Orden uw berichten in Gmail

Orden uw berichten in Gmail

In elk e-mailprogramma kunt u mappen aanmaken om uw post te ordenen. In het steeds populairder wordende Gmail kan het echter niet. Vervelend? Valt mee. Gmail biedt namelijk een heel andere manier om uw mail te sorteren. En nog een heel snelle ook! Google Mail, beter bekend onder de naam Gmail, is een prachtige webgebaseerde maildienst. Nadeel is dat u geen mailmappen kunt aanmaken om mail te sorteren. Probleem? Welnee! Gmail biedt u de optie om berichten een label ofwel kenmerk te geven. Op die manier kunt u razendsnel alle berichten met bijvoorbeeld het label 'Ome Jan' filteren. Werkt net zo effectief (en misschien zelfs nog wel mooier en overzichtelijker) dan berichtenmappen van gewone e-mailsoftware. We leggen uit hoe u met Gmail-labels werkt.

Stap 1

[afbeelding0]Ga naar Gmail.com. Hebt u al een account, dan vult u hier als gebruikelijk uw gebruikersnaam en wachtwoord in. Nog geen account? Klik dan op de link Aanmelden voor Gmail en doorloop de aanmeldprocedure. Overigens nog een kleinigheidje dat u even in uw achterhoofd moet houden bij Gmail en aanverwante diensten: alles verkeert nog in een zogeheten bètastadium, waarbij bèta staat voor test. Ofwel: er wordt nogal eens wat gewijzigd. Dat betekent dat wellicht niet elke functie of knop zoals in deze workshop beschreven op dezelfde plek is terug te vinden.

Stap 2

[afbeelding0]De opslagruimte die u bij Gmail krijgt, bedraagt momenteel bijna de astronomische waarde van 3 gigabyte. Dit betekent dat u hoogstwaarschijnlijk nooit berichten hoeft te verwijderen, omdat de beschikbaar gestelde opslagruimte alleen maar toeneemt. Om te zorgen dat u na maanden of jaren door de berichtenbomen het bos niet meer ziet, is het noodzakelijk uw berichten op de een of andere manier te markeren, zodat u ze snel op onderwerp kunt sorteren. De simplistische  manier is door belangrijke berichten een ster te geven. Dit zorgt er wel voor dat u belangrijke berichten in één oogopslag keurig op een rijtje krijgt. Klik op de link Postvak IN in de kolom aan de linkerkant van het hoofdvenster van Gmail. U krijgt nu alle berichten in uw inbox te zien, in ons voorbeeld zijn dat er (nog?) niet zo heel veel. Om een bericht als 'belangrijk' te  markeren klikt u op het sterretje ervoor. Wilt u vervolgens alleen de belangrijke berichten zien, dan klikt u op de link Met ster (direct onder Postvak IN), waarna alle andere niet gemarkeerde berichten weggedrukt worden. Wilt u weer alle berichten zien, klik dan op Postvak IN.

Stap 3

[afbeelding0]Met sterren werken is een rudimentaire vorm van mail ordenen. Veel meer mogelijkheden hebt u met labels. Om een bericht onder te brengen in een bepaalde categorie klikt u eerst op het  selectievakje voor een bericht in Postvak IN. Selecteer eventueel meerdere berichten tegelijk als die hetzelfde label moeten krijgen. Klik vervolgens op het naar beneden gerichte pijltje naast de knop 'Meer acties ...' en selecteer de optie Nieuw label.

Stap 4

[afbeelding0]Als u gebruik maakt van Internet Explorer 7 (en wellicht ook bij eerdere versies na altijd trouw de laatste veiligheidsupdate van Windows te hebben geïnstalleerd), krijgt u een gele  waarschuwingsbalk helemaal bovenaan de pagina te zien. Klik hierop en selecteer vervolgens in het geopende contextmenu de optie Scriptvensters tijdelijk toestaan. U moet daarna opnieuw in het selectiemenu uit Stap 3 op Nieuw label klikken, waarna een dialoogvenster verschijnt. Typ daar de naam van het label dat u aan uw geselecteerde berichten wilt hangen. In ons voorbeeld gaat het om een bericht van een collega, dus is de categorienaam (labelnaam) 'Werk'. Klik op OK als u het gewenste label hebt toegevoegd. Op dezelfde manier verdeelt u andere berichten over allerlei categorieën, bijvoorbeeld familie, vrienden, voetbalclub enzovoorts. Telkens als u een of meer berichten een (nieuw) label geeft, verschijnt een gele informatiebalk waarin u door op Ongedaan maken te klikken een foutief aangebracht label weer verwijdert.

Stap 5

[afbeelding0]Hebt u eenmaal een verzameling labels aangemaakt, dan hoeft u bij het verder onderbrengen van de berichten in categorieën niet telkens de volledige labeltekst in te tikken. Selecteer gewoon een bericht en kies daarna via het selectie-menu in Stap 3 een van de aangemaakte labels. Een label verwijderen gaat al net zo makkelijk, door op de labelnaam onder Label verwijderen te klikken in het keuzemenu. Even opletten: als u meerdere berichten hebt geselecteerd met verschillende labels, kunt u uit al deze labels kiezen om te verwijderen. Selecteer in zo'n geval alleen berichten met hetzelfde label, waarvan het label verwijderd moet worden. Dit uiteraard om per ongeluk of verkeerd wissen van labels te voorkomen.

Stap 6

[afbeelding0]Als berichten een label hebben, kunt u razendsnel alle berichten uit een bepaalde categorie laten zien. Klik daarvoor op de link Zoekopties weergeven, rechtsboven. In het groene zoekpaneel kunt u op trefwoord uw berichten doorzoeken, maar ook - veel interessanter - de berichten op label sorteren. Klik daarvoor in het keuzemenu achter Zoeken op het gewenste label en daarna op de knop Berichten doorzoeken. Als u geen specifiek bericht zoekt in de categorie kunt u alle  overige zoekvelden leeg laten.

Stap 7

[afbeelding0]U krijgt als het goed is een overzicht te zien van alle berichten met het gekozen label. En nu komt de ster toch weer van pas, want per label kunt u als in Stap 2 uitgelegd de belangrijkste berichten een ster geven. U kunt hier vervolgens (helaas) niet meer op filteren, wellicht komt dat nog. Voor nu is de stermarkering duidelijk genoeg om de belangrijke berichten er snel uit te pikken. Maak dus spaarzaam gebruik van de stermarkering om te voorkomen dat het overgrote deel van de berichten als 'belangrijk' wordt bestempeld en u alsnog het overzicht kwijtraakt.

Stap 8

[afbeelding0]Als u wilt geeft u voortaan alle (of in ieder geval de te ordenen) berichten die binnenkomen automatisch een label. Klik daarvoor op de link Filter maken rechtsboven aan de pagina (rechts van de knop Zoeken op het web). U kunt op diverse sleutelwoorden in bijvoorbeeld Onderwerp of berichttekst (Bevat de woorden) selecteren, maar doorgaans zult u selecteren op basis van de afzender. Typ daarvoor het e-mailadres van een afzender in het veld achter Van en klik op Volgende stap.

Stap 9

[afbeelding0]Selecteer de optie Het label toepassen en kies met behulp van het selectiemenu daarachter het gewenste label. Klik daarna op de knop Filter maken, waarna ter bevestiging nog een overzicht van het ingestelde filter verschijnt. U kunt meerdere filters maken door op de link Nieuw filter maken te klikken of weer op Postvak IN te klikken om naar uw berichten te gaan. Alle berichten die onder een van de ingestelde filterregels vallen, krijgen vanaf nu automatisch het juiste label.