Gegevens samenvoegen in Office 2007: verzendlijsten
Stel het versturen van ansichtkaarten niet uit tot de laatste dag van uw vakantie. Maak het uzelf gemakkelijk met adresetiketten die u op uw kaarten plakt. Misschien dat ze dit jaar dan eens arriveren voordat u zelf terug bent.
Stel het versturen van ansichtkaarten niet uit tot de laatste dag van uw vakantie. Maak het uzelf gemakkelijk met adresetiketten die u op uw kaarten plakt. Misschien dat ze dit jaar dan eens arriveren voordat u zelf terug bent.
Stap 1
We maken bij deze workshop gebruik van Office 2007. Het samenvoegen van gegevens uit Excel met Word gaat anders dan in oudere versies, hoewel de oude methode nog wel verstopt zit in Office 2007 (zie kader). We gebruiken een adressenlijst die in Excel 2007 wordt bijgehouden. Als u zo'n lijst nog niet hebt, is dit een mooi moment om ermee te beginnen. Dan hebt u meteen een adressenlijst voor Kerstmis en andere gelegenheden. Zet alle namen, adressen enzovoort onder elkaar in kolommen. Het is handig om op de eerste rij kolomnamen te typen. Bent u dat vergeten? Rechtsklik dan op het cijfer 1 naast de bovenste rij en kies Invoegen in het snelmenu. Bewaar de adressenlijst als u klaar bent en sluit Excel.
Stap 2
Als met Excel een adressenlijst is gemaakt, kunt u Word starten. Sluit wel eerst het Excel-bestand voordat u verder gaat. Begin met het lege document dat Word automatisch bij het starten maakt, of druk op de toetsencombinatie Ctrl + N om er zelf een te maken. Voor het samenvoegen van gegevens gebruikt u het tabblad Verzendlijsten. Klik in het nieuwe lint van Office 2007 op de tab Verzendlijsten om hier naar toe te gaan. Klik daarna op Afdruk samenvoegen starten en kies Etiketten.
Stap 3
Geef in het dialoogvenster Opties aan wat voor etiketten u gebruikt. Kijk of u het merk en type dat op de verpakking staat, terugvindt in de keuzelijsten Etiketproducent en Productnummer. In dat geval selecteert u ze en kunt u met de knop OK meteen door naar Stap 6 Helaas is de kans daarop niet erg groot en zo ongeveer nul als u een huismerk etiketten hebt aangeschaft van de supermarkt of computerwinkel.
Stap 4
Probeer om etiketten te vinden die een beetje lijken op wat u hebt. Kijk onder het kopje Etiketgegevens of de Hoogte en Breedte ongeveer kloppen en klik op de knop Details om te zien hoeveel etiketten er verticaal en horizontaal op een vel zitten. De te beter het klopt, des te minder u hoeft aan te passen bij de volgende stap. Tijdens het zoeken kunt u van geschikte kandidaten de producenten en productnummers noteren. Ga door totdat u een product hebt gevonden dat lijkt op uw etiketvellen of totdat u geen zin meer hebt om verder te zoeken.
Stap 5
Selecteer het meest geschikte standaardetiket en klik op de knop Nieuw om dit etiket aan te passen. Typ om te beginnen in het vak Etiketnaam een geschikte naam, bijvoorbeeld het merk en type dat op de verpakking staat. Vergeet niet om de paginagrootte in te stellen op A4, als er een verkeerd formaat als Letter staat! Nu moet u toch echt een liniaal erbij pakken. Meet de afstanden die in de afbeelding zijn weergegeven en vul ze in de gelijknamige invoervakken in. Let op dat u centimeters (cm) en millimeters (mm) niet door elkaar haalt. Als alles klopt, klikt u op OK om de instellingen voor uw eigen etiketvel te bewaren. Word kiest nu automatisch bij Etiketproducten de optie Overige/aangepast, waar al uw eigen etiketten terug te vinden zijn. Voortaan kunt u meteen die optie kiezen, het gewenste etiket selecteren en op OK klikken. De liniaal kan weer in een la verdwijnen.
Stap 6
Klik nu in het lint op Adressen selecteren en kies Bestaande lijst gebruiken. Blader naar de adressenlijst die u hebt bewaard. Als u dit Excel-bestand selecteert en op Openen klikt, verschijnt het venster Tabel selecteren. Normaliter kunt u meteen op OK klikken om de gegevens op het eerste werkblad te gebruiken. Als u zelf om de een of andere reden Blad2 of een ander werkblad hebt gebruikt, moet u dat eerst selecteren. Nadat de tabel met gegevens is gekozen, verschijnt op alle etiketten de verwijzing Volgende record.
Stap 7
Op het eerste etiket geeft u aan welke samenvoegvelden, oftewel welke gegevens, u uit de adressenlijst wilt overnemen. Klik op het pijltje naast Samenvoegvelden weergeven (niet op de tekst) en kies een veld om het in te voeren. Nu is het handig dat u kolomnamen hebt gebruikt in Excel, want die titels kunt u gebruiken om de juiste velden te kiezen. Typ met de spatiebalk en de Enter- toets spaties en regeleinden tussen de velden waar dat nodig is. Typ twee spaties tussen de postcode en woonplaats om de sorteermachines een beetje te helpen. Een voorbeeld van het eindresultaat ziet u in de volgende afbeelding. Klik als u klaar bent op de knop Etiketten bijwerken, rechts van het pijltje. De indeling wordt dan overgenomen op de andere etiketten.
Stap 8
Als u ansichtkaarten stuurt vanuit het buitenland, moet er natuurlijk nog iets op de etiketten staan; dat de kaarten naar het thuisfront in Nederland moeten. In onze adressenlijst ontbreekt een kolom voor het land. Gelukkig kunnen we een vaste tekst op het eerste etiket typen en daarna klikken op Etiketten bijwerken. De tekst wordt dan op alle etiketten overgenomen. In het voorbeeld hebben we een regel toegevoegd onder het adres en daarop the Netherlands getypt. Als u Holland gebruikt zal de kaart ook wel aankomen of zelfs sneller, maar misschien gaat dat in tegen uw provinciale trots... En dan leren ze in het buitenland nooit dat ons land meer is dan dat.