Maak persoonlijke brieven met Excel

admin
Door | Workshop |

Bij Excel denkt u natuurlijk niet direct aan brieven. Toch gaat u Excel wel gebruiken, namelijk voor het opzetten van een adressenlijst. En die lijst is de basis voor het persoonlijk maken van een standaardbrief in Word. Het opzetten van de lijst is zo gebeurd, maar we duiken ook meteen nog even in een paar basishandelingen van Excel.

Maak persoonlijke brieven met Excel

Bij Excel denkt u natuurlijk niet direct aan brieven. Toch gaat u Excel wel gebruiken, namelijk voor het opzetten van een adressenlijst. En die lijst is de basis voor het persoonlijk maken van een standaardbrief in Word. Het opzetten van de lijst is zo gebeurd, maar we duiken ook meteen nog even in een paar basishandelingen van Excel. Denk aan het toevoegen van een kolom en het aanpassen van zijn formaat. Overigens is deze workshop blindelings toepasbaar op de versies XP, 2002 en 2003 van Excel en Word; bij eerdere versies of 2007 werkt het ook, maar substantieel anders. In dat geval moet u dus even wat experimenteren, maar daar laat de ware Computer Idee-lezer zich natuurlijk niet door uit het veld slaan!

Stap 1

Het opzetten van de adressenlijst is simpel; allereerst zorgt u voor een mooie horizontale rij met daarin de koppen Achternaam, Voornaam, Huis- of Bijnaam (iets wat je steeds meer ziet gebeuren, denk aan iets als 'De Tamtammers' of zo), Straat en huisnummer, Postcode en Woonplaats. Qua celeigenschappen hoeft u niets in te stellen, Excel is intelligent genoeg om te zien dat het om tekstvelden gaat. Geef de bovenste rij eventueel een kleur, dat maakt het afl ezen net weer wat duidelijker. Voor de rest vult u namen en adressen van familie, vrienden en kennissen in onder de betreffende kopjes waarna u beschikt over iets dat er uitziet als in bijgaande afbeelding.

Stap 2

Stel dat we een kolom in willen voegen voor de roepof vriendschappelijke bijnaam van onze contactpersonen, klik dan ergens in de kolom behorende bij C (Huisnaam). Klik vervolgens in het menu Invoegen op Kolommen en een compleet nieuwe kolom ziet het licht. Typ daar eerst de kolomtitel Roepnaam, druk op Enter en vul de rest van de gegevens bij de betreffende contactpersonen in. Vergeet niet elke keer na het invoeren van een nieuwe naam op Enter te drukken.

Stap 3

Kolommen zijn natuurlijk prima handmatig breder te slepen, maar dat gaat na verloop van tijd ook vervelen. Praktischer is het om een kolom automatisch aan de langst ingevoerde tekst aan te passen; dat doet u door ergens in een kolom te klikken en daarna in het menu Opmaak onder Kolom op AutoAanpassen aan selectie. Als u dat bij alle kolommen doet, hoeft u nooit bang te zijn dat u ergens een vitaal deel van een adres over het hoofd ziet. Verder hebt u nog twee kolommen nodig waarin u aangeeft of een persoon in de lijst op de nominatie staat om een kaart of brief te ontvangen. Klik daarvoor in cel H1 en typ de tekst Kaart (niet op Enter drukken!)

Stap 4

Druk één keer op de naar rechts gerichte aanwijzertoets, waarna u naar de naastgelegen cel I1 verhuist. Dan - wellicht minder verwacht - blijkt Excel fijn met u mee te denken, want de opmaak van de celtitel wordt automatisch aangepast aan de al eerder getikte koppen, leuker kunnen we het niet maken!  Type de koptekst Brief en druk op Enter. Vul bij elke persoon een J (van Ja) of N (van Nee) in om aan te geven of ze wel of geen brief of wel of geen kaart krijgen. Selecteer zeven personen voor een brief en zeven voor een kaart (wat betekent dat er dus een paar zijn die én een brief én een kaart ontvangen).

Stap 5

Om de lijst op alfabetische orde te zetten aangaande de familienaam, klikt u allereerst op de toetscombinatie Ctrl + A waarmee de hele tabel geselecteerd wordt. Klik vervolgens in het menu Data op Sorteren en kies in het daarop geopende dialoogvenster onder Sorteren op voor Achternaam. Klik op OK en uw adreslijst is ineens een stuk makkelijker te doorzoeken. Om de complete tabelselectie op te heffen is het genoeg om in een willekeurige cel te klikken.

Stap 6

U kunt de lijst ook fi lteren, zodat u bijvoorbeeld alleen degenen ziet die een brief krijgen. Klik in het menu Data onder Filter op AutoFilter, waarna er menuknopjes achter de kolomtitels verschijnen. Klik op de knop in kolom I (de kolom Brief ) en selecteer de optie J om alleen die personen in de lijst te laten zien die op de nominatie voor een brief staan. Om iedereen weer te zien te krijgen klikt u wederom op de knop en kiest u voor de optie Alle categorieën in het geopende contextmenu.

