Maak adresgroepen in Outlook Express

Verstuur berichten aan groepen vrienden, kennissen, familieleden of collega's door slechts een enkel adres te selecteren in plaats van vele losse. Het is altijd prettig om voor veel voorkomende taken een snel en eenvoudig alternatief te ontdekken. Als u vaak e-mailberichten naar groepen mensen verstuurt, bent u waarschijnlijk erg blij met deze workshop. In plaats van dat u voor iedere ontvanger apart het e-mailadres typt, kunt u ook een groep aanmaken die álle e-mailadressen van een bij elkaar horende groep bevat. Maakt u bijvoorbeeld een nieuwsbriefje voor de plaatselijke voetbalvereniging, dan vergemakkelijkt een dergelijke groep - in dit geval alle leden van de vereniging - het leven aanzienlijk. Ook kunt u zo vanaf uw vakantieadres al uw familieleden snel op de hoogte houden (mits u natuurlijk uw eigen laptop met Outlook Express erop bij u hebt). In deze workshop maken we gebruik van Outlook Express 6, maar het trucje werkt ook in eerdere versies van dit mailprogramma.

Stap 1

[afbeelding0]Start outlook express en klik in de knoppenbalk op de knop Adressen. Hiermee opent het adresboek in een apart venster. In het grootste veld ziet u een lijst met alle e-mailadressen in uw adresboek. Die zijn daar deels automatisch terechtgekomen door het beantwoorden van een bericht, maar u kunt ook zelf adressen toevoegen. Houd trouwens ook even in het achterhoofd dat u desgewenst ook 'echte' adresgegevens en telefoonnummers kunt invoeren voor een contactpersoon. Dubbelklik daarvoor op een e-mailadres in de lijst.

Stap 2

[afbeelding0]We concentreren ons nu echter op het maken van adresgroepen. Als u toevallig een georganiseerd type bent, dan hebt u wellicht al eens mappen aangemaakt met daarin, keurig gesorteerd op categorie (denk aan iets als werk, privé, familie enzovoorts),de e-mailadressen. U kunt desgewenst groepen in deze mappen maken. Open een map door erop te dubbelklikken waarna u de adressen in de map te zien krijgt. Vrees niet als u géén mappen hebt gemaakt, het maken van groepen werkt verder hetzelfde. Klik op de knop Nieuw en daarna in het verschenen menu op Nieuwe groep.

Stap 3

[afbeelding0]U ziet nu een venster met de naam Eigenschappen. Typ in het veld achter Groepsnaam de naam voor uw mailgroep, bijvoorbeeld Voetbalvereniging of iets dergelijks. U kunt nu e-mailadressen aan de groep toevoegen, een klusje dat op drie verschillende manieren geklaard kan worden. Als iemand nog niet in uw adresboek aanwezig is typt u de naam en het e-mailadres van deze persoon in het veld achter Naam en E-mailadres. Klik vervolgens op de knop Toevoegen.

Stap 4

[afbeelding0]U hebt de gegevens van de net ingevoerde persoon toegevoegd aan de groep, maar niet aan het 'gewone'adresboek. Wilt u dat meteen ook even doen, dan moet u een andere weg bewandelen bij het toevoegen. Klik op de knop Nieuw en u kunt in het nieuw verschenen dialoogvenster de naam en het e-mailadres, eventueel samen met andere contactgegevens, invullen. Klik vervolgens op Toevoegen en daarna op OK.

Stap 5

[afbeelding0]Als de toe te voegen personen al in uw adresboek aanwezig zijn, klikt u op de knop Leden selecteren, waarna u een nieuw venster met de naam Groepsleden selecteren te zien krijgt. Om iemand aan de groep toe te voegen selecteert u de naam uit de lijst met adressen, daarna klikt u op Selecteren. Als u uw mailadressen in mappen hebt onderverdeeld, kunt u adressen uit verschillende mappen halen. De mappen vindt u in het keuzemenu schuin onder de knop Zoeken. U kunt meerde contactpersonen tegelijk selecteren door tijdens het klikken de Ctrl-toets ingedrukt te houden. Klik op OK als u klaar bent. Ook het Adresboek kunt u sluiten.

Stap 6

[afbeelding0]Weer terug in het venster Eigenschappen voor - in ons voorbeeld - Voetbalvereniging klikt u op OK om ook dit venster te sluiten en de groep te maken. Als de lijst met contactpersonen in Outlook Express zichtbaar is, ziet u aan het eind van deze lijst de net gemaakte groep staan. Staan er veel e- mailadressen in uw lijst, dan vergt het enig scrollwerk om naar het eind van de lijst te gaan. Als alternatief kunt u ook weer het Adresboek openen door op de knop Adressen te klikken. Klik vervolgens op het menu Beeld en controleer of de optie Mappen en groepen is aangevinkt. Als dat het geval is ziet u de groep ook in het Adresboek.

Stap 7

[afbeelding0]Het verzenden van e-mail aan een groep werkt precies hetzelfde als het mailen aan een enkele persoon. U kunt bijvoorbeeld op de knop Nieuw bericht klikken en daarna in het berichtvenster op Aan klikken. Selecteer dan in het venster Geadresseerden de net gemaakte groep, klik op Aan en daarna op OK. Ook kunt u in de adreslijst op de mailgroep dubbelklikken, waarna een nieuw berichtvenster verschijnt.  Mocht u nog wat mensen willen toevoegen die niet in de mailgroep zitten, dan kunt u deze kwijt in het veld achter CC.  Meerdere adressen plaatsen is geen probleem, typ dan tussen elk adres een puntkomma (;).

Stap 8

[afbeelding0]Het kan handig zijn om ook uw eigen e-mailadres aan een mailgroep toe te voegen, zodat u na het verzenden van een groepsbericht kunt controleren of de mail inderdaad bezorgd is. Daarmee kunt u er min of meer vanuit gaan dat anderen in de groep het bericht ook ontvangen hebben. Helemaal zeker is dat nooit, want iemand kan bijvoorbeeld een ander e-mailadres gekregen hebben, om maar wat te noemen. Verder is het handig om te weten dat contacten uit uw adresboek in verschillende groepen kunnen en mogen voorkomen. Ook kunt u net zo veel groepen maken als u wilt. Familie, werk, verenigingen, alles kan en mag.

Stap 9

[afbeelding0]Soms moet U contactpersonen uit een groep verwijderen, bijvoorbeeld omdat iemand een andere baan heeft gevonden of verhuisd is en niet meer in uw voetbalteam speelt. Klik daarvoor met uw rechtermuisknop op de groep in de lijst met uw contactpersonen en kies vervolgens Eigenschappen in het verschenen menu. In het venster Eigenschappen voor selecteert u de betreffende persoon, waarna u op de knop Verwijderen klikt. U kunt ook de hele  groep in één keer verwijderen door met uw rechtermuisknop op de groep in uw contactpersonenlijst te klikken. In het menu dat u dan ziet klikt u op Verwijderen, waarmee de groep verwijderd wordt. Let wel: alléén de groep wordt verwijderd, de afzonderlijke e-mailadressen in uw adresboek blijven gewoon behouden.

Stap 10

[afbeelding0]U kunt uiteraard ook nieuwe contactpersonen aan een bestaande groep toevoegen. Open daarvoor weer het Eigenschappenvenster van de groep (zie Stap 9). U kunt nu weer namen toevoegen door zoals eerder gemeld naam en e-mailadres handmatig in te typen of door ze uit de lijst met uw contactpersonen te selecteren. Zie voor de exacte werkwijze Stap 3 en 5.