Maak uw eigen woordenboek

Maak uw eigen (vaktermen)woordenboek in Word en deel het met anderen. Dan is de schrijfstijl in ieder geval telkens dezelfde. Als u veel teksten schrijft in Word, dan hebt u vast wel een aantal woorden in uw vocabulaire die wel degelijk goed gespeld zijn, maar desondanks steeds weer door Word door een rood kringelstreepje als fout worden gemarkeerd. Ten eerste is dat vervelend, maar zeker als u met anderen werkt aan een en hetzelfde document – bijvoorbeeld een nieuwsbrief of iets dergelijks – is dat ook ronduit onpraktisch. U weet dan bijvoorbeeld dat u zich van de strenge spellingcontrole niets moet aantrekken, maar een medeauteur weet dat misschien niet. Deze persoon gaat dan de suggesties van Word voor andere woorden overnemen, wat de leesbaarheid van het eindresultaat niet ten goede komt. Gelukkig beschikt Word over de mogelijkheid om nieuwe woorden te leren. Deze woorden bewaart Word in een gebruikerswoordenboek en dat staat ergens op uw harde schijf. Dat woordenboek gaat u kopiëren en vervolgens weer delen met anderen. Zo'n gebruikerswoordenboek is ook handig als bijvoorbeeld in een bedrijf een bepaalde schrijfwijze van woorden of merknamen is afgesproken. En u kunt het woordenboek natuurlijk ook gebruiken om namen van teamleden van de voetbalclub in op te slaan. Op die manier voorkomt u dat namen in het clubblad foutief gespeld worden. Door dit gebruikerswoordenboek aan iedereen te geven die schrijft voor het blaadje worden in ieder geval de namen goed gespeld. We gebruiken in deze workshop Word 2003, maar het werkt vrijwel gelijk in Word XP.

Stap 1

[afbeelding0]Voordat u daadwerkelijk een eigen woordenboek gaat opbouwen, laten we u nog even een ander aardigheidje zien. Word beschikt naast een woordenboek met 'standaard' woorden ook over een aantal woordenboeken met vaktaal. Probeer die eens uit als u regelmatig bijvoorbeeld technische of juridische brieven moet schrijven. Start Word en klik in het menu Extra op Opties. In het gelijknamige venster klikt u op het tabblad Spelling en grammatica en vervolgens op de knop Aangepaste woordenlijsten. U ziet daar onder het kopje Nederlands (standaard) de vakwoordenboeken JURIDISCH.DIC, MAARSCH.DIC, MEDISCH.DIC, TECHWET.DIC EN ZAKELIJK.DIC staan. De namen geven duidelijk aan welke gebieden ze beslaan; u kunt één of desnoods alle woordenboeken inschakelen voor de ultieme spellingcontrole. Klik dan op OK in beide openstaande vensters waarna de extra woordenboeken geactiveerd zijn.

Stap 2

[afbeelding0]Er zijn verschillende manieren om het standaard woordenboek in Word aan te vullen. De meest eenvoudige manier is als u de lijst alleen op uw eigen pc wilt gebruiken. Stel u schrijft voor de eerdergenoemde voetbalclub een  maandelijks clubblad, waarbij u veel met namen werkt. Deze worden meestal door Word als foutief gespeld gemarkeerd. Om dat probleem voor eens en voor altijd op te lossen klikt u met uw rechtermuisknop op het van een rood  gegolfde onderstreping voorziene woord en vervolgens in het contextmenu op Toevoegen aan woordenlijst. Voortaan zal Word u niet meer lastigvallen met een ongewenste correctie.

