Maak inhoudstabellen en indexen in Word

Zorg dat lange lappen tekst gemakkelijker te verhapstukken zijn dooreen inhoudstabel en index toe te voegen. Als u een heel lang document maakt in Microsoft Word - bijvoorbeeld een rapport of werkstuk - kan het handig zijn om een inhoudstabel te maken, waardoor de lezer bepaalde delen van de tekst gemakkelijk terugvindt. U kunt uiteraard met de hand een inhoudstabel maken, maar het wordt vervelend als u later nog tekst toevoegt. Want dan komen de paginanummers uit de inhoudsopgave niet meer overeen met de werkelijke documentpagina's. Gelukkig kunt u met Word het hele indexproces automatiseren, waarbij ook wijzigingen achteraf worden bijgehouden. Deze workshop is in principe gebaseerd op Word 2003, maar de werkwijze geldt ook voor oudere versies.

Stap 1

[afbeelding0]De basis van een goede automatische index legt u door gebruik te maken van Opmaakprofielen. In plaats van simpelweg hier en daar wat koppen vet te maken, te onderlijnen en (of) schuin te drukken, kunt u beter de door Word gedefinieerde standaard opmaakprofielen gebruiken. Om te kijken welke opmaakprofielen er beschikbaar zijn, klikt u in het menu Opmaak op Opmaakprofielen en opmaak, waarna aan de rechterkant van uw Wordvenster een paneel verschijnt. In oudere versies van Word verschijnt een dialoogvenster.

Stap 2

[afbeelding0]Om te beginnen ziet u in het geopende paneel drie standaard koppen waaruit u kunt kiezen, alle gebaseerd op het lettertype Arial. Deze drie koppen zijn in vrijwel alle gevallen genoeg voor zo ongeveer ieder type document: Kop 1 voor hoofdstuknamen, Kop 2 voor tussenkoppen (alineakoppen) en Kop 3 - voor zover al gebruikt - voor nog diepere niveaus. Mocht u de onbedwingbare behoefte voelen een eigen opmaakprofiel te maken, dan klikt u op de knop Nieuw opmaakprofiel. U kunt ook een al bestaand profiel bewerken door met uw muis naar een opmaakprofiel te gaan, waarna een naar beneden gericht pijltje aan de rechterkant verschijnt. Klik daarop en selecteer in het verschenen menu de optie Wijzigen (in eerdere versies klikt u op de profielnaam en selecteert u vervolgens Wijzigen).

Stap 3

[afbeelding0]Ongeacht het feit of u een nieuw opmaakprofiel aanmaakt of een al bestaand profiel bewerkt, er verschijnt een vrijwel gelijksoortig dialoogvenster. U geeft daarin de opmaakprofielen desgewenst een duidelijker naam, bijvoorbeeld iets als Hoofdstuktitel. In beide gevallen maakt u gebruik van de bekende opmaakknoppen om een profiel te maken of aan te passen. Alles is mogelijk: vet, schuin, onderstreept, met een kleurtje, verschillende uitlijnmethoden. In het voorbeeldvenster ziet u hoe het er straks allemaal uit komt te zien. Tevreden? Klik dan op OK.

Stap 4

[afbeelding0]U kunt nu aan de slag met het typen van nieuwe tekst, of reeds getypte tekst selecteren en vervolgens een opmaakprofiel selecteren. Telkens als u nieuwe tekst typt en bijvoorbeeld een kop wilt toevoegen, dan kiest u de gewenste kopsoort uit de lijst met opmaakprofielen. Bedenk daarbij dat ieder type kop een waarde heeft; Kop 1 heeft het hoogste niveau, gevolgd door Kop 2 en Kop 3. Dat is belangrijk, want hiermee worden straks de index en inhoudsopgave opgebouwd. U kunt zoals gezegd kopprofielen vooraf (eerst selecteren en dan typen) of achteraf (eerst typen, dan selecteren en vervolgens het kopprofiel kiezen) toepassen. Opmaakprofielen kiezen gaat lekker snel door gebruik te maken van de keuzebalk boven in uw scherm.

