Van Excel naar Word
Namen en adressen uit een Excel-spreadsheet halen om die vervolgens in een mailing in Word op te nemen, is geen probleem.
Namen en adressen uit een Excel-spreadsheet halen om die vervolgens in een mailing in Word op te nemen, is geen probleem. Het wordt echter al een stuk lastiger als u daar ook foto’s bij wilt …
Stel, u bent voorzitter van een vereniging en beschikt over een pasfotobestand van uw leden. U wilt ze een mailing sturen met de vraag of hun foto nog wel up-to-date is. Een hele klus als u voor elk lid de foto afzonderlijk moet ophalen en invoegen. Het kan echter ook automatisch. In deze workshop tonen we u twee manieren: een wat moeizame, maar gratis methode en een gestroomlijnder aanpak met een commerciële plug-in. Voor we ons specifiek richten op het invoegen van foto’s, tonen we u eerst in een notendop hoe u gewone ‘tekstgegevens’ uit een Excel-spreadsheet ophaalt. Geen verloren moeite, want deze procedure hebt u ook nodig voor beide methodes.
Basisbewerkingen
1. Spreadsheet creëren
Allereerst hebt u natuurlijk een Excel-spreadsheet (xls of xlsx) nodig met de betreffende gegevens. Wij houden het voor ons experimentje eenvoudig: op rij 1 vult u de titels van de kolommen in (zoals Voornaam, Achternaam, Straat + huisnummer, Postcode en Woonplaats), en op de rijen daaronder vult u telkens de bijhorende informatie in. Eventueel benoemt u in deze fase ook al een kolom met de naam Foto en vult u op elke rij de juiste naam in van het bijhorende fotobestand, zonder pad of extensie (zie afbeelding 1).
2. Gegevens ophalen
Over nu naar Word – voor deze workshop gebruiken wij Word 2007, maar alle stappen zijn ook in Word 2003 mogelijk. Start een nieuw document, kies Verzendlijsten, druk in de rubriek Afdruk samenvoegen starten op de gelijknamige knop en kies Stapsgewijze wizard Afdruk samenvoegen. Rechts verschijnt nu het paneel Afdruk samenvoegen. Wij kiezen hier Brieven en klikken onderaan op Volgende, Begindocument. Selecteer Het huidige document gebruiken en klik op Volgende, Adressen selecteren. Laat de optie Een bestaande lijst gebruiken geselecteerd en klik op Bladeren, waar u Excel-bestanden (…) kiest en naar het betreffende xls(x)-bestand bladert. Open dit bestand, laat Blad1$ geselecteerd en laat het vinkje staan bij De eerste rij met gegevens bevat kolomkoppen, en druk op OK. U krijgt een overzicht van de aangetroffen gegevens en u bevestigt met OK.
3. Gegevens weergeven
Klik nu in het rechterpaneel op Volgende, Uw brief schrijven en tik bijvoorbeeld Beste , in. Positioneer uw cursor op de spatie achter Beste en klik in het rechterpaneel op Meer items… waar u het veld Voornaam selecteert en bevestigt met Invoegen en met Sluiten. Eventueel voegt u hier ook nog het veld Achternaam aan toe of nog andere velden. Bent u hiermee klaar, klik in het rechterpaneel dan op Volgende, Briefvoorbeeld (blader met de dubbele pijltjesknoppen door uw bestand om na te gaan of alle gegevens correct worden weergegeven) en op Volgende, Samenvoeging voltooien. Ten slotte kiest u Afzonderlijke brieven bewerken, selecteert u de gewenste records en rondt u af met OK. Het resultaat: voor elk lid een aangepaste brief!
Foto’s: methode 1
4. Foto’s ophalen
Hoe krijgt u nu ook de foto van uw leden in zo’n brief? Daarvoor herhaalt u stappen 1 en 2 en deels ook stap 3 – wacht echter nog even met Volgende, Briefvoorbeeld aanklikken! Plaats nu eerst uw cursor op de locatie waar u de foto wilt hebben. Open vervolgens de tab Invoegen en kies Afbeelding, waarna u een (willekeurige) foto selecteert uit de lijst waarnaar u ook in uw Excel-bestand hebt verwezen. Klik in het venster Afbeelding invoegen echter niet op de knop Invoegen, maar op het kleine pijltje rechts van deze knop. In het uitklapmenu selecteert u vervolgens Koppelen aan bestand. De foto verschijnt in uw document dat u vervolgens opslaat. Let wel, in Word 2007 moet u het document in dit geval opslaan als Word97-2003-document (*.doc)! Dat heeft te maken met een bug in Word 2007.
