Slim navigeren in Word en Excel

Wie vaak werkt met Word en Excel bespaart veel tijd door efficiënter te navigeren in lange documenten. Dat kan op verschillende manieren en versnelt het werk aanzienlijk!

Gebruik sneltoetsen...

De meeste programma's baseren zich op een computeromgeving met een muis. Logisch, want veruit de meeste computeraars gebruiken voor de navigatie dit aanwijsapparaat. Toch is dat eigenaardig, want met het toetsenbord navigeert u veel sneller. Elke keer dat u het toetsenbord loslaat om een programma met de muis te bedienen, bent u enkele seconden kwijt. Een simpel voorbeeld: u hebt een tekst getypt en wilt een bepaalde term cursief markeren. U laat het toetsenbord los om met de muis een tekstgedeelte te selecteren. Vervolgens klikt u in de menubalk op de knop Cursief. Daarna zet u de cursor weer op de goede plaats, voordat u verder gaat met typen.

...want dat is sneller!

Het kan ook anders. Terwijl u bezig bent met typen, drukt u op het toetsenbord de combinatie Ctrl + I. U typt nu een tekstgedeelte cursief. Gebruik de combinatie opnieuw om weer normaal te typen. Dit is een eenvoudig voorbeeld, maar nagenoeg alle handelingen kunt u via het toetsenbord uitvoeren. Het probleem bij veel computergebruikers is dat een jarenlange gewoonte moet worden doorbroken.

Navigatie- en selectietoetsen

Met behulp van het toetsenbord navigeert u eenvoudig binnen tekstdocumenten. Met de toetsen Home en End plaatst u de cursor aan het begin of aan het einde van een regel. Voegt u hier de toets Ctrl aan toe, dan plaatst u de cursor aan het begin of einde van een document. Via Ctrl in combinatie met de linker- of rechterpijltjestoets, verplaatst de cursor telkens een woord. Gebruikt u Ctrl in combinatie met de pijltjestoets omhoog en omlaag, dan wisselt u tussen alinea's. Via Page Up en Page Down navigeert u telkens een scherm (dus niet een pagina, zoals de naam doet vermoeden) naar boven of naar beneden in het document. Voeg hier de toets Ctrl aan toe om wel een pagina naar boven of naar beneden te navigeren. Word zet bij deze handeling de cursor bovenaan de pagina. Wilt u naar een specifieke pagina in het document? Gebruik dan Ctrl + G en type het paginanummer in. Met Shift + F5 zet u de cursor terug naar de vorige positie. De verschillende opties in de menubalk bereikt u met Alt en de pijltjestoetsen.

Sneller opmaken

Wilt u een tekst opmaken? Dan zult u eerst een tekstgedeelte moeten selecteren. Ook dat kan natuurlijk via het toetsenbord. Het hele tekstdocument selecteert u met Ctrl + A en een alinea met Ctrl + Shift + pijltjestoets omhoog of omlaag. Een woord selecteert u via Ctrl + Shift + pijltjestoets links of rechts. Nadat u een tekstgedeelte selecteert, kunt u de tekst opmaken. Dit gaat met sneltoetsen zoals: Ctrl + B (vet), Ctrl + I (cursief), Ctrl + U (onderstreept) en Ctrl + Shift + F (lettertype wijzigen).

Handige navigatieopties

Door herkenbare visuele stijlen in het tekstdocument aan te brengen, maakt u het voor uw lezers gemakkelijker te begrijpen hoe een tekst is georganiseerd. Bovendien helpt het u door lange tekstdocumenten te navigeren. Het enige dat u hoeft te doen, is stijlen toevoegen aan uw document bij iedere kop, paragraaf en eventueel subparagraaf. Ook bij bestaande tekstdocumenten die stijlen bevatten, navigeert u gemakkelijk. Ga in een tekstdocument dat reeds stijlen bevat naar Beeld en Documentstructuur (in Word 2007 vinkt u Documentstructuur aan). Er verschijnt een overzicht van alle hoofdstukken en paragrafen. Als u op bijvoorbeeld een willekeurige paragraaf klikt, toont Word direct de desbetreffende pagina. Via Beeld en Miniaturen kunt u er ook voor kiezen om alle pagina's in miniatuur weer te geven.

We zetten de joker in!

Zoekt u een bepaald woord in een document? Gebruik dan de sneltoets Ctrl + F en typ het woord dat u zoekt. Druk op Enter en het betreffende woord is geselecteerd. Als u weer op Enter drukt, selecteert Word het tweede woord (mits het woord meerdere keren voorkomt). U kunt er ook voor kiezen om jokertekens te gebruiken als u niet precies weet wat de juiste spelling van een woord is. Een voorbeeld: u twijfelt even of het oktober of october moet zijn. In het venster typt u o*tober en u klikt op de knop Meer. Vervolgens zet u een vinkje voor Jokertekens gebruiken en klikt u op Volgende zoeken. Of er nou oktober of october in het document staat, door het jokerteken zal Word beide vinden.

Ook handig: bladwijzers

U kunt ook bladwijzers aan het document toevoegen, waardoor u op een later moment specifieke informatie gemakkelijk terugvindt. U zet de cursor op de juiste plaats en gaat naar Invoegen en Bladwijzer. U geeft de bladwijzer een naam en kiest voor Toevoegen. Snel naar een bladwijzer navigeren gaat nu gemakkelijk. Gebruik de sneltoets Ctrl + G en voer de naam in van de bladwijzer. Druk tot slot op Enter.

Excelleren in Excel

Doordat er veel verschil bestaat tussen een tekstverwerker en een spreadsheetprogramma, gedragen sommige toetsenbordcombinaties zich anders in Excel. Zo wisselt u met Ctrl + Page Up/Down tussen werkbladen en met Shift + F11 opent u een nieuw werkblad. Met Ctrl + Spatie selecteert u een kolom en via Shift + Spatie selecteert u een rij. In Excel kunt u cellen of groepen cellen markeren, zodat u ze gemakkelijk terugvindt. U selecteert eerst een cel of een groep cellen die u op een later moment wilt terugvinden. In Excel 2003 gaat u dan naar Invoegen, Naam en Definiëren. Vervolgens bedenkt u een naam voor de selectie en bevestigt u met Enter. In Excel 2007 vindt u dit dialoogvenster via Formules en Naam bepalen. Door de sneltoets Ctrl + G te gebruiken en de naam in te voeren, navigeert u eenvoudig in spreadsheets.

Speciaal voor Word

Met onderstaande navigatie- en selectietoetsen bespaart u veel tijd:

Dit artikel komt uit Computer Idee nummer 10, jaargang 2009.