Stap 3

[afbeelding0]Deze methode werkt op zich prima als u maar een handjevol woorden hebt dat Word verkeerd fout markeert. Het is echter zonde om een enorme lijst met woorden aan te leggen in het zogeheten standaard woordenboek (custom.dic) van Word. Grootste probleem is dat dit gebruikerswoordenboek moeilijk is te delen met anderen. Word beschikt namelijk maar over één zo'n gebruikerswoordenboek. Een ander kán met een truc een kopie van uw gebruikerswoordenboek wel installeren, maar raakt daarmee zijn of haar eigen gebruikerswoordenboek kwijt; niet handig dus. Het is beter voor elk doel een apart woordenboek aan te maken. Dat gaat op zich heel makkelijk en zo'n specifiek woordenboek is wel heel eenvoudig met anderen te delen. Als voorbeeld gaat u aan de slag met een namenlijst voor een vereniging. Klik allereerst weer in het menu Extra op Opties, tabblad Spelling en grammatica en aldaar op de knop Aangepaste woordenlijsten. In het gelijknamige venster klikt u op de knop Nieuw waarna het venster Aangepaste woordenlijst maken opent.

Stap 4

[afbeelding0]Een woordenlijst in Word heeft de bestandsextensie .dic, vandaar dat deze ook alvast is ingevoegd in het veld achter Bestandsnaam. Typ daar dan ook een logische bestandsnaam op de plaats van de asterix (sterretje) en laat .dic staan. Klik dan op Opslaan, waarna een nieuw en nog geheel leeg woordenboekbestand is aangemaakt. Overigens is zo' n .dic-bestand feitelijk een vermomd tekstbestand en dat biedt weer extra mogelijkheden waar we verderop nog op terugkomen!

Stap 5

[afbeelding0]In eerste instantie ziet u uw nieuwe woordenboek terug bij de Aangepaste woordenlijsten bij de sectie Alle talen. Dat is natuurlijk prima voor een namenlijst, maar minder praktisch voor bijvoorbeeld een woordenlijst met Nederlandse vaktermen. Dat probleem is echter eenvoudig op te lossen. Selecteer het nieuw gemaakte woordenboek (1) en klik op de knop Wijzigen. Kies vervolgens in het selectiemenu onder Taal de gewenste taal, bijvoorbeeld Nederlands (standaard) of, als u in België woont, Nederlands (België). Klik nog niet op OK, eerst gaat u woorden aan het woordenboek toevoegen.

Stap 6

[afbeelding0]Dat toevoegen van woorden is kinderspel. Tik een woord in het veld onder Woord en klik op de knop Toevoegen. Vanwege ons voorbeeld vullen we een aantal namen van clubleden in, op deze manier legt u snel een lijst van woorden aan. Overigens kan er maar één enkel woord per keer worden toegevoegd, heeft iemand dus zowel een exotische voor- als achternaam, dan moet u beide woorden apart toevoegen. Bedenk ook dat Word een aantal veel voorkomende namen als Smit, Janssen enzovoorts allang kent. Maar als u het zekere voor het onzeker wilt nemen staat niets u in de weg om de lijst zo compleet mogelijk te maken. Er zijn geen grenzen, maakt uw woordenboek zo uitgebreid als u zelf wilt. Klik op OK als u klaar bent met toevoegen en nogmaals in beide nog openstaande vensters.

Stap 7

[afbeelding0]Begin een nieuw document in Word en typ wat zinnen met woorden uit het net gemaakte woordenboek. Zoals u ziet keurt Word nu zelfs de meest exotische namen helemaal goed. Wilt u later nieuwe woorden toevoegen aan het woordenboek, of woorden verwijderen of aanpassen, dan kan dat ook. Handig in het geval van de ledenlijst, want zo kunt u makkelijk nieuwe aanwas toevoegen en opgezegde leden definitief verwijderen. Ga weer als in Stap 3 te werk om de lijst met woordenboeken te openen (menu Extra, Opties, tabblad Spelling en grammatica en een klik op de knop Aangepaste woordenlijsten). Selecteer uw woordenboek, in ons voorbeeld verenigingsnamen.dic. Merk overigens op dat na de actie uit Stap 5 het woordenboek is verhuisd naar de sectie Nederlands (standaard). Klik op de knop Wijzigen, selecteer het woord dat u wilt verwijderen en klik daarna op de knop Verwijderen. Direct wijzigen van een fout gespeld woord in de lijst is niet mogelijk, u moet het foute woord eerst geheel verwijderen en het daarna goed  gespeld opnieuw toevoegen. U kunt ook een woordenboek in z'n geheel verwijderen, klik daarvoor in het venster Aangepaste woordenlijsten eerst op het overbodige woordenboek en daarna op de knop Verwijderen. LET OP: Word bevestigt verwijderingsacties niet, de lijst verdwijnt direct.

