Persoonlijke mailings met Office 2007.
Veel mensen sturen hun kerstkaarten niet meer per post, maar per e-mail. Dat scheelt postzegels en is bovendien lekker makkelijk. Met Verzendlijsten van Office 2007 maakt u uw wensen bovendien ook een beetje persoonlijk.
Veel mensen sturen hun kerstkaarten niet meer per post, maar per e-mail. Dat scheelt postzegels en is bovendien lekker makkelijk. Met Verzendlijsten van Office 2007 maakt u uw wensen bovendien ook een beetje persoonlijk.
Stap 1
Om te beginnen hebt u een lijst nodig met daarin alle e-mailadressen. In dit voorbeeld gebruiken we een adressenlijst uit Excel 2007. Via een omweg kunt u ook de Windows Contactpersonen uit Vista en Windows Mail gebruiken (zie kader). Als u niet op elke kerstkaart dezelfde tekst wilt, moet u de adressen indelen in groepen. Maak een extra kolom in Excel en plaats adressen die hetzelfde kaartje moeten krijgen in dezelfde groep (zie kolom F, Groep, in dit voorbeeld). Lees eerst de hele workshop door, voordat u zo'n extra kolom toevoegt en invult, en bedenk daarna wat voor uw kerstkaartjes handig is.
Stap 2
Zijn er adressen waar geen kaartje heen hoeft, of hebt u een suikertante die alleen tevreden is met een 'echte' kerstkaart per post? Dit soort adressen slaat u bij het maken van de verzendlijst gemakkelijker over met nog een extra kolom (zoals de kolom Kerstkaart in dit voorbeeld). Bij Stap 4 kunt u die dan gebruiken om de lijst te filteren. Sla de lijst op en sluit Excel af.
Stap 3
Start Word en begin met een leeg document. Om gegevens samen te voegen, klikt u op de tab Verzendlijsten. Kies Adressen selecteren, Bestaande lijst gebruiken. Blader naar de adressenlijst die u hebt bewaard. Als u dit Excel-bestand selecteert en op Openen klikt, verschijnt het venster Tabel selecteren. Normaliter klikt u meteen op OK om de gegevens op het eerste werkblad te gebruiken. Als u zelf om de een of andere reden Blad2 of een ander werkblad hebt gebruikt, moet u dat eerst selecteren. De optie 'De eerste rij met gegevens bevat kolomkoppen' laat u actief. Hebt u geen koppen op de eerste rij? Klik dan op Annuleren en voeg eerst koppen toe, dat maakt het werken gemakkelijker.
Stap 4
Geef nu eerst aan wie er een kerstkaartje per e-mail moeten ontvangen. Als u een extra kolom voor dit doel hebt toegevoegd, gaat dat heel gemakkelijk. Klik in het lint op de knop Adressenlijst bewerken. In het dialoogvenster Geadresseerden voor afdruk samenvoegen kunt u de adressen ilteren. Klik op het pijltje rechts van de kolomkop en geef het gewenste filter op. In het voorbeeld filtert u dus de kolom Kerstkaart op de tekst e-mail. Als u geen extra kolom voor dit doel hebt toegevoegd in Excel, moet u handmatig de selectievakjes leegmaken bij alle adressen die u niet wilt e-mailen. Voeg eventueel nog een filter toe voor de kolom met e-mailadressen om aan te geven dat de inhoud niet leeg moet zijn. Klik op OK om het venster te sluiten.
Stap 5
Maak de ansichtkaart op. Stel bijvoorbeeld via het tabblad Pagina-indeling van het lint een paginakleur in en voeg via het tabblad Invoegen een afbeelding of figuur toe. Zet ook alvast uw naam onder aan het kaartje en maak de tekst naar wens op. Houd er wel rekening mee dat sommige speciale opmaak niet wordt overgenomen in een e-mailbericht. Ook kan het gebeuren dat een speciaal lettertype bij de ontvanger als een ander lettertype verschijnt. Zolang u het houdt bij eenvoudige tekstopmaak en afbeeldingen zal het echtewel goed gaan. Voor een mooie lay-out moet u een tabel gebruiken, waarvan u de randen onzichtbaar maakt. Bij Stap 9 leest u hoe u het resultaat controleert voordat u alle kaartjes verstuurt.
Stap 6
Plaats de invoegpositie aan het begin. Meestal klikt u bij verzendlijsten op de knop Begroetingsregel om een aanhef te maken. Maar we kunnen bij onze adressenlijst (zie ook afbeeldingen 1 en 4) de kolom Voornaam niet gebruiken, dan zouden we dingen krijgen als Beste Fam. of Beste J.R. En misschien ontbreken voornamen in uw adressenlijst, of wilt u sowieso niet alle berichten beginnen met Beste. Met behulp van een regel kunnen we per groep een andere openingszin invoegen. Klik in het tabblad Verzendlijsten op de knop Regels en kies Als Dan Anders.
Stap 7
Klik op de pijltjes boven in het dialoogvenster en typ in het invoervak Vergelijken met om een voorwaarde in te stellen. In het vak eronder vult u de tekst in die op de kerstkaart verschijnt als aan de voorwaarde is voldaan. Bij het voorste venster is de voorwaarde dat de inhoud van het veld (de kolom) Groep gelijk is aan Familie. In dat geval komt op het kaartje de tekst 'Lieve familie,'. Laat het onderste invoervak leeg en klik op OK. Voeg nu - zonder de invoegpositie te verplaatsen - extra Als Dan Anders-velden in voor de andere groepen. Laat ook daarbij het onderste vak leeg. Aan het begin van het bericht zal dan voor elke groep alleen de eigen begroetingsregel komen.
Stap 8
Op dezelfde manier gaat u onder de begroetingsregel voor elke groep een andere kerst- of nieuwjaarsgroet invoegen. Ter controle klikt u in het lint op de knop Voorbeeld van het resulta at. Blader met de pijltjes naast deze knop door de adressen, dan ziet u hoe de inhoud van het e-mailbericht verandert. U kunt de variabele teksten natuurlijk combineren met een vaste tekst, zoals hier de regel 'fijne kerstdagen en een goed 2009!'.
Stap 9
Als u klaar bent, slaat u het Word-document eerst even op. U kunt het dan weer openen op het moment dat u de kaartjes wilt gaan versturen. Als test maken we nu een enkel kaartje. Open uw e-mailprogramma en zet dit in de offline-modus of verbreek de internetverbinding. Zo voorkomt u dat de testkaart meteen wordt verstuurd. Offline werken is in Windows Mail en de meeste andere e-mailprogramma's een optie in het menu Bestand. Klik in Word op de knop Voltooien en samenvoegen en kies E-mailberichten verzenden. Voor de test selecteert u het keuzerondje Huidige record en klikt u op OK. Word genereert een e-mailbericht en zet dit in het Postvak UIT van uw e-mailprogramma. Open dit bericht om het eindresultaat te controleren. Pas het kaartje in Word eventueel nog aan als u niet tevreden bent.
Stap 10
Als Sinterklaas vertrokken is en het moment aanbreekt om de kaartjes te versturen, opent u het opgeslagen document en gaat u naar de tab Verzendlijsten. Via de knop Voltooien en samenvoegen laat u ditmaal alles verzenden. Vergeet niet om in het venster Samenvoegen naar e-mail iets in te vullen bij Onderwerpregel! Met een klik op OK maakt Word alle kaarten. Open uw e-mailprogramma en kies Verzenden/ontvangen om er zeker van te zijn dat alle kaarten zijn verstuurd. Dan kunt u meteen zien of u zelf al een kaartje hebt gekregen.