Stap 7

Klik in het menu Bestand op Opslaan als en noteer waar u uw adressenlijst bewaart. Sluit Excel nu af, desondanks zullen de gegeven beschikbaar zijn voor het opstellen van een persoonlijke brief. Start Word, als de werkbalk Afdruk samenvoegen nog niet zichtbaar is klikt u in het menu Extra op Brieven en verzendlijsten, Werkbalk Afdrukken samenvoegen weergeven. Klik in die werkbalk op Gegevensbron selecteren (1) en selecteer vervolgens het in de vorige stap bewaarde Excel adressenlijstbestand (2). Klik op Openen en daarna op OK om de standaardinstellingen te accepteren.

Stap 8

In het verder nog lege Word-document typt u nu eerst uw eigen adres als zijnde de afzender en de eerste paar regels van een (oefen)brief. Klik dan op de werkbalk Afdruk samenvoegen op de knop Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen, dat is de derde knop van links. In het gelijknamige venster ziet u al de personen uit de eerder opgezette Excel-adressenlijst, scroll met de schuifbalk/pijlknoppen zover naar rechts tot de twee laatste kolommen zichtbaar zijn.

Stap 9

Net als in Excel kunt u ook in Word ervoor kiezen om alleen de personen die 'recht hebben' op een brief te laten zien. Gebruik daarvoor de knop met het naar beneden gerichte pijltje, bovenaan in de kolom Brief. Selecteer in het geopende contextmenu de optie J en klik vervolgens op OK om het dialoogvenster te sluiten. Klik dan achter het woord Beste in de brief en druk een keer op de spatiebalk. Dan gaat u terug naar de werkbalk Afdruk samenvoegen en u klikt op de knop Samenvoegvelden invoegen (6e van links). In het venster klikt u in het rijtje met opties op Roepnaam en vervolgens op de knop Invoegen. U ziet vervolgens de tekst Roepnaam tussen dubbele haken staan. Daar plaatst Word straks tijdens het afdrukken de roepnaam van een van uw contactpersonen.

Stap 10

Sluit het venster Samenvoegveld invoegen en klik vervolgens in onze voorbeeldbrief direct achter 'eens in'. Typ een spatie en klik wederom op de knop Samenvoegvelden invoegen, selecteer de optie Woonplaats, klik op Invoegen en sluit het venster Samenvoegveld invoegen weer. Plaats wat lege regels boven het woord Beste en plaats de aanwijzer vervolgens vier regels boven het woord Beste. Klik dan op de knop Adresblok invoegen, dat is de vierde knop van links op de werkbalk Afdruk samenvoegen. U ziet daarop een gelijknamig dialoogvenster verschijnen.

Stap 11

Om te voorkomen dat de naam van de ontvanger ook bij het adres wordt afgedrukt (een beetje dubbelop) kunt u de optie Naam van de geadresseerde in deze notatie invoegen uitschakelen. Klik vervolgens op de knop Velden vergelijken. De velden in het Excel-bestand zijn kolommen en rijen; zolang ze niet vergeleken zijn met de namen die Word gebruikt zullen de resultaten onvoorspelbaar zijn. Kies met behulp van het selectiemenu achter Adres 1 de optie Huisnaam en daarna, een stukje lager, achter Adres 2 de optie Straat & huisnr#. Achter Plaats komt Woonplaats en loop verder eventuele andere koppelopties ook nog even door. De Postcode is - als het goed is - al automatisch correct herkend.

Stap 12

Klik op OK om het venster Velden vergelijken te sluiten en daarna nogmaals op OK in het onderliggende venster om het adresblok in te voegen. Op de werkbalk Afdruk samenvoegen klikt u dan op de knop Samenvoeggegevens weergeven (dat is de knop met de letters ABC) om te zien hoe de brief eruit komt te zien met de ingevulde data uit de adressenlijst. Om de brief samen te voegen met de adreslijst klikt u op de knop Samenvoegen naar printer (derde knop van rechts op de werkbalk Afdruk samenvoegen. Zorg dat in het gelijknamige dialoogvenstertje de optie Alles is geselecteerd en klik op OK. In het dialoogvenster Afdrukken klikt u wederom op OK waarna uw brieven keurig geadresseerd volgens de adressenlijst uit de printer rollen.

Stap 13

Klik in het menu Bestand op Opslaan. Typ in het venster Opslaan als een toepasselijke bestandsnaam, klik op Opslaan en sluit Word. Alle samenvoeginstructies zijn bewaard in het Word-document, inclusief de gegevens uit Excel. Als u Word herstart en de opgeslagen brief heropent, ziet u een meldingsvenster (zie bijgaande afbeelding) verschijnen. Door op Ja te klikken wordt het Word-bestand weer netjes aan de Exceltabel gekoppeld. Klikt u op Nee, dan wordt de brief zonder koppeling geladen.


Off-topic reacties worden verwijderd. Linken naar illegale bronnen is niet toegestaan. Opmerkingen over eventuele spelfouten, andere opmerkingen en vragen betreffende de website kunt u mailen naar de webmaster.

blog comments powered by Disqus