Gebruik Documentstructuur in Word
Aanpassen, bewerken en navigeren door lange documenten kan soms meer problemen veroorzaken dan u lief is. U kunt makkelijk de weg kwijtraken, of belangrijke stukken tekst over het hoofd zien. Ook kunt u per ongeluk in een heel verkeerd deel tekst gaan aanpassen.
Gebruik Documentstructuur in Word
Aanpassen, bewerken en navigeren door lange documenten kan soms meer problemen veroorzaken dan u lief is. U kunt makkelijk de weg kwijtraken, of belangrijke stukken tekst over het hoofd zien. Ook kunt u per ongeluk in een heel verkeerd deel tekst gaan aanpassen. Om deze problemen te voorkomen kunt u gebruik maken van de functie Documentstructuur, in ieder geval beschikbaar vanaf Word versie 2002 (XP). Het doet precies wat de omschrijving inhoudt: de structuur en opbouw van een document zichtbaar maken zodat u snel datgene vindt wat u zoekt. Er wordt daarbij gebruik gemaakt van koppen en tussenkoppen voor snelle navigatie, dus het is wel zaak dat uw document koppen en tussenkoppen bevat. In deze workshop leert u dan ook hoe koppen en tussenkoppen te maken alsmede hoe u daarna Documentstructuur gebruikt.
Stap 1
[afbeelding0]Zodra u de optie Documentstructuur in het menu Beeld hebt aangeklikt gaat Word op zoek naar opmaakprofielen van koppen en tussenkoppen. Als u deze nog niet hebt ingesteld kunt u deze eenvoudig toevoegen. Klik daarvoor op de knop Stijlen en opmaak (1), waarna u aan de rechterkant een overzicht van de verschillende opmaakstijlen krijgt. Selecteer een kop in de tekst en klik vervolgens op een van de Kopprofielen, bijvoorbeeld Kop 1 voor de hoofdstuktitel, Kop 2 voor een paragraaftitel en Kop 3 voor een tussenkop. Op die manier kunt u uw hele document van de juiste kopprofielen voorzien.
Stap 2
[afbeelding0]Een alternatieve methode om koppen te markeren is door deze te voorzien van een overzichtsniveaumarkering. Selecteer daarvoor allereerst een kop en klik daarna in het menu Opmaak op Alinea. Op het tabblad Inspringen en afstand vindt u in het selectiemenu achter Overzichtsniveau diverse niveaus. Niveau 1 is bedoeld voor hoofdkoppen, Niveau 2 voor (bijvoorbeeld) paragraafkoppen en Niveau 3 (eveneens bijvoorbeeld) voor tussenkoppen. Klik na het maken van uw keuze op OK om het dialoogvenster te sluiten en de geselecteerde kop van het gewenste niveau te voorzien.
Stap 3
[afbeelding0]Hebt u uw document eenmaal voorzien van de juiste kopprofielen, dan kunt u de optie Documentstructuur inschakelen. Klik daarvoor in het menu Beeld op Documentstructuur. In een nieuw paneel aan de linkerkant van uw document ziet u nu een overzicht van uw document, bestaande uit koppen, tussenkoppen enzovoorts. Navigeren werkt op min of meer vergelijkbare wijze als in de Windows Verkenner, door op + of – tekens voor een item te klikken vouwt u een boomstructuur open of sluit u deze juist.
Stap 4
[afbeelding0]Door het document navigeren is nu wel héél makkelijk geworden: klik simpelweg op een van de items uit de lijst in de linkerkolom en u springt meteen naar het bewuste onderdeel in uw tekst. De cursor komt daarbij aan het begin van de geselecteerde (sub)kop te staan. Bovendien wordt de geselecteerde (sub)kop in het paneel Documentstructuur gemarkeerd zodat u precies kunt zien in wélk onderdeel van uw document u aan het lezen of bewerken bent. Mocht het structuurpaneel te veel ruimte in beslag nemen, dan kunt u het wat smaller slepen met uw muis. Houd uw muis daarvoor boven de scheidingslijn tot de muiscursor verandert. Klik dan op uw linkermuisknop, hou deze ingedrukt en sleep naar links voor een smaller paneel en naar rechts voor een breder. Laat daarna de muisknop weer los.
Stap 5
[afbeelding0]Vindt u dat er wat te veel koppen en subkoppen in de structuurlijst staan, dan kunt u de zaak beperken tot (bijvoorbeeld) alleen koppen van een bepaald niveau. Klik daarvoor op een plus- of mintekentje voor een van de items in de lijst. Kiest u het allerhoogste uitvouwteken, dan heeft uw keuze betrekking op álle onderliggende structuren. Stel dat u bijvoorbeeld alleen koppen van Niveau 2 wilt zien (in ons voorbeeld zijn de artikelkoppen in de nieuwsbrief), dan klikt u met uw rechtermuisknop op het bovenste uitvouw/samenvouwteken. Selecteer vervolgens in het geopende submenu de optie Kop 2 weergeven, waarna alleen de artikelkoppen zichtbaar zijn in de structuurlijst.
Stap 6
[afbeelding0]In sommige gevallen raakt de optie Documentstructuur een beetje de weg kwijt. Dat is herkenbaar aan het feit dat het paneel aan de linkerkant leeg blijft, of dat bepaalde koppen missen. In dat geval is er iets mis gegaan met het herkennen van de opmaakprofielen of bent u er een of meer vergeten. Controleer in het geval van missende onderdelen altijd even of een betreffend opmaakprofiel op een kop aanwezig is en/of pas deze even opnieuw toe. Als noodgreep kunt u tot slot ook gebruik maken van de optie AutoOpmaak in het menu Opmaak, eventueel missende opmaakprofielen worden daarmee alsnog snel toegevoegd.