Workshop: De beste wensen met Word!
Uw dierbaren krijgen uiteraard een handgeschreven kerstkaart, maar wat doet u met ál die vage kennissen, zakelijke relaties en ga zo maar door? Waar de Kerstman zijn elven heeft om hem te helpen, zo hebt u Word: daarmee maakt u in een handomdraai persoonlijke kaarten, (bijna) helemaal automatisch!
Als u geen zin of tijd hebt om elke kerstkaart die u verzendt van een persoonlijke noot te voorzien, dan is de functie Afdruk samenvoegen (de Engelse term ‘mail merge’ is eigenlijk duidelijker) een geschenk uit de hemel. Hiermee kunnen uit een database namen (en bijvoorbeeld ook complete adressen voor op de enveloppe) automatisch ingevoegd worden, zodat de kaart nét wat persoonlijker wordt. ‘Beste kennis’ wordt dan ineens volautomatisch ‘Beste Jan’. Enige vereiste is dat u – nog één keer – werk moet maken van uw kerstkaartenklus. De navolgende jaren gaat het dan een héél stuk sneller!
Een kerstkaart maken in Word is niet al te ingewikkeld en vooral een kwestie van fantasie. Maak gebruik van mooie lettertypen en stemmige clipart en (of) foto’s om iets aardigs te ontwerpen. Klik dan in het lint van Word 2010 of 2013 onder Verzendlijsten op Adressen selecteren, kies dan in het geopende contextmenu voor Nieuwe lijst typen (afbeelding 1).
We hebben onze ‘kaart’ even héél simpel gehouden om het principe van Afdruk samenvoegen duidelijk te maken.
Adressenlijst maken
Tja, nu begint het vervelendste klusje: het maken van een bruikbare adressenlijst. U moet dus nog één keer alle namen en adressen van iedereen die u wel een kerstkaart, maar geen handgeschreven exemplaar wilt sturen. Maar ach, áls de lijst er eenmaal is kan deze natuurlijk ook prima gebruikt worden voor paas- en vakantiekaarten… Kortom: aan de slag met het invullen van de verder voor zichzelf sprekende tabel in het venster Nieuwe adreslijst. Voor het overzicht kan het venster breder en eventueel hoger worden gesleept, telkens als u een horizontale rij (ofwel de gegevens van één persoon of bedrijf) hebt ingevuld klikt u op de knop Nieuw item (afbeelding 2). Klaar? Klik dan op OK en geef een naam aan het nieuw opgezette adressenbestand. Standaard wordt daar een submap van de map Mijn documenten voor gekozen, om precies te zijn Mijn gegevensbronnen. Maar u mag uiteraard ook een andere bewaarplek kiezen.
Volgend jaar klikt u dan ook weer op de knop Adressen selecteren onder de tab Verzendlijsten, maar dan kiest u voor Bestaande lijst gebruiken. Selecteer de eerder gemaakte lijst en klaar!
Dit adressenbestand vormt de basis van de optie Afdruk samenvoegen.
Persoonlijk tintje invoegen
Om een kerstkaart persoonlijk te maken, volstaat veelal het toevoegen van een voornaam of familienaam ergens in de kaart. In ons voorbeeld dient er achter de aanhef Beste een naam uit de net ingevoerde adressenlijst te verschijnen. Klik achter Beste, tik een spatie en klik dan – nog altijd op het tabblad Verzendlijsten – op de knop Samenvoegvelden invoegen en selecteer met de standaardoptie Databasevelden geselecteerd onder Velden het item Voornaam (afbeelding 3). Klik op Invoegen en u ziet in uw Worddocument achter – in dit geval – Beste de tekst <<Voornaam>> verschijnen. De kaart is nu klaar om seriematig afgedrukt te worden, waarbij elke exemplaar van een aparte voornaam uit de adressenlijst wordt voorzien.
Kies hier het item Voornaam.
Samenvoegen
De laatste stap bestaat uit een klik op Voltooien samenvoegen (nog altijd in het lint onder de tab Verzendlijsten). Om de kaarten af te drukken klikt u op Documenten afdrukken (afbeelding 4). In het veld Samenvoegen naar printer laat u de optie Alles ingeschakeld en klikt u op OK. In het venster Afdrukken stelt u de zaken als gewenst in voor uw printer; hebt u bijvoorbeeld een A4-document ontworpen en kiest u voor twee of zelfs vier pagina’s per vel, dan drukt u mooi op papierbesparend ‘kerstkaartformaat’ af (afbeelding 5).