5. Foto’s weergeven
Druk nu de toetscombinatie ALT + F9 in. De foto verdwijnt en wordt door een veldcode vervangen. In ons document wordt dat bijvoorbeeld {INCLUDE PICTURE “G:\\clubfotos\\keesmoerman.jpg”\*MERGEFORMAT\d}. Markeer met de muis de naam – exclusief de extensie! – van het fotobestand (in ons voorbeeld is dat keesmoerman) en verwijder dat met de Deletetoets. Laat de cursor net voor .jpg staan, klik in het rechterpaneel op Meer items en kies het veld Foto. Bevestig met Invoegen en met Sluiten. De veldcode wordt nu iets als: {INCLUDEPICTURE “G:\\clubfotos\\ {MERGEFIELD”Foto”}.jpg”\*MERGEFORMAT\d}. Druk nu weer op Alt + F9 en in het rechterpaneel op Volgende, Briefvoorbeeld, op Volgende, Samenvoeging voltooien en op Afzonderlijke brieven bewerken. Bevestig met OK. Druk nu meteen op Ctrl + A – zodat de inhoud wordt geselecteerd – en daarna op F9. U zult merken dat de foto’s nu netjes worden aangepast. Mogelijk moet u nog handmatig de gewenste grootte van de afbeeldingen instellen.
Foto’s: methode 2
6. Plug-in installeren
Vindt u deze procedure iets te omslachtig, dan kunt u het zich ook makkelijker maken. U hebt er dan wel een plug-in voor nodig en u vindt hiervan een gratis proefversie – voor Word 2002 tot en met 2007 – op www.onmerge.com/Demo.html (functioneel functioneel gedurende 15 dagen, daarna betaalt u 59,99 euro). De proefversie is wel beperkt tot het samenvoegen van maximaal 3 pagina’s per keer. Haal het zip-bestand op (3,48MB), pak het uit en installeer de tool door het bijhorende exebestand op te starten en de (eenvoudige) instructies van de Setup Wizard te volgen. Start vervolgens Word op met een nieuw document. Hier opent u dan de tab Verzendlijsten waar u een nieuwe knop ziet: On-Merge Images. Is dat toch niet het geval, druk dan op de ronde Office-knop, klik op Opties voor Word en ga naar de rubriek Invoegtoepassingen. Klik op het pijltje bij Beheren en kies Uitgeschakelde items. Druk op de Start-knop, selecteer OnMerge Images en bevestig met inschakelen en herstart Word.
7. Foto’s ophalen en weergeven
We grijpen nu even terug naar de procedure in stappen 1, 2 en 3 (tot net voor Volgende, briefvoorbeeld). Bent u hiermee klaar, plaats dan de cursor op de positie waar u de foto wil invoegen. Vervolgens opent u de tab Verzendlijsten en drukt u op de knop OnMerge Images. Het dialoogvenster van de plug-in verschijnt. Zorg dat hier de tab File Names is geopend en druk dan op de knop Browse. Navigeer naar de map die de foto’s bevat waarnaar u verwezen hebt in het Excel-bestand (in ons voorbeeld is dat de map G:\clubfotos) en bevestig met OK. In de kolom Type of name part selecteert u nu Merge Database (in plaats van de standaardkeuze Text), waarna u in de kolom Template for ALL records het Excel-veld kiest dat naar uw foto’s verwijst (in ons voorbeeld: Foto). Bevestig met OK: als alles goed is, verschijnt nu de eerste foto in uw document. Desnoods past u eerst nog de grootte van de afbeelding aan door die met de rechteronderhoek te verslepen. Ten slotte werkt u in het rechterpaneel de resterende stappen (4, 5 en 6) van de wizard Afdruk Samenvoegen af. Uw brief kan op de bus!
Deze workshop komt uit Computer Idee nummer 20, jaargang 2010.