Samenwerken aan documenten in Office 2016
Een van de belangrijkste nieuwe functies in Word 2016 is met meerdere mensen samenwerken aan één document. Dat kon al via het web, maar nu kan het ook binnen de software. Hoe dat precies in zijn werk gaat, vertellen we je in deze workshop.
Wat heb je nodig?
- Een Office 365-abonnement
- Een OneDrive-account
Bovenstaande vereisten gelden voor iedereen die aan een document mee willen werken. Bij Office 365 zit Office 2016 inbegrepen, terwijl de gedeelde documenten worden opgeslagen in OneDrive.
Tip: voor de basisfuncties van het bewerken heb je geen betaald abonnement nodig, noch hoef je de software geïnstalleerd te hebben. Met de webversies van de Office-versies kun je ook al een boel samen doen, helemaal gratis.
Een document delen
Om in een document samen te werken, moet je het eerst delen via OneDrive. Open daarvoor eerst een nieuw document in Word, PowerPoint of OneNote. Ondersteuning voor Excel volgt later. Voor de rest van de workshop houden we Word aan als voorbeeld.
Links bovenin zie je de knop 'Delen'.
Office vraagt je nu eerst het document op te slaan in OneDrive, dus doe dat zoals je normaal gesproken ook bestanden opslaat door te kiezen voor Opslaan naar cloud.
Keer terug naar het Delen-venster, waar je nu verschillende opties hebt. Je kan mensen uitnodigen door hun e-mailadres in te vullen of door ze op te zoeken in je adresboek. Ook bepaal je in het dropdownmenu eronder of men het document kan bewerken, of alleen kan bekijken. Zet Wijzigingen automatisch delen op Altijd om in realtime te kunnen samenwerken.
Helemaal onderaan het venster vind je nog de optie Koppeling voor delen ophalen. Hier vind je een link naar het OneDrive-document, dat je bijvoorbeeld in het openbaar kan delen. Ook hier geef je aan of de mensen die bij het document kunnen komen, deze ook kunnen bewerken of dat het bij kijken blijft.
Wanneer iemand op je uitnodiging ingaat, dan zie je diegene opduiken in het Delen-venster. Je kan er hiervoor ook kiezen om te chatten of te videobellen, maar dát kan alleen met een Skype for Business-abonnement.
Verder zie je wat diegene aan het typen is, doordat er een vlaggetje met zijn of haar naam bij staat. Houd er daarbij rekening mee dat je niet tegelijk binnen dezelfde alinea kan werken.
Een gedeeld document van iemand anders openen in Word 2016
Zodra je wordt uitgenodigd om het gedeelde document van iemand anders te openen, word je eerst naar de webversie van Word Online gebracht. Hier kun je direct aanpassingen maken. Om het document te openen in de software-versie, moet je nog een extra stap ondernemen.
Kies linksboven voor Document bewerken en vervolgens voor Bewerken in Word. Afhankelijk van je browser krijg je waarschijnlijk wat waarschuwingsvensters te zien voor het openen van externe protocollen, maar die kun je gewoon doorklikken. Daarna opent het bestand gewoon in Word.