Stap 5

[afbeelding0]Is uw document zover gevorderd dat het voorzien kan worden van een inhoudsopgave, ga dan naar het begin van uw document en voeg een nieuwe pagina toe. Sla uw tekst daarvoor eerst op en zorg dat uw muisaanwijzer helemaal bovenaan de net ingevoegde pagina staat. Klik dan in het menu Invoegen onder Verwijzing op Index en inhoudsopgave. Klik in het gelijknamige venster op het tabblad Inhoudsopgave bij de sectie Algemeen achter Opmaak op een van de mogelijkheden; elke optie zorgt voor een ander model inhoudsopgave. Mocht u met een eerdere versie van Word werken, dan vindt u de inhoudsopgave direct in het menu Invoegen.

Stap 6

[afbeelding0]Het hele idee van een inhoudsopgave is dat u daarin verwijzingen naar paginanummers vindt waar het betreffende onderwerp aan de orde komt. Zorg dan ook dat de optie Paginanummers weergeven is ingeschakeld. Daarnaast is het verstandig - want dat komt de leesbaarheid ten goede - de optie Paginanummers rechts uitlijnen aan te laten staan. Om het allemaal nog mooier te maken kunt u met het selectiemenu achter Opvulteken een handig lijntje tussen inhoudsitem en paginanummer laten trekken met een door uzelf gekozen tekenreeks. Zodra u tevreden bent met uw instellingen klikt u op OK en uw inhoudsopgave verschijnt direct.

Stap 7

[afbeelding0]Als u in een later stadium meer tekst toevoegt aan uw document of juist onderdelen verwijdert, dan blijkt de inhoudsopgave qua paginanummers niet meer te kloppen. Vrees niet, u hoeft niet de hele procedure opnieuw uit te voeren. Klik simpelweg met uw rechtermuisknop ergens in de inhoudsopgave en daarna in het verschenen menu op Veld bijwerken. Selecteer in het dialoogvenster Inhoudsopgave bijwerken de optie In zijn geheel bijwerken en klik op OK.

Stap 8

[afbeelding0]Als alternatief voor opmaakprofielen kunt u in Word 2003 ook de functie Overzicht gebruiken. Klik daarvoor eerst in het menu Beeld onder Werkbalken op Overzicht, waarna een nieuwe knoppenbalk verschijnt. U kunt te typen of reeds getypte tekst van een niveau voorzien door gebruik te maken van het selectiemenu, waarna u een inhoudsopgave kunt genereren zoals beschreven in Stap 5. Voordeel van deze werkwijze is dat u de beschikking hebt over een handige knop met de naam Inhoudsopgave bijwerken, waarmee u heel snel uw inhoud kunt aanpassen.

Stap 9

[afbeelding0]Naast de inhoudsopgave kan een index handig zijn als u vanuit een lijst met trefwoorden een paar keer naar passages in de tekst wilt verwijzen. Om een (of meer) sleutelwoord (en) toe te voegen aan de index, selecteert u uw woordkeuze en drukt u vervolgens op de toetscombinatie Alt + Shift + X, waarna het venster Indexvermelding markeren verschijnt. In de meeste gevallen klikt u slechts op de knop Markeren en daarna op Sluiten, maar mocht u het willen dan kunt u kruisverwijzingen en opmaakkenmerken toepassen. U kunt op deze manier uw hele document doorwerken en trefwoorden markeren. Tijdens het markeerproces worden alle opmaakcodes in een document weergegeven. Om weer terug te keren naar normale weergave klikt u op het symbool (zie pijl) op de werkbalk.

Stap 10

[afbeelding0]Als u klaar bent om een index te laten genereren, dan voegt u een lege pagina toe, traditioneel aan het einde van uw document. Klik vervolgens in het menu Invoegen bij Verwijzing op Index en inhoudsopgave. Selecteer in het gelijknamige venster het tabblad Index en u kunt uw instellingen op min of meer dezelfde wijze als bij de inhoudsopgave uit Stap 5 maken. Naast het kiezen van een opmaakstijl kunt u ook opgeven hoeveel kolommen er gebruikt moeten worden voor het weergeven van de geindexeerde woorden.