Organiseer afspraken simpel online

© CIDimport

Organiseer afspraken simpel online

Geplaatst: 12 oktober 2009 - 12:10

Aangepast: 27 augustus 2022 - 14:08

Redactie ID.nl

Een groep mensen op een bepaald tijdstip samen laten komen kan uitdraaien op een organisatorische nachtmerrie. Als de een kan, kan de ander niet en omgekeerd. Gelukkig is er dan Doodle, een gratis online dienst die het een stuk makkelijker maakt om afspraken voor groepen mensen te regelen.

Een groep mensen op een bepaald tijdstip samen laten komen kan uitdraaien op een organisatorische nachtmerrie. Als de een kan, kan de ander niet en omgekeerd. Gelukkig is er dan Doodle, een gratis online dienst die het een stuk makkelijker maakt om afspraken voor groepen mensen te regelen. Kies simpelweg een aantal mogelijke data en tijdstippen en forward de door Doodle gemaakte mail naar de genodigden. Zodra mensen gaan reageren houdt Doodle bij wie wanneer wel en niet kunnen zodat uiteindelijk een definitieve afspraak gemaakt kan worden. In deze workshop laten we zien hoe Doodle werkt. Als voorbeeld gaan we een surpriseparty plannen.

Stap 1

Organiseer afspraken simpel online-16252560

© CIDimport

Start de browser en ga naar www.doodle.ch, vanaf de startpagina is het mogelijk om een gebeurtenis te plannen of een keuze te maken. Deze laatste optie is handig om een groep mensen een gezamenlijke activiteit te laten kiezen. U hoeft zich nergens aan te melden, klik dus klik op de link Plan een activiteit.

Stap 2

Organiseer afspraken simpel online-16252565

© CIDimport

Geef in het nu voor u staande venster in het veld onder Titel de naam van de bijeenkomst op, in dit voorbeeld 'surpriseparty'. Eventueel kunt u bij de Omschrijving nog wat details invullen. Dan nog even uw naam en uw e-mailadres intikken en op Volgende klikken. Het invullen van uw eigen e-mailadres is praktisch omdat u dan precies kunt zien wanneer iemand meedoet aan de peiling, of zich terugtrekt.

Stap 3

Organiseer afspraken simpel online-16252568

© CIDimport

Selecteer nu de mogelijke datums en klik weer op Volgende. Nu krijgt u een venster waarin u een aantal mogelijke datums kunt selecteren. Klik uw voorkeuren aan en klik weer op Volgende.

Stap 4

Organiseer afspraken simpel online-16252573

© CIDimport

Tijd om de gewenste tijd van de meeting in te vullen. U krijgt een tabel te zien waarin u per gekozen datum vijf verschillende tijdstippen in kunt vullen. Let op: een tijdstip wordt ingevoerd met de toevoeging AM (in de ochtend) of PM (in de avond). Tussen tijdstip en AM of PM moet een spatie gezet worden. Door op de link Kopieer en plak de eerste rij te klikken hoeft u niet per datum opnieuw dezelfde tijdstippen in te voeren, dat scheelt weer wat tijd. Gelukt? Klik dan op de knop Voltooien.

Stap 5

Organiseer afspraken simpel online-16252576

© CIDimport

Doodle heeft u twee e-mailberichten gestuurd. Het eerste bericht bevat een link naar de geplande gebeurtenis, bedoeld om te forwarden naar genodigden. De tweede mail bevat een beheerderslink waarmee u datum en tijdstippen kunt veranderen of toevoegen. Uiteraard bewaart u dit bericht zelf en forward u alléén het eerste bericht, want anders wordt het alsnog een grote chaos.

Stap 6

Organiseer afspraken simpel online-16252581

© CIDimport

Door te klikken op de link in de doorgestuurde mail, belandt de ontvanger op een pagina waar hij (of zij) de datum en het tijdstip kan kiezen die hem het beste uitkomt.

Stap 7

Organiseer afspraken simpel online-16252585

© CIDimport

Als een paar mensen het schema hebben ingevuld wordt het voor iedereen al een beetje duidelijk hoe de vlag erbij hangt. Aan de linkerkant zien we de namen van de deelnemers. De voor hen geschikte tijdstippen zijn voorzien van een duidelijk groen blok met de tekst OK. Tijdstippen waarop beoogde deelnemers niet kunnen zijn roze gemarkeerd. Uiteraard kunnen nieuwe deelnemers alleen hun eigen voorkeuren invullen en die van anderen niet wijzigen.

Stap 8

Organiseer afspraken simpel online-16252589

© CIDimport

Telkens als iemand een bezoekje brengt aan de planpagina krijgt de organisator van de peiling (u dus) een mail met een link. Door op deze link te klikken kunt u de peiling perfect in de gaten houden en zonodig mensen die nog niet hebben gereageerd achter de broek zitten. Extra voordeel van de Doodle-manier van plannen is dat er geen eindeloze maildiscussies ontstaan, iedereen selecteert en daarmee basta. Door op de link in de allereerste van Doodle ontvangen mail (met de admin-link) te klikken en daarna in het admin-menu op Geschiedenis te klikken ziet u een praktisch overzicht van wie allemaal gestemd hebben en wat hun keuze is.

Stap 9

Organiseer afspraken simpel online-16252592

© CIDimport

Op dezelfde admin-pagina kunnen nog wat andere zaken geregeld worden. Zo zijn bijdragen te bewerken of te verwijderen (u weet wel: er is altijd een grappenmaker of een moeilijk geval in een groep mensen te vinden). Ook is de hele peiling te verwijderen als het feest niet doorgaat.

Stap 10

Organiseer afspraken simpel online-16252597

© CIDimport

Als iedereen de lijst heeft ingevuld is het tijd om de peiling af te sluiten, klik daarvoor in het admin-menu op de link Close Poll. Klik in de nieuwe pagina op de link Yes, close en niemand kan nog stemmingen toevoegen. De volgende vraag die u dan (ineens in het Engels) gesteld wordt is cruciaal: prik de definitieve datum. Klik op Yes, pick final en de tabel met stemmingsresultaten verschijnt.

Stap 11

Organiseer afspraken simpel online-16252599

© CIDimport

U klikt vervolgens op de knop final boven de kolom met alleen (of in ieder geval zoveel mogelijk) groene blokken en u bent verzekerd van een grote deelnemersopkomst/ feestgangers. Uiteraard niet vergeten alle deelnemers een uitnodiging met de uiteindelijke datum plus tijdstip te sturen!

Deze workshop komt uit Computer Idee nummer 11, jaargang 2009.

Deel dit artikel
Voeg toe aan favorieten