Kop- en voetteksten in Word

Kop- en voetteksten in Word

Kop- en voetteksten vindt u respectievelijk helemaal boven of onder aan een pagina. U treft daar bijvoorbeeld een boektitel, hoofdstuknaam, paginanummer of een datum aan. Behalve dat zoiets professioneel oogt haalt u er ook in één oogopslag nuttige informatie uit. En mocht u eens een stapel papier uit uw handen laten vallen waarna kleuterlief ermee aan de haal gaat, dan zijn genummerde pagina’s heus een stuk makkelijker op volgorde te leggen dan ongenummerde. Heeft een document een datum dan weet u precies wanneer het gemaakt is en of er inmiddels wellicht alweer een nieuwere versie is. Al deze toevoegingen automatiseert u in de kop- en voettekst. In deze workshop leert u hoe u eenvoudige kop- en voetteksten in Microsoft Word maakt, inclusief hoe een en ander in te stellen alvorens u aan het schrijven van uw document begint. Houd daarbij in de gaten dat de laatste paar stappen wat gecompliceerder zijn.

Stap 1

[afbeelding0]Voordat U überhaupt aan de slag gaat met het plaatsen van kop- en voetteksten is het zaak om te controleren of uw tekst op de juiste manier over de pagina’s verdeeld is. Veel mensen hebben de neiging om aan het eind van bijvoorbeeld een hoofdstuk net zo vaak als nodig op Enter te drukken tot ze bij een nieuwe pagina zijn aanbeland om een nieuw hoofdstuk te beginnen. Fout! Uw document oogt nu wel keurig opgemaakt, maar als u ergens in een hoofdstuk een nieuwe alinea of een paar zinnen toevoegt, verschuift alles erna ook een paar regels. Gevolg: van uw mooie pagina-indeling is helemaal niets meer over! Hebt u ook zo’n ‘geEnterd’ document geproduceerd, verwijder dan al deze lege regels aan het eind van een pagina zo snel mogelijk. Selecteer ze bijvoorbeeld met uw muis en druk daarna op Delete. Plaats de muisaanwijzer dan aan het begin van de tekst die u beslist op een nieuwe pagina wilt laten beginnen (bijvoorbeeld een hoofdstuktitel) en klik in het menu Invoegen op Eindemarkering. In het dialoogvenster dat daarop opent selecteert u de optie Pagina-einde waarna u op OK klikt. Als alternatief kunt u ook op de sneltoets Ctrl + Enter drukken.

Stap 2

[afbeelding0]Om een kop- of voettekst in te voegen,klikt u in het menu Beeld op Koptekst en voettekst. U krijgt daarmee de beschikking over een gelijknamige (zwevende) werkbalk die boven de huidige geopende pagina ligt. Bovendien verschijnt er helemaal boven aan uw pagina een met stippellijnen omkaderd blok met de titel Koptekst,keurig met een knipperende aanwijzer erin. In de werkbalk vindt u knoppen om te schakelen van kop- naar voettekst, maar ook kunnen er verschillende voorgebakken zaken ingevoegd worden. Typ eerst eens uw eigen koptekst, bijvoorbeeld een hoofdstuktitel. U kunt deze tekst net als altijd opmaken, bijvoorbeeld schuinzetten of vetdrukken.

Stap 3

[afbeelding0]Sluit de werkbalk koptekst en voettekst en klik vervolgens in het menu Bestand op Afdrukvoorbeeld, waarna u de pagina (of pagina’s) krijgt te zien zoals ze straks uit de printer rolt. U ziet ook dat de net ingevoegde koptekst op alle pagina’s in uw document is te zien. Daarbij ontstaat wel een klein schoonheidsprobleem: de koptekst is links uitgelijnd. Dat is prima voor de linkerpagina’s, maar wat minder geslaagd voor de rechterpagina’s. Gaat u uw document bijvoorbeeld inbinden, dan wordt uw mooie koptekst wat weggedrukt tegen de middenlijn. Bovendien oogt het gewoon wat minder mooi. Sluit het venster Afdrukvoorbeeld door op de knop Sluiten te klikken.Weer terug in het hoofdvenster van Word klikt u in het menu Beeld wederom op Koptekst en voettekst. Klik in de daarbij behorende werkbalk op de knop Pagina-instelling, precies in het midden.

Stap 4

[afbeelding0]Klik in het dialoogvenster Paginainstelling op het tabblad Indeling. Onder het kopje Kop- en voetteksten schakelt u het selectievakje voor de optie Even en oneven verschillend in. De voorbeeldpagina rechts onder in het venster verandert nu in twee tegenover elkaar liggende voorbeeldpagina’s. Klik op OK,waarna u weer terugkeert naar uw pagina met koptekst. Het desbetreffende deel van de pagina is nu voorzien van het kopje Koptekst even pagina of Koptekst oneven pagina. De oneven pagina’s zijn na inbinden meestal aan de rechterkant te vinden, dus scroll naar een oneven pagina in uw document. Klik daar helemaal aan het begin van de koptekst en druk vervolgens twee maal op de toets Tab om de koptekst rechts uit te lijnen.

