Sneller lezen: koppelingen in Office
U raakt een beetje de weg kwijt in een lang document, of u wilt daarin snel van een tekstpassage naar een stuk elders in de tekst springen? Dan komen koppelingen (links) beslist van pas!
U raakt een beetje de weg kwijt in een lang document, of u wilt daarin snel van een tekstpassage naar een stuk elders in de tekst springen? Dan komen koppelingen (links) beslist van pas!
Stap 1
Koppelingen in Word zijn op twee verschillende manieren te produceren: via een opmaakprofiel of een bladwijzer. Deze laatste optie is verreweg de meest logische en flexibele, dus daar concentreren we ons op. Als voorbeeld hebben we een klein tekstje geschreven (een stukje van de tekst die u nu leest, om precies te zijn), en daarin maken we een linkje in de eerste alinea naar elders in de tekst. Allereerst klikt u vóór het woord waarheen de link moet verwijzen (1). Klik dan in het lint op het tabblad Invoegen en aldaar op Bladwijzer.
Stap 2
In het dialoogvenster Bladwijzer tikt u in het veld direct onder Bladwijzernaam de gewenste naam voor de bladwijzer. Hierin mogen overigens geen spaties voorkomen! Klik vervolgens op de knop Toevoegen en de bladwijzer is gemaakt.
Stap 3
De net gemaakte bladwijzer fungeert als referentiepunt voor de te maken link. Selecteer nu elders in de tekst een woord, zin of desnoods een complete alinea die als link moet functioneren (1). Vervolgens klikt u in het lint onder het tabblad Invoegen op Hyperlink. In het nieuw geopende dialoogvenster selecteert u onder het kopje Bladwijzers de eerder gemaakte bladwijzer (2). Klik dan in beide geopende vensters op OK en de link is een feit. Om de koppeling te gebruiken klikt u erop terwijl u de Ctrl-toets op het toetsenbord ingedrukt houdt.
Stap 4
Standaard wordt een gemaakte hyperlink in Word voorzien van een andere kleur (standaard is blauw) en een onderstreping. Wilt u dat de links onzichtbaar zijn (u ziet ze dan alleen als u de muiscursor er even boven houdt), klik dan in het lint onder Start een of twee keer op de onderstreepknop (1) om de onderstreping uit- en eventueel weer in te schakelen. Als u bij tekstkleur (2) voor Automatisch kiest neemt de link dezelfde kleur aan als de rest van de zin. Op deze manier kunt u een tekst bomvol links zetten zonder dat u deze bij het afdrukken terugziet op papier. Volledig interactieve en razendsnel te navigeren documenten zijn zo rap gemaakt.
Stap 5
Een hyperlink in Word is ook te koppelen aan externe documenten of zelfs webpagina's. Om bijvoorbeeld een link naar een webpagina te maken, selecteert u een woord, zin of alinea en klikt u vervolgens in het lint onder Invoegen weer op Hyperlink. Tik in het nieuw geopende venster het gewenste adres van de internetpagina, bijvoorbeeld www.computeridee.nl en klik op OK. Ook de aldus gemaakte link 'volgt' u door erop te klikken terwijl u de Ctrl-toets ingedrukt houdt.
Stap 6
Op vrijwel dezelfde manier is het mogelijk om een koppeling te maken naar een bestand ergens op de harde schijf. Als voorbeeld nemen we een afbeelding. Selecteer allereerst in Word weer een stukje tekst of een woord en klik in het lint onder Invoegen op Hyperlink. In het daarop geopende dialoogvenster bladert u dan naar een map met (bijvoorbeeld) foto's. Selecteer het gewenste bestand en klik op OK.
Stap 7
De link volgen is weer hetzelfde als altijd: houd de Ctrl-toets ingedrukt en klik op de koppeling. In dit geval (dus bij koppelingen naar externe bestanden) verschijnt er een terechte waarschuwing in beeld. Alleen als u zeker weet dat het bestand betrouwbaar is, klikt u op Ja. Logischerwijs is een zelfgemaakte koppeling naar een van uw eigen foto's of bestanden natuurlijk redelijk betrouwbaar, maar pas beslist op met Word-documenten die u van anderen ontvangt. Als u niet zeker weet naar wat voor soort bestand een link leidt, open het bestand dan niet om installatie van mogelijk ongewenste software of zelfs een virus te voorkomen. Overigens wordt een afbeelding in uw standaard viewer getoond.
Stap 8
U kunt ook gebruikmaken van 'gespecialiseerde' links, die informatie uit een ander onderdeel van Office (of desnoods een ander Word-document) invoegen in de tekst. Dat gebeurt dan echter op een zodanige manier dat als het andere document wordt aangepast, de aanpassingen ook verschijnen in het Word-document met de geplaatste link. Dit klinkt wellicht wat cryptisch, maar de praktijk maakt het duidelijk. In dit voorbeeld kiezen we als bron een eenvoudig tabelletje in Excel. Selecteer de hele tabel of een deel van de tabel. Klik met de rechtermuisknop op deze selectie en kies dan in het geopende contextmenu voor Kopiëren.
Stap 9
Klik in het Word-document op de plek waar u de tabel of het tabelfragment wilt invoegen, klik dan op het naar beneden gerichte pijltje onder de knop Plakken onder Start in het lint. Selecteer de optie Plakken speciaal. In het gelijknamige dialoogvenster schakelt u de optie Koppeling plakken in. Kies vervolgens voor HTML-indeling in het lijstje met opties en klik op OK. De inhoud van de tabel staat nu in het Worddocument, tot zover weinig schokkends dus. Verandert u echter iets in het Excel-document (en dan met name in het deel van de 'koppelgekopieerde' tabel), dan verschijnen deze wijzigingen ook in het Worddocument. In principe hoeft u daar niks voor te doen, maar mocht de wijziging om wat voor reden dan ook eens niet automatisch worden doorgevoerd, dan klikt u met de rechtermuisknop op de 'koppelgeplakte' tabel in Word. In het geopende contextmenu klikt u vervolgens op Koppeling bijwerken.
Tenslotte
Mocht u een beetje moe worden om voor het volgen van links in Word ook steeds de Ctrl-toets ingedrukt te moeten houden, dan kan deze veiligheidsmaatregel worden uitgeschakeld. Bedenk dan wel dat verborgen links (ofwel links die zodanig zijn aangepast qua opmaak dat ze niet meer als link zijn te herkennen) mogelijk per ongeluk aangeklikt worden. Uitschakelen van de Ctrl-toets doet u door op de Officeknop linksboven in het Word-venster te klikken. Klik dan op de knop Opties voor Word en in het daarop geopende venster in het rijtje met categorieën op Geavanceerd. Schakel vervolgens aan de rechterkant de optie CTRL+klikken om de hyperlink te volgen uit en klik op OK. Vanaf nu kunt u normaal klikken op koppelingen in Word.
Deze workshop komt uit Computer Idee nummer 22, jaargang 2009