Repareer beschadigde Word-documenten

Zo eenvoudig als MS-Word is in het gebruik, zo complex is de 'machinekamer' achter de schermen. En hoewel er meestal geen problemen optreden, komt het wel eens voor dat er iets misgaat door een samenloop van omstandigheden. Wat doet u dan? Een hardwareprobleem, drivers die de mist in gaan, softwarefouten in Word zelf, wat gelukkig vrijwel nooit voorkomt, of onwelgevallige hulpprogramma's kunnen uw zo zorgvuldig opgestelde Word-document grondig vernielen en beschadigen. In deze workshop behandelen we verschillende manieren om beschadigde documenten te herstellen. Soms lukt dat niet helemaal en zal de mooie opmaak verloren gaan. Maar de tekst, waar het bij een tekstverwerker toch meestal om gaat, is nog wel deels of helemaal te redden. En wat hebt u liever: uren noeste typearbeid of een halfuurtje opnieuw de opmaak herstellen? Op de komende pagina's maken we gebruik vanWord 2003, maar veel van de genoemde methoden werken ook in eerdere versies van Word.

Stap 1

[afbeelding0]Als eenWord-document beschadigd raakt, kunt u dat herkennen doordat een geopend bestand niet goed meer wordt weergegeven op het scherm, een document zich vreemd gedraagt, een afdruk maar gedeeltelijk of heel vreemd uit de printer komt, er rare  tekens in de tekst of tabellen zitten, kolommen en afbeeldingen niet meer zijn wat ze waren. In dergelijke gevallen zijn er wat trucs om een document te herstellen, of in ieder geval om de inhoud (platte, onopgemaakte tekst) terug te halen.

Stap 2

[afbeelding0]Een van de mogelijke veroorzakers van de ellende is het standaardsjabloon Normal.dot datWord voor de weergave van vrijwel elk document gebruikt.  Laten we dan ook eerst deze mogelijkheid uitsluiten en mogelijk al heel snel tot een oplossing komen. Sluit Word en start Windows Verkenner. Blader dan naar de map C:\Documents and Settings\{GEBRUIKERSNAAM}\Application Data\Microsoft\Sjablonen, waarbij u de tekst {GBERUIKERSNAAM} vervangt door uw Windows gebruikersnaam zoals te zien op het aanmeldscherm van Windows. Klik met uw rechtermuisknop op het bestand Normal.dot en selecteer in het contextmenu de optie Naam wijzigen.Tik nu een willekeurige naam, bijvoorbeeld Oud-Normal.dot en druk op de Enter-toets. Open het beschadigde document opnieuw inWord. Omdat de oude Normal.dot er niet meer is, maakt Word automatisch een geheel nieuwe en schone versie aan, wat het probleem met de weergave van het document wellicht oplost. Wellicht, want er is bij dit soort zaken geen enkele garantie te geven. Mocht het probleem niet zijn opgelost, dan is het verstandig na het doorlopen van deze workshop het hernoemde Normal.dot weer z'n oude naam (Normal.dot dus) terug te geven. Mocht u namelijk ooit eens handige macro's en andere zaken hebben gemaakt, dan bent u die na het hernoemen van het standaardsjabloon kwijt.

Stap 3

[afbeelding0]Mocht een document in z'n geheel niet openen, ga dan direct door naar Stap 6. Opent een document wél maar ziet het er allemaal wat raar uit, dan gaan we verder met oplossingen vinden. In dit geval gaan we uit van een document dat is gemaakt met een ander sjabloon dan Normal.dot. Open het beschadigde document en klik in het menu Extra op Sjablonen en invoegtoepassingen. In het gelijknamige venster ziet u op het tabblad Sjablonen in het veld onder Documentsjabloon welk specifiek sjabloon door het betreffende document wordt gebruikt. Klik op de knop Bijvoegen.

Stap 4

[afbeelding0]In het venster Sjabloon koppelen belandt u automatisch in de map waarWord normaal gesproken het standaardsjabloon Normal.dot bewaart.Wat we nu gaan doen is het speciale sjabloon dat door het beschadigde document wordt gebruikt vervangen door Normal.dot.Wellicht leidt dit tot herstel van het getroffen epistel, maar dan geldt dat wél de tekst bewaard wordt maar niet de opmaak. Ofwel: u raakt alle speciale opmaak als vette tekst, koppen enzovoorts kwijt. Klik op het bestand Normal.dot en daarna op de knop Openen. Klik vervolgens in het onderliggende venster op OK en controleer of deze actie enige verbetering in de ellende biedt.

Stap 5

[afbeelding0]Nog steeds geen succes? Dan helpt het wellicht om Word met de standaardinstellingen te starten, zeg maar een soort veilige modus. Klik in het menu Start op Uitvoeren en vervolgens in het venster Uitvoeren op de knop Bladeren. Vervolgens bladert u naar de map waar de programmabestanden van Word zijn te vinden, meestal is dat de map C:\Program Files\Microsoft Office\OFFICE11. Aldaar vindt u het bestandWINDWORD.EXE, klik hierop en daarna op de knop Openen. Terug in het venster Uitvoeren stuurt u de aanwijzer helemaal naar achteraan de regel tekst die inmiddels in het veld achter Openen staat. Druk dan één keer op spatie en tik daarna de tekst /a. Klik op OK en probeer als Word gestart is het beschadigde document wederom te openen.