Stap 8

[afbeelding0]Klik op OK in het venster Aangepaste woordenlijsten en het venster Opties en sluit Word af. U beschikt nu ergens op uw harde schijf over een eigengemaakt woordenboek. U kunt deze lijst aan anderen geven. Helaas zitten de  woordenboeken op een wat vreemde plek verstopt. Start de Verkenner en blader naar de map C:\Documents and Settings\{GEBRUIKERSNAAM}\Application Data\Microsoft\Proof, waarbij u bij {GEBRUIKERSNAAM} uw Windows inlognaam invult. In deze map vindt u uw net gemaakte woordenboek. U kunt dit document naar elke gewenste map kopiëren (en dus backuppen); ook het document custom.dic is een backup waard als u ooit al op de in Stap 2 uitgelegde manier woorden hebt toegevoegd aan het standaardwoordenboek van Word. Wilt u uw woordenboek rechtstreeks mailen aan andere personen, bijvoorbeeld medeschrijvers van het clubblad, klik dan met uw rechtermuisknop op uw .dic-bestand. Klik in het zich openende contextmenu onder Kopiëren naar op E-mailontvanger en verzend het bericht met woordenboek als bijlage op de gebruikelijke manier. Hebt u een heel groot woordenboek gemaakt, zip het dan eerst even om te voorkomen dat u een te groot bestand krijgt.

Stap 9

[afbeelding0]Zoals we al stelden is een .dic-bestand feitelijk een doodgewoon tekstbestand, dubbelklik in de Verkenner maar eens op uw woordenboek. Dan ziet u dat het gewoon opent in Kladblok. Behalve de extensie .dic is er maar een verschil met een standaard tekstdocument: de eerste regel bevat de code #LID 1043. Deze code geeft aan dat het om een woordenlijst voor de Nederlandse taal gaat, wat in de meeste gevallen ook precies de bedoeling is. Hoe dan ook, u kunt dus woordenlijsten in Kladblok maken. Dat werkt sneller, u hoeft immers niet telkens op de knop Toevoegen te klikken. Tweede voordeel is dat u dankzij de Kladblokmethode, vanuit een bedrijf, vereniging of studie een lijst met een voorkeursspelling hebt. Meestal gaat het dan om een lange lijst met woorden waarbij de genoemde instantie van u verlangt dat u woorden op haar manier typt. Vaak wijkt zo'n 'bedrijfsspelling', zeker als het om vaktaal gaat, af van de gangbare spelling. Als u geluk hebt, ontvangt u de woordenlijst als Word-document. In dat geval selecteert u alle woorden in de woordenlijst (maar niet de overige tekst), die kopieert u met Control + C en plakt u met Control + V in een leeg tekstdocument van Kladblok. Controleer nogmaals of ook overal echt maar één woord en er niet nog wat commentaar of aanwijzingen is achtergebleven. Typ in het Kladblokdocument als allereerste regel de tekst #LID 1043. Klik dan in het menu Bestand op Opslaan als. In dit voorbeeld gaat het om een gekopieerde woordenlijst met Computer Idee-woorden, belangrijk om te weten vanwege de bestandsnaam. Selecteer echter eerst in het keuzemenu achter Opslaan als type de optie Alle bestanden. Geef uw woordenboek achtereenvolgens een naam en de bestandsextensie .dic, in dit geval dus Computer Idee.dic. Klik dan op Opslaan en sluit het Kladblokvenster.

Stap 10

[afbeelding0]Om de nieuwe woordenlijst te activeren klikt u in Word in het menu Extra weer op Opties, tabblad Spelling en grammatica, Aangepaste woordenlijsten. Activeer de nieuwe woordenlijst en klik op OK in beide vensters. De spellingcontrole is dan meteen actief.