Van Word naar PowerPoint: upgrade voor uw document
Een spreekbeurt of voordracht is saai en ouderwets. Tegenwoordig moet het een presentatie zijn. Maar ook die moet natuurlijk blijven boeien. Gelukkig biedt Microsoft Office hulp bij het omzetten van uw saaie document in een flitsende presentatie.
Een spreekbeurt of voordracht is saai en ouderwets. Tegenwoordig moet het een presentatie zijn. Maar ook die moet natuurlijk blijven boeien. Gelukkig biedt Microsoft Office hulp bij het omzetten van uw saaie document in een flitsende presentatie.
Stap 1
Bij een spreekbeurt of bij het voorlezen van het jaarverslag van de vereniging is het publiek vaak snel afgeleid. Verras iedereen door de boel te verlevendigen met sheets of dia's. Een overheadprojector of beamer is tegenwoordig vrij gemakkelijk te regelen, dus dat moet geen probleem zijn. En als u de hoofdpunten al in een Word-document hebt staan, kunt u die omzetten naar een PowerPoint-presentatie. Begin met het openen van dit document in Word.
Stap 2
Bij het omzetten van uw document in een presentatie gebruikt Word de zogeheten overzichtsniveaus. Wie de ingebouwde opmaakprofielen voor koppen in Word heeft gebruikt, heeft geluk. Het document heeft dan waarschijnlijk al een voor PowerPoint geschikte indeling. Klik in het menu Beeld op Overzicht om de indeling te bekijken. Standaard wordt alles getoond, maar via de keuzelijst Niveau weergeven kunt u het aantal getoonde niveaus beperken. Kies Niveau 9 weergeven om te zien wat er op de dia's van de presentatie terechtkomt. De gewone lopende tekst wordt dan verborgen, die komt namelijk niet op de dia's.
Stap 3
Het ingebouwde opmaakprofiel Kop 1 heeft overzichtsniveau 1. Voor elke kop met dit profiel wordt een dia gemaakt in PowerPoint. Kop 2 heeft overzichtsniveau 2 en koppen met dit profiel verschijnen als opsommingspunten op de dia's. Lagere kopniveaus verschijnen als subpunten. De relatie tussen de koppen/ niveaus in Word en de uiteindelijke presentatie ziet u in afbeelding 3. Doordat de koppen worden overgenomen, komen automatisch de hoofdpunten van de tekst in de presentatie terecht. De niveaus en volgorde kunt u achteraf in PowerPoint eenvoudig wijzigen, daarvoor hoeft u het document niet aan te passen.
Stap 4
Als u de opmaakprofielen Kop 1, Kop 2 enzovoorts gebruikt, kunt u door naar Stap 6. Hebt u eigen opmaakprofielen voor koppen gebruikt? Die verschijnen niet automatisch in de presentatie en niet in het overzicht in Word. Bij stap 2 zult u aanvankelijk dan ook niet iets bruikbaars zien voor de presentatie. U moet eerst voor de opmaakprofielen de juiste overzichtsniveaus instellen. Dat doen we bij deze en de volgende stap. Klik op Opmaak en vervolgens op Opmaakprofielen en opmaak. Stel bij Weergeven de optie Beschikbare opmaakprofielen of Alle opmaakprofielen in. Klik met rechts op het (kop)opmaakprofiel waarvoor u een niveau wilt instellen en kies Wijzigen.
Stap 5
Klik in het dialoogvenster op de knop Opmaak en kies Alinea. Ga in het volgende dialoogvenster naar het tabblad Inspringingen en afstand. Nu bent u eindelijk waar u moet zijn om het niveau in te stellen. Dat doet u via de vervolgkeuzelijst Overzichtsniveau. Stel Niveau 1 in voor de koppen die als diatitels gebruikt moeten worden. Niveau 2 tot en met 9 gebruikt u voor de punten en subpunten op de dia's. Klik op OK om het niveau vast te leggen. Markeer het selectievakje Aan sjabloon toevoegen om ervoor te zorgen dat Word het niveau onthoudt voor nieuwe documenten. Klik tot slot op OK. Herhaal Stap 4 en 5 voor de andere opmaakprofielen waarvan de tekst op de dia's moet komen.
Stap 6
Laat nu op basis van het document automatisch een presentatie maken. Voor alle zekerheid kunt u het Word-document eerst nog even opslaan. Het oorspronkelijke Word-document blijft wel bewaard, maar er zou iets mis kunnen gaan bij het aanroepen van deze functie. Klik daarna op het menu Bestand, kies Verzenden naar en tot slot Microsoft Office PowerPoint. U hoeft geen opties in te stellen, het omzetten gaat verder vanzelf. Na korte tijd verschijnt het programma PowerPoint, met daarin een presentatie die gemaakt is op basis van uw document.
Stap 7
De indeling die uit het document is overgenomen, zult u misschien nog moeten aanpassen voor de presentatie. Pas op dat de presentatie niet te lang wordt en dat er niet te veel tekst op een dia staat. Anders bent u het publiek alsnog zo kwijt. Gelukkig gaat aanpassen heel eenvoudig. Klik op de tab Overzicht voor de indeling van de presentatie. Wijs een punt aan links van de regel die u wilt aanpassen, zodat de aanwijzer verandert in een kruispijl, en klik. De regel wordt dan gemarkeerd. Met de toets Tab of de toetsencombinatie Shift + Tab kunt u nu het niveau verhogen of verlagen. Klik op de toets Delete om een regel te verwijderen. U kunt van een willekeurige regel een diatitel maken, waarmee een nieuwe dia begint, door meermalen Shift + Tab te gebruiken. Tekst aanpassen kan natuurlijk ook, door er gewoon in te klikken en te typen. Als u geschikte koppen in Word hebt gebruikt, zult u in PowerPoint niet veel hoeven veranderen. Dat is nu juist het handige van de functie voor het omzetten van Word naar PowerPoint. Sla de presentatie op als de indeling naar wens is.
Stap 8
De inhoud is - met dank aan Word - nu wel in orde, maar de vormgeving laat nog wat te wensen over. Standaard krijgt u een verzameling saaie witte dia's met zwarte tekst. Dat is echter zo verholpen. Kies in het menu Opmaak voor Diaontwerp om snel een ontwerpsjabloon, kleurenschema of animatieschema toe te passen. Verder kunt u de tekst natuurlijk nog aanvullen met afbeeldingen, grafieken die u uit Excel kopieert of andere items. Met de functie om documenten vanuit Word naar PowerPoint te verzenden, legt u in ieder geval snel de basis voor een fraaie presentatie.