Weg met dat papier

Onbekend maakt onbemind en Document Imaging is beslist een voor velen onbekend deel van Microsoft Office. Ten onrechte. Wat u er mee kunt, leest u in deze workshop. Banken en verzekeraars bestoken ons met ongelooflijk belangrijke papieren die we niet alleen grondig moeten bestuderen maar ook nog eens tot in lengte van jaren moeten bewaren. Zelf hebben ze voor dat doel allerlei mensen in dienst maar u moet het allemaal zelf doen. Om deze papierwinkel te bestrijden en om paperassen snel en gemakkelijk terug te vinden kunt u hetzelfde doen als wat al deze instellingen doen: documenten elektronisch opslaan en de originelen diep wegstoppen in een archiefkast. Het Office-onderdeel Document Imaging helpt u daarbij en u hebt uiteraard een scanner nodig. We werken in deze workshop met Office 2003 maar dit programma zit ook in oudere versies en in Office 2007.

Stap 1

Voor u documenten elektronisch opslaat, moet u eerst een methode hebben om ze makkelijk terug te kunnen vinden. Begin met een lijstje namen van instellingen die u regelmatig post sturen. Elk van die namen geeft u een code van bijvoorbeeld vier letters. Zo maakt u van de Belastingdienst 'bedi', van Gemeentebelastingen 'gebe', enzovoort. Achter die letters zet u de datum van het document in de volgorde jjjjmmdd en daar weer achter een eencijferig volgnummer (voor het geval u meer dan een brief van die instantie op een dag ontvangt). Een brief van de Belastingdienst van 19 juli 2007 krijgt dan de naam 'bedi200707191'.

Stap 2

[afbeelding0]Hoogste tijd om het eerste document te gaan invoeren. Kies daarbij voor het eenvoudigste dat u in uw stapel kunt vinden: een enkelzijdig bedrukte A4-bladzijde. Open Document Imaging in het Startmenu via Microsoft Office, Microsoft Office Hulpprogramma's, Microsoft Office Document  Imaging. Ga naar het menu Bestand en kies Nieuw Document Scannen.

Stap 3

[afbeelding0]U ziet dat u bij de scandefinitie keuzes kunt maken. De optie 'zwart-wit' is bedoeld voor  documenten met alleen maar tekst en levert de kleinste bestanden op. De opties 'Grijswaarden' en 'Zwart-witexemplaar van kleurenpagina' doen denken aan het maken van een kopie van een gekleurd document op een gewoon kopieerapparaat; er gaat (kleur)informatie verloren. Wij kiezen in alle gevallen voor 'Kleur' omdat we daarmee een exacte elektronische kopie hebben. Als uw scanner beschikt over automatische documentinvoer, klik dan nu op Scanner en zet een vinkje bij 'Automatische documentinvoer gebruiken'. Hier kunt u bovendien controleren of het programma de juiste scanner heeft geselecteerd.

Stap 4

[afbeelding0]Plaats nu het gekozen document op de juiste wijze in uw scanner en klik op Scannen. Document  Imaging communiceert rechtstreeks met de scanner en voorziet deze ook automatisch van de gewenste instellingen. U hoeft dus zelf geen scangebied of resolutie in te voeren. Na enige tijd verschijnt het gescande document in beeld en kunt u een nieuwe scan doen. Op dit punt  klikt u op Sluiten want u scande ten slotte een enkele enkelzijdige pagina.

Stap 5

[afbeelding0]Voor we u laten zien wat u met zo'n gescand document kunt, slaan we het eerst op. Kies Bestand, Opslaan als en geef een naam volgens het systeem van Stap 1 (standaard slaat het programma documenten op in tifformaat en dat voldoet uitstekend). Klik op Opties en zet in het tabblad Compressie een vinkje bij 'Compressie zonder gegevensverlies'. Klik tot slot op OK en op Opslaan. Een gescand document is niets anders dan een foto van een document. Tekst wordt dus omgezet in pixels. Document Imaging kan echter ook het omgekeerde; van pixels bewerkbare tekst maken. Dat proces, OCR (Optical Character Recognition), is handig wanneer u de inhoud van een gescand document zou willen bewerken of als tekst wilt kopieren. Het programma voert deze taak automatisch tijdens het scannen uit. De kwaliteit van OCR hangt sterk af van de gebruikte lettertypes in een document en de resolutie van de scan. De resultaten bij u verschillen mogelijk dus van de onze.

Stap 6

[afbeelding0]Klik op Extra, Tekst naar Word verzenden en vervolgens op OK. Het document - althans dat wat het OCR-programma ervan heeft weten te maken - wordt nu geopend in Word. Zoals u ziet is de kwaliteit bij ons document zeer matig. Daar gaan we iets aan doen.

Stap 7

[afbeelding0]Een mogelijkheid ter verbetering is het OCR-proces opnieuw uitvoeren. Dat doet u via Extra, Tekst herkennen met OCR. Het programma meldt dat dit al gebeurd is maar die negeert u door op OK te klikken. Kies hierna opnieuw voor Extra, Tekst naar Word verzenden en dan blijkt het resultaat ineens beter.

Stap 8

[afbeelding0]Een rigoureuze manier om het OCR-resultaat te verbeteren is scannen met een hogere resolutie. Het aardige is dat dit - vanwege de compressie die we gebruiken - soms nog een kleiner bestand  oplevert ook, zeker als er sprake is van voornamelijk tekst. Sluit het open document en kies Bestand, Nieuw Document Scannen. Controleer of de selectie op Kleur staat en klik op Opties voor Definitie. Kies Geselecteerde Standaardoptie Bewerken en klik op Geavanceerd. Kies bij Resolutie een hogere waarde dan 200. Probeer eerst 300 en klik tweemaal op OK. Als het  resultaat dan nog tegenvalt, kunt u hogere waarden proberen. Het scannen zal beslist langer duren en een document met foto's wordt echt veel groter. Gebruik deze methode dus alleen als u per se een bewerkbaar document wilt hebben.

Stap 9

Sla het open bestand eventueel op en zet volgens de methode van Stap 8 de resolutie in de definitie voor Kleur terug naar 200 dpi. Sluit vervolgens het scanvenster. Maak eventueel twee aparte definities voor uw kleurenscan, bijvoorbeeld 'kleur hoog' en 'kleur laag'. Met 200 dpi voor het gewone werk en 600 dpi voor alles wat beslist een goed OCR-resultaat moet opleveren.

Stap 10

[afbeelding0]Nu een ingewikkelder document. Zoek in uw papierwinkel een dubbelzijdig bedrukt document of een document met meer pagina's. Plaats dit in de scanner en kies Bestand, Nieuw Document Scannen. Zet een vinkje bij 'Waarschuwen voor volgende pagina' (Stap 1) en klik op Scannen. Als de pagina gescand is voert u een nieuwe in (of u draait de dubbelzijdige om) en klikt op Doorgaan. Herhaal dit zo vaak als nodig is en klik na de laatste pagina op Gereed en op Sluiten. Sla het document op de gebruikelijke wijze op. U ziet dat de verschillende pagina's samen als een document worden opgeslagen.

Stap 11

[afbeelding0]U kunt zelfs aantekeningen maken op uw gescande documenten: menu Extra, Aantekeningen. U kunt tekstdelen onderstrepen of omcirkelen via Pen, markeren via Markeerstift of een geel memo toevoegen via Tekstvak. Slaat u uw document nu op dan kunt u het bekijken met of zonder aantekeningen (via Aantekeningen Verbergen). Niet-permanent gemaakte aantekeningen kunt u ook wissen. Maakt u ze permanent dan zitten ze voor altijd in het document.