports en vervolgens in het nieuw geopende venster op Add (1). Typ een naam van het rapport bij (1) en een omschrijving bij (2). Klik dan op Columns (4), waarna wederom een nieuw venster opent. Dubbelklik aldaar op de items die u in het rapport wilt zien, deze worden vervolgens in de kolom rechts geplaatst. Klik op Save en daarna op Save in het onderliggende dialoogvenster. Om een voorbeeld van het rapport te zien klikt u op Preview.
11. Afdrukken
Het voorbeeld wordt geopend in uw browser en is dus makkelijk af te drukken. Wilt u een bestand maken van het rapport, dan sluit u de browser om daarna op de knop Export te klikken. Klik achter het veld Export To op Browse en geef een bestandsnaam op voor het rapport. Kies vervolgens het programma waarmee u het bestand wilt bekijken, Word of Excel en klik op Export. In het geval van Word kiest u met het selectiemenu achter deze optie voor General Document om het document gewoon te kunnen bekijken. Na een klik op OK in het dialoogvenster dat vertelt dat het rapport is geëxporteerd, opent Word met de lijst. Vervolgens kunt u beide rapportvensters in FileAmigo sluiten. Gaat het u alleen om het afdrukken van een nette lijst, dan levert de Preview-functie met de browser verreweg de netste lijst zonder gedoe op.
Deze workshop komt uit Computer Idee nummer 4, jaargang 2010