Stap 5

[afbeelding0]Klik op de knop Volgende weergeven (1) op de werkbalk Koptekst en voettekst, waarna u het koptekstveld van de volgende, even, pagina te zien krijgt. Dit veld is nog leeg,dus aan u de taak om daar (opnieuw) een koptekst in te kloppen. Dit is waarschijnlijk dezelfde tekst als op de oneven pagina’s, maar nu is de koptekst links uitgelijnd. Klik nu op de knop Koptekst of voettekst (2) waarna u naar het voettekstveld op de huidige (in dit geval even) pagina gaat.

Stap 6

[afbeelding0]Net als de kopteksten worden even en oneven voettekstvelden op even en oneven pagina’s verschillend genoemd. In dit geval gaat het om een linksgeoriënteerde pagina, wat betekent dat links uitlijnen prima is. Typ een voettekst en druk vervolgens één keer op de tab-toets. Klik op de knop paginanummer invoegen. Als het goed is wordt uw pagina nu van een keurig in het midden staand paginanummer voorzien, áchter de net getypte voettekst.

Stap 7

[afbeelding0]Word beschikt over een lijstje met veelgebruikte kopen voetteksten. Klik daarvoor op de knop Auto- Tekst-fragment invoegen, waarna u uit een aantal handige opties kunt kiezen. U kunt bijvoorbeeld in een voettekstveld razendsnel de auteursnaam, paginanummers en datum in laten voegen door de optie Auteur, pagina, datum te kiezen. Daarbij geldt wel dat u de juiste gebruikersnaam in Word tijdens de installatie moet hebben ingesteld om ook daadwerkelijk uw eigen naam te zien verschijnen. Met de Tab-toets lijnt u ingevoegde AutoTeksten uit. Datum- en tijdvelden zijn ook in te voegen met de daarvoor aanwezige knoppen op de werkbalk Koptekst en voettekst.

Stap 8

[afbeelding0]Bij paginanummering is het niet altijd zo dat de eerste pagina ook daadwerkelijk nummer ‘1’is, waarna de zaak chronologisch en ononderbroken doornummert tot aan het eind van een document. De eerste pagina van een scriptie of boek ziet er vaak totaal anders uit dan de rest van de pagina’s. Ze hebben een andere kopof voettekst (of helemaal geen!) en over het algemeen zeker geen paginanummer. Gelukkig is een alternatieve nummering in Word makkelijk te regelen. Klik ergens op de eerste pagina en daarna weer op de knop Paginainstelling in het midden van de werkbalk Koptekst en voettekst. Op het tabblad Indeling in het inmiddels verschenen dialoogvenster schakelt u het selectievakje voor de optie Eerste pagina afwijkend in en klik op OK. U kunt de koptekst- en voettekstvelden op deze eerste pagina nu helemaal leeg laten of voorzien van alternatieve teksten.

Stap 9

[afbeelding0]Een ander voorbeeld van alternatieve paginanummering is wanneer uw document een bijlage bevat. Dergelijke bijlagen zien er mooier uit met een nummering bestaande uit Romeinse cijfers, wat bovendien hun herkenbaarheid vergroot. Dit kan geregeld worden, maar u moet dan wel de pagina-eindemarkering tussen de laatste pagina van uw gewone document en de bijlage vervangen door een sectie-einde. Klinkt ingewikkeld, maar valt reuze mee. Verwijder allereerst de paginascheidingsmarkering door de aanwijzer helemaal aan het begin van de tekst van uw bijlage te plaatsen en op de Backspace-knop te drukken. Klik dan in het menu Invoegen op Eindemarkering en selecteer in het gelijknamige venster onder het kopje Type sectie-einde de optie Volgende pagina en klik op OK.

Stap 10

[afbeelding0]Klik in het menu beeld weer op Koptekst en voettekst en daarna in de bijbehorende werkbalk eerst op de knop Koptekst of voettekst (1). In het voettekstveld drukt u één keer op de Tab-toets en klikt u dan op de knop Paginanummer invoegen (2). Klik vervolgens op de knop Paginanummer opmaken (3) waarna u in het dialoogvenster Opmaak paginanummer in het selectiemenu achter Nummering kiest voor de optie I, II, III. Selecteer vervolgens onder het kopje Opmaak paginanummer de optie Beginnen bij en controleer of daar I is ingesteld. Klik tot slot op OK en uw paginanummering van de bijlage begint keurig met een Romeinse I. Door op de knop Zelfde als vorige (4) te klikken maakt u de kop- en voetteksten in de bijlage gelijk aan die van het hoofddocument, of juist niet.