Stap 6

[afbeelding0]Als alle bovenstaande oplossingen niet hebben gewerkt, wordt het tijd voor brute kracht. StartWord en klik in het menu Bestand op Openen. Blader naar de map met het beschadigde document, selecteer het en klik dan op het kleine naar beneden gerichte pijltje rechts van de knop Openen. Selecteer vervolgens vanuit het geopende keuzemenu de optie Openen en herstellen; wellicht leidt dit ertoe dat het document alsnog kan worden geopend.

Stap 7

[afbeelding0]Soms gaat het mis in een document alsWord de laatste sectie van een compleet document of de paginamarkeringen verkeerd heeft gemarkeerd. Als u problemen hebt met een document dat uit één enkele pagina en sectie bestaat, druk dan - met het document geopend - op de toetscombinatie Ctrl + End. Laat deze toetsen weer los en druk dan op de toetsencombi Shift + Ctrl + Home. Hierdoor wordt álles in het document gemarkeerd behalve de laatste sectiemarkering. Klik in het menu Bewerken op Kopiëren, open een nieuw en maagdelijk leeg document en klik aldaar in het menu Bewerken op Plakken.

Stap 8

[afbeelding0]Bestaat een document uit meer dan één pagina en/of bevat het einde-sectiemarkeringen (als u niet weet wat dit zijn of u ziet ze niet op het scherm, dan zijn ze hoogstwaarschijnlijk niet aanwezig), dan moet u steeds stukken tekst tussen deze markeringen selecteren, kopiëren en plakken in het nieuwe document. Als u dat niet doet én deze markeringen zijn het probleem, dan zou u door alles in één keer te selecteren het oude probleem simpelweg naar het nieuwe document kopiëren.Waar u dus niets mee opschiet.

Stap 9

[afbeelding0]Als ook dit niet helpt, kunt u proberen om het beschadigde document als een ander bestandstype op te slaan. Daarna opent u dit andere bestand waarna u het bewaart als een gewoon Word-document. Open het beschadigde document en klik in het menu Bestand op Opslaan als. Klik in het gelijknamige venster in het selectiemenu achter Opslaan als opTekst zonder opmaak (*.txt) en klik op de knop Opslaan. U kunt eventueel nog wat andere formaten proberen. In het geval u voorTekst zonder opmaak kiest, klikt u in het venster Bestandsconversie - voorbeeld.txt op OK, de instellingen aldaar staan goed.

Stap 10

[afbeelding0]SluitWord en start de tekstverwerker opnieuw. Klik in het menu Bestand op Openen en blader naar de map waarin u het tekstbestand uit de vorige stap hebt bewaard. Selecteer middels het keuzemenu achter Bestandstype in het venster Openen de optie Alle bestanden (*.*), selecteer het tekstbestand en klik op Openen. Mocht het dwarsliggende document nu wel openen, dan krijgt u alleen de tekst terug. Alle opmaak, grafieken en dergelijke zijn niet meer aanwezig en zult u dus opnieuw moeten toevoegen.

Stap 11

[afbeelding0]Nog steeds noppes, niks en nada? Probeer dan eens om in het menu Bestand op Openen te klikken. Niks nieuws onder de zon nog, maar het wordt al anders als u in het geopende venster in het keuzemenu achter Bestandstype de optieTekst uit een willekeurig bestand herstellen (*.*) kiest. Klik dan op Openen en wellicht wordt nu in ieder geval alle tekst uit het beschadigde document gered. Klik overigens op de knop Sluiten in het venster Herstelacties weergeven, mocht u dit te zien krijgen.

Stap 12

[afbeelding0]Als allerlaatste redmiddel gaan we in de laatste drie stappen het beschadigde document proberen te repareren door het te koppelen. StartWord en typ  een zin, maakt niet uit wat hierin komt te staan. Selecteer deze tekst, ga naar het menu Bewerken en klik aldaar op Kopiëren. Klik dan op de knop om een nieuw, leeg document te maken, zodra dit is aangemaakt klikt u in het menu Bewerken op Plakken speciaal. Selecteer in het gelijknamige dialoogvenster de optie Opgemaakte tekst (RTF) en selecteer de optie Koppeling plakken links van de lijst met opties. Klik dan op OK.

Stap 13

[afbeelding0]In het nieuwe document wordt de eerder geselecteerde en gekopieerde tekst zichtbaar. Klik in het menu Bewerken op Koppelingen. Zorg dat in het  venster Koppelingen het document (meestal Document1 geheten) is geselecteerd en klik dan op de knop Bron wijzigen. In de volgende stap gaan weWord zodanig voor de gek houden dat het beschadigde document gekoppeld gaat worden in plaats van de nieuw getypte tekst.Wellicht dat wat rommelen met de documentkoppelingen uitkomst biedt.

Stap 14

[afbeelding0]Blader naar de map waar het beschadigde document is opgeslagen, selecteer het en klik dan op de knop Openen. Controleer of het net geselecteerde en geopende document inderdaad wordt genoemd én geselecteerd is in het grote veld onder Bronbestand en klik op de knopVerbreken. Omdat dit een ongebruikelijk stap is vraagtWord om een bevestiging van deze actie; klik op Ja ter geruststelling. Sluit Word nu af (bewaar de nieuwe tekst even ergens), startWord en probeer het beschadigde bestand opnieuw te openen, wellicht werkt het dan wel. Als ook dit geen soelaas biedt kunt u als aller-allerlaatste optie het .docWorddocument nog openen in het Kladblok, wellicht dat u dan nog stukken zinvolle tekst kunt redden uit de brei die u dan te zien krijgt. En anders moet u uw schrijfsel helaas als voorgoed verloren beschouwen.