Organiseer uw (digitale) leven

Uw zakelijke en privéleven organiseren kan soms tamelijk ingewikkeld zijn. Breng daarom orde in de potentiële chaos met deze gratis digitale agenda. Veel mensen gebruiken de digitale agenda (organizer) uit Outlook om hun leven – zowel privé als zakelijk – min of meer beheersbaar te houden. Vaak is dat omdat dit programma bijvoorbeeld gratis werd meegeleverd met de pc, of als onderdeel van Microsoft Office op de pc is geïnstalleerd. Probleem met het professionele Outlook is dat het voor met name thuisgebruik veel te veel mogelijkheden heeft. Het gratis alternatief EssentialPIM is in dat opzicht veel gebruiksvriendelijker en een prima alternatief. Gebruikt u nog helemaal geen digitale agenda, dan is EssentialPIM een prima manier om eens kennis te maken met dit fenomeen. In de software is uiteraard een kalenderplanner ingebouwd, maar ook een notitieblok en een adresboek. Mocht u EssentialPIM ooit ook in een werkomgeving willen gebruiken dan is er ook een betaalversie verkrijgbaar (met de toevoeging Pro).

Stap 1

[afbeelding0]Eerst gaat u EssentialPIM downloaden. Start uw browser en ga naar essentialpim.com. Klik daar op de link download in de horizontale menubalk boven in de pagina. Onder het kopje Desktop versions of EssentialPIM klikt u vervolgens achter EssentialPIM Free (gevolgd door een versienummer dat wellicht alweer wat hoger is dan u in bijgaande afbeelding ziet) op de link EssentialPIM1.exe. Bewaar het installatiebestand tijdelijk even op bijvoorbeeld uw Bureaublad.

Stap 2

[afbeelding0]Dubbelklik op het net gedownloade installatiebestand en klik vervolgens in het venster met de  beveiligingswaarschuwing op Uitvoeren. Klik in de eerste stap van de wizard op Next (volgende) en daarna op de knop I Agree om akkoord te gaan met de licentieovereenkomst. Klik dan weer op Next en daarna op Install (alle standaardopties zijn prima). Na het kopiëren van de benodigde bestanden  klikt u op Finish, waarna EssentialPIM start. Eerst kunt u nog de gewenste taal selecteren, waarbij u uiteraard voor Nederlands gaat. Klik op OK in het venster EssentialPIM language waarna het  hoofdvenster zichtbaar wordt. Klik op Nee in het venster waarin u aangeboden wordt om een nieuwere versie binnen te halen, u hebt immers net de meest verse variant gedownload. Klik ook Nee in het venster waarin u gevraagd wordt of u Outlook-contacten wilt importeren. Het mág overigens wel, Outlook wordt er niet door beschadigd maar in deze workshop gaan we uit van een volkomen lege EssentialPIM. U ziet in de kalender overigens een aantal voorbeeldafspraken.

Stap 3

[afbeelding0]Als eerste moet de voorbeeldagenda vervangen worden door uw eigen exemplaar. Klik daarvoor in het menu Bestand op Nieuw. Om de agenda uw eigen naam te geven klikt u vervolgens in het menu Bestand op  Opslaan. Geef uw eigen naam (of verzin iets anders) aan de agenda en klik op Opslaan, waarna u over een compleet lege en oningevulde agenda beschikt. In de kolom links vindt u vijf knoppen die toegang geven tot de hoofdfuncties van het programma. Rechts onderin vindt u een minikalender per maand, door daarin op een datum te klikken opent u razendsnel de bijbehorende dagplanner. Ook kunt u hier door de maanden en jaren bladeren. Rechtsboven staan knoppen die veranderen al naar gelang de hoofdfunctie die u links hebt geselecteerd. Klik op de knop Planning om aan de slag te gaan.

Stap 4

[afbeelding0]Om een afspraak in te voeren klikt u op de knop Toevoegen aan de rechterkant. In het venster Taakinfo voert u in het veld achter Onderwerp een naam voor de taak in, waarna u begin- en eindtijd instelt. Kies middels het selectiemenu achter Categorie een passende typering, bijvoorbeeld Persoonlijk. Verder kunt u eventueel notities toevoegen. Activeer bij voorkeur het selectievakje voor de optie Herinneren. Het is heel handig om enige tijd vóór aanvang van een taak of afspraak een waarschuwing te krijgen, zodat u nog tijd hebt om actie te ondernemen. Selecteer daarvoor de optie Voor taakbegin en kies de gewenste tijdsduur. Alles in orde? Klik dan op OK.

Stap 5

[afbeelding0]Voeg op dezelfde manier meer afspraken, verspreid over de week, toe. Gebruik de minikalender om snel naar de gewenste dag te springen. Merk op dat zodra een of meer afspraken gepland worden op een  bepaalde dag, deze dag in de minikalender een grijze markering krijgt. U ziet daardoor in een oogopslag of er ‘iets' op stapel staat op een bepaalde dag. Experimenteer tijdens het toevoegen van afspraken met verschillende categorieën en laat afspraken elkaar overlappen (taak binnen een taak) zodat u ook weet hoe dat er in de agenda uit komt te zien.

Stap 6

[afbeelding0]Via de knop Week aan de rechterkant krijgt u een weekoverzicht. Afspraken met ingesteld alarm zijn voorzien van een alarmbelletje en u ziet aan de grootte van het kleurvlak hoe lang een geplande afspraak duurt. Een afspraak verplaatsen is simpel: kwestie van met de linkermuisknop beetpakken en naar een andere plek slepen. Een afspraak langer of korter laten duren is ook al eenvoudig. Beweeg uw muis naar de onder- of bovenrand van de afspraak (daar verandert de muispijl in twee tegengestelde pijltjes) en maak het blok langer of korter. Een nieuwe afspraak kunt u ook rechtstreeks in de agenda ‘tekenen'. Klik op een gewenst tijdstip en sleep tot u het eind van de taaktijd hebt bereikt.

