Outlook op orde
Outlook mag een veelzijdig e-mailpakket zijn, het beheer van berichten, contactpersonen en bijlagen kan best nog overzichtelijker. Xobni is de naam van de gratis plugin die voor een verrassend originele én doordachte aanpak zorgt. Xobni? Wie het in omgekeerde volgorde leest heeft al snel door dat deze Outlook-plugin 'iets' met uw Postvak IN doet - en trouwens ook met uw andere e-mailmappen.
Outlook mag een veelzijdig e-mailpakket zijn, het beheer van berichten, contactpersonen en bijlagen kan best nog overzichtelijker. Xobni is de naam van de gratis plugin die voor een verrassend originele én doordachte aanpak zorgt. Xobni? Wie het in omgekeerde volgorde leest heeft al snel door dat deze Outlook-plugin 'iets' met uw Postvak IN doet - en trouwens ook met uw andere e-mailmappen. Zo zorgt Xobni er onder meer voor dat u in een oogopslag alle mailwisseling, inclusief bijlagen, van een willekeurige correspondent te zien krijgt. Erg handig is bovendien dat mailberichten in conversatievorm worden gepresenteerd, wat het zoeken naar reacties op specifiek berichten flink vergemakkelijkt. Voeg daar nog de snelle zoekmotor en een geavanceerde analysefunctie aan toe (zoals: wie reageert wanneer en hoe snel op mijn berichten), en u hebt aan Xobni al snel een onmisbare allrounder!
Stap 1
Surf naar www.xobni.com en haal het uitvoerbare bestand binnen. Dubbelklik hierop en volg de instructies van de installatiewizard. De (Engelstalige) tool kan overweg met Windows XP en Vista, vereist Outlook 2003 of 2007, en draait lekker vanaf 1 GB ram. Goed om weten: na installatie treft u bij (Alle) programma's, Xobni ook een handleiding in pdf aan.
Stap 2
Zodra u Outlook start, komt ook Xobni in actie. De allereerste keer kan dat wel even duren: Xobni indexeert standaard alle e-mails van de laatste 60 dagen. De oudere berichten worden gaandeweg geïndexeerd zodra uw processor niets om handen heeft, tenzij u dat forceert door het Xobni-menu te openen en Index All Mail te selecteren. Zodra Xobni voldoende materiaal heeft verzameld, krijgt u het bericht Ready to Rock te zien en gaat u met een druk op de knop Let's Go van start.
Stap 3
De kracht van Xobni wordt meteen duidelijk als u een willekeurig mailtje in een van uw mailmappen aanklikt. Rechts, in het Xobni-paneel, verschijnt dan meteen het profiel van de afzender van het bericht. U leest hier ondermeer hoeveel mails uzelf al naar die persoon hebt verstuurd, hoeveel u er van hem of haar hebt ontvangen en op welke tijdstippen van de dag dat was. Dat kan interessant zijn omdat u zo snel uitvist wanneer de kans het grootst is dat u hem achter zijn pc aantreft. Bij die persoon hoort ook een 'rangnummer': hoe meer berichten u met hem uitwisselt, hoe lager het cijfer. Er is tevens ruimte voorzien voor het toevoegen van een foto. Door op deze ruimte te dubbelklikken kunt u zelf een foto toevoegen.
Stap 4
Mogelijk treft u in dit profielpaneel ook een telefoonnummer aan: Xobni licht die namelijk automatisch uit e-mails. Handig, want als u Skype hebt geïnstalleerd volstaat een dubbelklik op dit nummer om die persoon te 'skypen'. Geen nummer te zien? Klik dan met de rechtermuisknop in dit vak en kies 'Edit ... info', waarna u het nummer handmatig invoert. U krijgt hier trouwens ook de mogelijkheid om die persoon meteen een e-mail te sturen en via de optie Schedule time with ... stuurt u gelijk een verzoek tot een afspraak door. Xobni haalt hierbij de tijdstippen waarop u beschikbaar bent uit uw Outlook agenda op - althans, dat hoort het programma te doen. Dit bleek bij ons jammer genoeg niet het geval.
