Nieuwsbrieven via Outlook Express

Maakt u regelmatig een nieuwsbrief voor bedrijf, club, school of vereniging? Dan leert u in deze workshop hoe u dat klusje klaart met Outlook Express!

Stap 1

[afbeelding0]Allereerst gaat u een mailgroep aanmaken om het beheer van de aangemelde ontvangers van uw nieuwsbrief te vergemakkelijken. Start daarvoor Outlook Express, ga naar Postvak IN en klik in het menu Extra op Adresboek. Klik in het venster Adresboek - Hoofdidentiteit op Nieuw, Nieuwe groep en typ in het venster Eigenschappen de naam van de groep; bijvoorbeeld 'Nieuwsbrief leden voetbalclub'.

Stap 2

[afbeelding0]Klik, nog steeds in het venster Eigenschappen voor ..., op de knop Leden selecteren. In wederom een nieuw venster met de naam Groepsleden selecteren klikt u op de namen die u wilt toevoegen aan de groep. Om meerdere namen in één keer te selecteren houdt u tijdens het klikken de Ctrl-toets ingedrukt. Klaar? Klik dan op de knop Selecteren en vervolgens op OK in alle openstaande dialoogvensters. Sluit tot slot ook het venster Adresboek.

Stap 3

[afbeelding0]Na deze administratieve voorbereiding kunt u aan de slag met het daadwerkelijk opzetten van de nieuwsbrief. Klik daarvoor in Outlook Express op de knop Nieuw bericht. Sleep dit venster lekker groot (vanwege de overzichtelijkheid) en klik op de knop Aan. Selecteer in de namenlijst van het Adresboek de net gemaakte groep (in ons voorbeeld Nieuwsbriefleden voetbalclub) en klik op Aan. Na toevoegen klikt u op OK.

Stap 4

[afbeelding0]Er zijn nu verschillende wegen die naar Rome leiden. Ten eerste kunt u natuurlijk een puur op tekst gebaseerde nieuwsbrief opzetten. Die heeft als groot voordeel dat zelfs de meest rudimentaire e-mailsoftware de brief kan lezen. Dergelijke programmatuur komt nogal eens in bedrijfsomgevingen voor. Mail met opmaak wordt door dergelijke software lang niet altijd fatsoenlijk of soms zelfs helemaal onleesbaar weergegeven. Weet u dat onder de lezers van uw nieuwsbrief mensen zijn die dergelijke software (moeten) gebruiken, dan is het geen slecht idee om de brief zonder enige opsmuk te versturen. Klik daarvoor in het menu Opmaak op Tekst zonder opmaak en typ uw nieuwsbrief op de gebruikelijke manier. Saai,maar effectief!

Stap 5

[afbeelding0]Gelukkig zijn er - zeker bij thuisgebruikers - maar weinigen die van mailsoftware gebruik maken die géén opmaak ondersteunt. En het is met Outlook Express vrij eenvoudig om een wat aantrekkelijker brief op te zetten. U gebruikt bijvoorbeeld één van de standaard briefpapieren. Voordeel van zo'n briefpapier is dat lettertype, kleur en achtergrond netjes op elkaar zijn afgestemd. Om eens door uw briefpapieren te bladeren klikt u in het menu Opmaak, Briefpapier gebruiken op Meer briefpapier. Kies bijvoorbeeld eens een van de aanwezige briefpapieren (een voorbeeldje verschijnt aan de rechterkant) en klik op OK.

Stap 6

[afbeelding0]Tekst kan keurig worden opgemaakt met de knopjes op de werkbalk direct boven het berichtveld. Via het lettertypemenu hebt u keus uit een scala aan exotische lettertypen, maar bedenk wel dat lang niet alle lettertypes op uw pc ook per se op die van anderen aanwezig zijn. Beter en veilig is het dus om één van de standaard lettertypen te kiezen. De lettertypen die in ieder geval op iedere pc aanwezig zijn heten Arial, Times New Roman en Courier New. Meer recent kunt u aan dit rijtje ook de Verdana toevoegen. Met het knopje B zet u geselecteerde tekst vet, I zorgt voor schuinschrift en U tot slot voor onderstreepte tekst. Met de A geeft u kleur aan uw tekst.