Stap 7

[afbeelding0]U kunt met EssentialPIM ook afspraken plannen die meerdere dagen beslaan, denk aan vakanties en  dergelijke. Klik allereerst op de knop Maand aan de rechterkant. Zoek een lege week (of in ieder geval een aantal aaneengesloten dagen), klik op de eerste dag van de vakantie en sleep vervolgens tot de laatste vakantiedag. Zodra u de muis loslaat, verschijnt het planningsvenster waarin u als gebruikelijk de details kunt invoeren. Kies in dit voorbeeld natuurlijk voor de categorie Vakantie, vul ook iets dergelijks als onderwerp in en klik op OK.

Stap 8

[afbeelding0]Heel handig is ook de mogelijkheid om herhalende afspraken te plannen, denk daarbij aan bijvoorbeeld een wekelijkse cursus, verjaardagen en feestdagen. Dubbelklik - nog steeds in de maandweergave - op een dag waar u een herhaalafspraak wilt plannen. In het venster Taakinfo voert u als gebruikelijk de gewenste zaken in (onderwerp, begintijd, eindtijd etc.). Activeer het selectievakje voor de optie Taak herhalen. Wilt u een afspraak wekelijks plannen, kies dan achter Herhalen om de 1 de optie we(e)k(en). Als u weet wanneer de in dit voorbeeld genoemde cursus is afgelopen, activeer dan ook de optie Vervalt en kies een datum. Verjaardagen plant u natuurlijk niet elke week, maar elk jaar.

Stap 9

[afbeelding0]Behalve afspraken plannen kunt u met EssentialPIM ook taaklijsten (To-Do-lists in jargon) maken. Klik daarvoor op het pictogram To-Do aan de linkerkant. Dubbelklik vervolgens ergens in het bovenste paneel om een nieuwe taak te openen. Tik een naam in het veld achter Onderwerp, kies eventueel een begin- en eindtijd. Wilt u aan de taak herinnerd worden, dan schakelt u de optie Herinneren in en kiest u een waarschuwingstijd. Klik op OK en de taak is toegevoegd.

Stap 10

[afbeelding0]Voeg ter leering ende vermaeck nog wat taken toe. De To-Do lijst is eigenlijk een volledig onafhankelijk werkende planner. Als u omschakelt naar de Planner, ziet u de taken uit deze lijst dan ook niet terug in de hoofdagenda. Voor sommigen is het ideaal om dit soort 'doe-dingen' gescheiden te houden van de echte agenda, maar wie het wil kan ook alles in een agenda zien. Klik weer op de knop To-Do, selecteer een taak en klik op de knop Save als Taak aan de rechterkant. Selecteer de gewenste datum en tijd en klik op OK waarna de taak ook zichtbaar is in de reguliere planner.

Stap 11

[afbeelding0]Om snel een overzicht te krijgen van de agendataken die voor vandaag gepland staan, klikt u op het pictogram EPIM Vandaag aan de linkerkant. In het overzicht ziet u in de linkerkolom de agendataken en aan de rechterkant de To-Do-taken. Een scherm als dit vindt u ook terug in Outlook en vele andere PIMs. (PIM staat overigens voor Personal Information Manager, ofwel een persoonlijke informatie beheerder.) Een verlopen taak wordt grijs of rood (als-ie respectievelijk nog niet uitgevoerd of bevestigd is) weergegeven.

Stap 12

[afbeelding0]U kunt EssentialPIM ook als kladblok gebruiken, klik daarvoor op het pictogram Notities aan de linkerkant. Klik dan op de knop Toevoegen in de knoppenrij rechts om een nieuwe notitie te starten. Vul een naam voor de notitie in en klik op OK in het dialoogvenster Notitie info. Feitelijk beschikt u nu over een tamelijk uitgebreide minitekstverwerker met allerlei opmaakopties. Ook afbeeldingen zijn eenvoudig in te voegen. U kunt met het paneel links (en de rechtermuisknop) een heel scala aan notities opbouwen, keurig verdeeld over mappen en submappen.

Stap 13

[afbeelding0]Klik nu op Contacten om het adresboek te openen. Klik vervolgens op de knop Toevoegen linksboven waarna u een adreskaart met alle ~bij u bekende gegevens van een contact kunt invoeren. Zijn de standaardvelden niet voldoende, dan kunt u zelf velden toevoegen door op de knop Veld invoegen te klikken. Onder Contacten zit dus eigenlijk een uitgebreide adressendatabase verstopt! U kunt zelfs foto's van een contactpersoon invoegen en na het invullen van een verjaardag wordt u op EPIM Vandaag keurig en tijdig gewaarschuwd zodat u al even op tijd nog een cadeautje kunt kopen.

Stap 14

[afbeelding0]Het hele idee van een digitale organizer is natuurlijk dat u op tijd herinnerd wordt aan uw afspraken.  Dat is precies wat EssentialPIM doet: zodra het tijd is voor een afspraak verschijnt er een venster dat altijd over alle andere geopende vensters heen ligt. Zoals u ziet kan dat bijvoorbeeld zomaar voor een Internet Explorer-venster opdoemen. U kunt een taak bevestigen door te klikken op de knop Toon taak, maar negeren of later nogmaals laten herinneren is ook mogelijk. Nog wel een belangrijke opmerking tot slot: EssentialPIM moet wel gestart zijn om waarschuwingen te kunnen geven!