Backup voor Outlook 2007
Gebruikt u Outlook voor bijhouden van uw contactpersonen, e-mail en andere gegevens? Microsoft biedt een gratis hulpprogramma om hiervan eenvoudig backups te maken. Het inschakelen van dit programma is in Outlook 2007 echter niet zo eenvoudig.
Gebruikt u Outlook voor bijhouden van uw contactpersonen, e-mail en andere gegevens? Microsoft biedt een gratis hulpprogramma om hiervan eenvoudig backups te maken. Het inschakelen van dit programma is in Outlook 2007 echter niet zo eenvoudig.
Stap 1
Ga naar tinyurl.com/cid-outlook en download het programma Invoegtoepassing voor Outlook 2007/ 2003/2002: Backup van persoonlijke mappen. Het bestand pfbackup.exe bewaart u bijvoorbeeld tijdelijk op het Bureaublad of in de map Downloads van Windows Vista.
Stap 2
Sluit Outlook af en dubbelklik daarna op het gedownloade bestand. De installatie stelt niet zo veel voor en is een kwestie van een paar keer op Volgende en tot slot op Voltooien klikken. Tussendoor moet u nog wel even een keuzerondje selecteren om de licentie te accepteren en op Doorgaan klikken als Gebruikersaccountbeheer verschijnt. Maar installeren alleen is voor Outlook 2007 niet genoeg.
Stap 3
Start Outlook 2007. Open het menu Extra en kies Vertrouwenscentrum. Selecteer in het gelijknamige dialoogvenster de categorie Invoegtoepassingen. U ziet dan een lijst van alle invoegtoepassingen. Blijkbaar vertrouwt Office 2007 de eigen invoegtoepassing van Microsoft niet, want het hulpprogramma dat u zojuist hebt geïnstalleerd, ontbreekt nog in de lijst. Controleer of de vervolgkeuzelijst Beheren, onder in het dialoogvenster, is ingesteld op COM-invoegtoepassingen. Klik vervolgens naast die keuzelijst op de knop Start.
Stap 4
In het dialoogvenster COM-invoegtoepassingen kunt u zelf een invoegtoepassing toevoegen. Klik op de knop Toevoegen en blader naar het benodigde bestand. Dat is tijdens de installatie (stap 2) op uw pc bewaard als outbak.dll. Ga naar de map C:\Program Files\ Microsoft Office\Office 12\Invoegtoepassingen\. Als u het bestand ziet, gaat u door naar stap 6.
Stap 5
Als u het bestand niet in de aangegeven map ziet, kunt u er naar zoeken met de zoekfunctie van Windows. Laat het dialoogvenster Invoegtoepassing toevoegen geopend. Open het startmenu, typ outbak.dll en druk op de Entertoets. Markeer bij de opties voor geavanceerd zoeken het selectievakje Inclusief niet-geïndexeerde, verborgen en systeembestanden. Stel als Locatie de lokale vaste schijven in en klik op Zoeken. N.B.: Het kan lang duren voordat het bestand gevonden wordt. Sleep het gevonden bestand vanuit het zoekvenster naar het dialoogvenster Invoegtoepassing toevoegen.
Stap 6
Selecteer het bestand outbak.dll en klik op OK. Het wordt dan toegevoegd aan de lijst met beschikbare invoegtoepassingen en meteen geactiveerd. Sluit het dialoogvenster COM-invoegtoepassingen en het vertrouwenscentrum met de knop OK.
Stap 7
De eerstvolgende keer dat u Outlook afsluit of zodra u de nieuwe menuopdracht Reservekopie in het menu Bestand kiest, verschijnt het dialoogvenster Outlook- reservekopie van persoonlijke mappen. Klik op de knop Opties om de instellingen te controleren en eventueel aan te passen.
Stap 8
Selecteer in ieder geval het bovenste vakje, anders worden er geen backups gemaakt. Stel verder in hoe vaak de backup moet worden gemaakt. De standaardfrequentie is om de zeven dagen, maar u kunt dit naar wens aanpassen. Vink onder Reservekopiebestanden alle bestanden aan waarvan u een backup wilt. Als u meerdere e-mailaccounts hebt, gebruikt Outlook namelijk voor elk account een afzonderlijk bestand. Ook het bestand met de archiefmappen, waar Outlook oude gegevens in bewaart, moet u afzonderlijk aanvinken. Als u op een regel klikt, kunt u eventueel de bestandslocatie voor de backup wijzigen, met de knop Bladeren. Voor alle veiligheid kunt u de backup het beste op een andere partitie, of zelfs op een andere schijf plaatsen dan het origineel. Klik op OK als u klaar bent met het instellen van de opties.
Stap 9
Klik op Reservekopie opslaan om de backup te laten maken. Afhankelijk van de snelheid van uw computer, ziet u een berichtvenster terwijl het gegevensbestand wordt gekopieerd. De backups komen terecht op de locatie die bij de opties is ingesteld. Steeds als het ingestelde aantal dagen is verstreken, herinnert Outlook u eraan dat een nieuwe backup gemaakt moet worden. Die herinnering verschijnt pas als u Outlook afsluit, dus niet als u het programma laat openstaan en steeds de slaapstand gebruikt! Maar waarschijnlijk zult u af en toe toch Outlook afsluiten of de pc opnieuw opstarten, als is het maar voor een of andere update.
Stap 10
Items uit de reservekopie terugzetten kan op verschillende manieren. Als u een of meer per ongeluk verwijderde items terug wilt zetten, kiest u Bestand, Reservekopie. Klik op Reservekopie openen om de backup te openen. Die verschijnt in de mappenlijst als Persoonlijke mappen, maar heeft hetzelfde pictogram als archiefmappen (zie afbeelding). Kopieer hieruit vervolgens de gewenste items. Om een of meer mappen terug te zetten, kiest u Bestand, Importeren en exporteren. Selecteer de optie Gegevens uit een ander programma of bestand importeren, daarna het bestandstype Bestand met persoonlijke mappen en volg verder de aanwijzingen op. In het ergste geval, bij een beschadigd gegevensbestand of opnieuw installeren van uw systeem, kunt u het hele .pst-bestand terugzetten. Als Outlook opnieuw geïnstalleerd moet worden, doet u dat eerst. Zorg ervoor dat Outlook afgesloten is en kopieer de backup naar de locatie voor de gegevensbestanden. Geef het huidige gegevensbestand een andere naam en geef daarna de reservekopie de oorspronkelijke naam van dit bestand.
Deze workshop komt uit Computer Idee nummer 14, jaargang 2009.