Automatische opmaak in Excel
Het nadeel aan tabellen is dat u alle cijfertjes moet lezen om ze juist te interpreteren. Maar dankzij de voorwaardelijke opmaak kunt u toch in één oogopslag uw conclusies trekken.
1. Kleurenschalen
Voor de automatische of voorwaardelijke opmaak baseert Excel zich op de inhoud van de cellen. Aan de hand van voorwaarden die het programma zelf stelt, of die u vooraf hebt opgegeven, krijgt de inhoud van de cellen vorm. In dit voorbeeld gaan we uit van de resultaten van een zeeviswedstrijd. De tabel toont de persoonlijke score van de deelnemers over drie maanden, met daarna een gemiddelde en een totaalscore.
Om te beginnen selecteert u de individuele score van alle deelnemers gedurende drie maanden. In het Lint zoekt u onder het tabblad Start de knop Voorwaardelijke opmaak. Daar klikt u op Kleurenschalen. Met zo’n kleurschaal tovert Excel in de verschillende cellen een kleurovergang die volgens een duidelijke logica is samengesteld: hoe groener het vak, hoe hoger de score bijvoorbeeld, en hoe roder het vak, hoe lager.
2. Pictogrammenseries
In plaats van kleurschakeringen kunt u net zo goed de zogenaamde Pictogrammenseries gebruiken. Excel analyseert autonoom de waarden die u hebt geselecteerd, en op basis van de selectie kent het gekleurde bollen toe (rood, geel, groen), of zoals hier pijlen. De groene opwaartse pijl wordt gebruikt voor de hoogste waarden, de rode neerwaartse pijl voor de laagste waarden. Wat daar tussenhangt, wordt weergegeven in een gele schuin opwaartse of schuin neerwaartse pijl. In één oogopslag ziet u dus wie het goed heeft gedaan. Wilt u het iets zakelijker houden, dan kunt u in plaats van pijlen ook kleine grafiekjes gebruiken.
3. Markeringsregels
Op dit moment hebt u zelf nog geen voorwaarden of regels ingevoerd; Excel bepaalt zelf welke cellen kleurtjes of pictogrammen krijgen. Gebruik onder de knop Voorwaardelijke opmaak de opdracht Markeringsregels voor cellen. Hier kunt u in eerste instantie kiezen uit zeven voorwaarderegels: Groter dan, Kleiner dan, Tussen, Gelijk aan, Tekst met, Een datum op of in, Dubbele waarden. Wilt u nog andere regels toepassen, dan klikt u op Meer Regels. Daardoor komt u in een venster waar u nieuwe opmaakregels kan vastleggen. Wilt u bijvoorbeeld alle gemiddelden markeren die hoger liggen dan 70, dan gebruikt u het venster Groter dan, waar u markeringswaarde (70) ingeeft en daarachter aanduidt hoe die cellen er moeten uitzien. Klik op OK om te bevestigen.