Stap 5
Xobni heeft zowaar de allures van een sociaal (mini) netwerk: in het profielpaneel krijgt u in de rubriek '... Network' namelijk alle namen te zien van de personen die tot de kennissenkring van het geselecteerde profiel behoren. Concreet betekent dit: personen die in het ccveld vermeld stonden van een van de berichten die u eveneens ontvangen hebt, of personen die samen met u voor een vergadering waren uitgenodigd. Door op het vergrootglasicoontje te klikken kunt u trouwens snel naar specifieke personen binnen dit 'netwerkje' zoeken. Klikt u een van de namen aan, dan opent meteen het profielpaneel van de aangeklikte persoon. Met de knop Back (rechtsboven) keert u weer terug naar de vorige weergave.
Stap 6
U kent het wel: u stuurt iemand een mail, die daarop reageert, waarop u dan weer een antwoord stuurt, enzovoort. Outlook maakt het niet evident zulke 'conversaties' snel op te vissen. In Xobni wordt dat uiterst eenvoudig: u krijgt ze netjes opgedist in de rubriek Conversations in het profielpaneel. Aanklikken van het onderwerp van een van de berichten in zo'n gesorteerde lijst volstaat om binnen het Xobni-paneel het complete bericht te lezen. Hoeveel u hiervan te zien krijgt, bepaalt u overigens zelf met behulp van een schuifbalk boven aan het paneel. Onderaan verschijnt bovendien een extra rubriek met de namen van alle personen die in een bepaalde conversatie betrokken waren. U hebt het inmiddels begrepen: een muisklik op één van deze namen is genoeg om ook van die persoon weer het profiel op te roepen.
Stap 7
Hebt u zich in Outlook ook al blauw gezocht naar een bijlage die iemand u ooit eens had doorgestuurd? Ook dan komt Xobni als een geschenk uit de hemel. Onder aan het profielpaneel vindt u namelijk alle bijlagen terug die de geselecteerde persoon ooit naar u - of omgekeerd: u naar hem of haar hebt gemaild, inclusief de datum waarop dat is gebeurd. Als u de muis even boven zo'n bijlage houdt, krijgt u bovendien een stukje van de bewuste mail te lezen. Met een klik op de rechtermuisknop opent u direct de mail of de bijlage, of slaat u die ergens op. En voor wie nog niet snel genoeg de juiste bijlage weet op te diepen, heeft ook deze rubriek zo'n handige zoekbalk.
Stap 8
Nu we het toch over zoeken hebben... U hebt ongetwijfeld al de zoekbalk helemaal bovenaan het Xobni-paneel opgemerkt, waarachter een krachtige zoekfunctie schuilt. Tikt u bij wijze van probeersel maar eens een (deel van een) willekeurige naam in. U krijgt dan niet alleen de contactpersonen te zien met die naam, maar ook alle berichten waarin die naam voorkomt. Indien u dat wenst, speurt Xobni naar uw zoekterm ook binnen Yahoo! Deze functie moet u dan wel eerst even activeren in het Xobni-menu.
Stap 9
Het Xobni-menu vindt u terug in de menubalk van Outlook en via het item Options past u enkele instellingen aan. Interessant is alvast het tabblad Integration waar u Xobni niet alleen binnen Yahoo! kunt laten speuren, maar ook naar LinkedIn-profielen van uw contactpersonen. Op het tabblad Indexing geeft u aan welke mappen Xobni moet indexeren. De interessantste optie in het Xobni-menu lijkt ons echter Xobni Analytics. Er verschijnt dan een nieuw venster waarin u uiteenlopende statistische informatie over uw mails en contacpersonen ziet: een grafiek van uw mailverkeer bijvoorbeeld, of een lijst met de domeinnamen vanwaar u mail hebt ontvangen. De moeite waard dus om in rond te neuzen... Veel plezier met Xobni!