In plaats van afdrukken kunt u ook e-mailen via Afdruk samenvoegen, maar dan krijgen de ontvangers wél een Worddocument voor de kiezen wat niet op elke tablet, smartphone of Mac perfect geopend kan worden.
De laatste stap: afdrukken van het geheel!
Het eindresultaat: elke kerstkaart is ineens heel persoonlijk geworden!
Maak het zo gek als u wilt
Uiteraard kunt u het fenomeen Afdruk samenvoegen helemaal naar eigen hand zetten. Als u bijvoorbeeld ook een adressenlijst met zakelijke contacten maakt, kunt u zowel de naam van uw zakenrelatie als de bedrijfsnaam in een samenvoegveld noemen. Zo zijn dan zinnen te creëren als: Beste <<Voornaam>>, ik wens u bij dezen fijne feestdagen en een voorspoedig 2014. Wij van De Papierfabriek zien uit naar een nog vele jaren voortdurende samenwerking met <<Bedrijfsnaam>>.
Enveloppen (of etiketten)
Blijft over de het afdrukken van enveloppen. We gaan hierbij niet in op de printerspecifieke handelingen die hiervoor nodig zijn, deze verschillen per printer. Lees voordat u op enveloppen begint te printen eerst heel goed de handleiding van uw printer door en vraag bij de winkel waar u enveloppen koopt na of ze geschikt zijn voor gebruik in uw soort printer. Zoek vervolgens uit hoe u enveloppen moet invoeren; soms is hiervoor een aparte invoerlade beschikbaar of dient u ze in een specifieke richting in de papierbak te leggen. We beloven u alvast dat er ongetwijfeld een paar mislukte enveloppen uit de printer gaan rollen, bijvoorbeeld met het adres ondersteboven of zelfs aan de verkeerde kant. Ergo: koop vooral de eerste keer dus een wat ruimere voorraad enveloppen om even mee te experimenteren en noteer vervolgens hoe de enveloppen correct zijn geplaats. Een fotootje doet wonderen: zo kunt u volgend jaar in één oogopslag zien hoe de enveloppen ingevoerd moeten worden. Naast enveloppen kunt u ook gebruik maken van etiketten, maar dat levert natuurlijk wel de extra handeling van het etiketten op enveloppen plakken op. De keuze laten we aan u.
Afdrukken
Dat gezegd hebbende bedrukt u snel en eenvoudig adressen op enveloppen of etiketten. Sluit uw geopende document en start een nieuw, leeg Worddocument. Klik daarna in het lint (weer onder Verzendlijsten) op de knop Afdruk samenvoegen starten om vervolgens voor Enveloppen (of Etiketten zo u wilt) te kiezen. Kies in het venster Envelopopties onder Envelopformaat het soort envelop (afbeelding 6); het juiste type is in principe altijd op de verpakking vermeld en anders wordt het even nameten. Lettertype is naar wens instelbaar. Op het tabblad Afdrukken kiest u de gewenste papierinvoermethode – hier zult u wellicht even wat mee moeten experimenteren. Klik dan op de knop Adressen selecteren en blader naar uw gemaakte adressenbestand; selecteer dit en klik op Openen. Min of meer in het midden van de nu voor u staande pagina bevindt zich een verborgen tekstvak (afbeelding 7). Klik hier en zodra het geselecteerd is en u een knipperende cursor ziet, klikt u op de knop Adresblok en daarna in het geopende venster op OK.
Kies het formaat van de enveloppe.
Zoek het verborgen tekstblok.
Versturen maar!
Linksboven achter het inmiddels ook verschenen ankertje tikt u – desgewenst – uw eigen adres. Klik als dit allemaal in orde is op de knop Voltooien en samenvoegen en kies de optie Documenten afdrukken. Laat (in principe) weer de optie Alles geselecteerd staan en klik op OK en daarna in het venster Afdrukken nogmaals op OK. Als het nu een béétje meezit rollen de enveloppen op de juiste manier bedrukt uit de printer (afbeelding 8)!
Het eindresultaat.
Tekst: Ronald Smit
Deze workshop komt uit Computer Idee 26, jaargang 2013.