Stap 7

[afbeelding0]Afbeeldingen invoegen is ook mogelijk.Daarbij is het echter wel van belang dat u een digitale foto eerst verkleind tot mailbare proporties. Dat kunt u doen met een fotobewerkingsprogramma zoals Paint Shop Pro, maar veel simpeler gaat het met een gratis Powertoy van Microsoft. Als u die nog niet hebt, surf dan naar de Microsoft site. Klik aldaar op de link ImageResizer.exe.Klik in het waarschuwingsvenster dat u te zien krijgt op Uitvoeren en vervolgens - na downloaden - in een nieuw waarschuwingsvenster wederom op Uitvoeren. Klik in de geopende wizard een paar keer op Next (volgende) en tot slot op Finish (voltooien) waarna het handige programmaatje klaar is voor gebruik. De werking is heel simpel. Start Windows Verkenner en blader naar een map waarin u bijvoorbeeld uw digitale foto's hebt opgeslagen. Klik met uw rechtermuisknop op een foto die u wilt gebruiken in uw nieuwsbrief. In het daarop geopende contextmenu klikt u op Resize Pictures, waarna een nieuw dialoogvenster opent. U kunt hierin uit een aantal standaardafmetingen kiezen; voor uw nieuwsbrief is de optie Handheld PC in de meeste gevallen ruim voldoende. Mocht u zelf uw eigen afmetingen willen opgeven, dan kan dat na een klik op Advanced. Voor de nieuwsbrief adviseren we dus Handheld PC; selecteer deze optie en klik op OK. De verkleinde foto wordt in dezelfde map geplaatst met WinCE toegevoegd aan de oorspronkelijke bestandsnaam. Onthoud de naam en plaats waar de verkleinde foto is opgeslagen.

Stap 8

[afbeelding0]Om de afbeelding toe te voegen aan de nieuwsbrief zet u de muisaanwijzer op de plek in het bericht waar u de afbeelding wilt plaatsen. Klik dan in het menu Invoegen op Afbeelding en daarna in het geopende dialoogvenster op de knop Bladeren. Blader naar de map waarin u de zojuist verkleinde foto bewaart, selecteer deze en klik op Openen. Klik dan in het nog geopende venster(tje) op OK, waarna het plaatje wordt ingevoegd. Om de foto mooi in het midden te zetten klikt u een keer op de afbeelding en daarna op de centreerknop in de werkbalk. Druk vervolgens een keer op Enter en klik op het knopje links uitlijnen (links van de centreerknop) en u gaat weer verder tikken aan uw nieuwsbrief.

Stap 9

[afbeelding0]Mocht de standaard achtergrond van uw nieuwsbrief (of die van het eerder gekozen briefpapier) u niet bevallen, pas dan de achtergrond aan. Wilt u bijvoorbeeld een effen kleur? Klik daarvoor in het menu Opmaak onder Achtergrond en Kleur op een van de standaard aanwezige kleuren.Zo'n effen kleur is overigens wat aan de saaie kant, een mooi naadloos tegelpatroontje is misschien mooier. Tegeltjes kunt u gratis en voor niks downloaden vanaf bijvoorbeeld deze website. U kunt kiezen uit diverse categorieen, na uw selectie van een categorie aan de linkerkant maakt u helemaal aan de rechterkant uit een aantal tegeltjes uw keuze. Klik op een tegel, waarna een voorbeeld verschijnt in het midden. Hebt u een mooi patroon gevonden, klik dan met uw rechtermuisknop ergens in het voorbeeldveld en daarna in het verschenen contextmenu op Achtergrond opslaan als. Bewaar uw tegeltje even op uw Bureaublad.Vindt u de naam wat onlogisch, pas deze dan naar wens aan.

Stap 10

[afbeelding0]Om de tegeltjesachtergrond in uw nieuwsbrief te gebruiken klikt u in het berichtvenster in het menu Opmaak, Achtergrond op Afbeelding. Blader naar de net opgeslagen tegel, selecteer deze en klik op Openen. Tot slot nog even op OK klikken in het venstertje Achtergrondafbeelding en u beschikt over een geschikte achtergrond. Als uw nieuwsbrief voltooid is hoeft u alleen nog even op Verzenden te klikken waarna uw nieuwsbrief bij alle geadresseerden op de digitale deurmat ploft.