Versiecontrole in Word
Als u een belangrijk document schrijft, is het zaak het zo perfect mogelijk te krijgen. In de praktijk betekent dat vaak nogal wat wijzigingen. Ander woordje hier, nieuw zinnetje daar, alinea’s samenvoegen, stukje tekst knippen en elders weer plakken, noem maar op.
Versiecontrole in Word
Als u een belangrijk document schrijft, is het zaak het zo perfect mogelijk te krijgen. In de praktijk betekent dat vaak nogal wat wijzigingen. Ander woordje hier, nieuw zinnetje daar, alinea’s samenvoegen, stukje tekst knippen en elders weer plakken, noem maar op. Vervelend wordt het als u tenslotte niet meer weet wat waar en waarom is veranderd, zeker als u niet de enige bent die aan het document heeft gewerkt. Om dat te voorkomen kunt u de herziene versies telkens onder een andere naam opslaan. Daarna kunt u twee versies met elkaar vergelijken en zelfs samenvoegen, met de verschillen duidelijk gemarkeerd. Werkt in Word 2003 en eerdere versies.
Stap 1
[afbeelding0]Voor de simpelste manier van vergelijken moet u de twee documenten die u aan een nader onderzoek wilt onderwerpen, beide in Word geopend hebben. Klik dan in het menu Venster op Naast elkaar vergelijken met.Hebt u maar één document geopend, dan is dit menuitem overigens niet eens klikbaar.Zijn er méér dan twee documenten geopend, dan verschijnt een venster waarin u het document waarmee u wilt vergelijken kunt selecteren. Klik na de selectie op OK. We gebruiken in deze workshop overigens versie 2003 van Word; in oudere versies ziet het er nét ietsje anders uit.In plaats van tekstballonnen verschijnt dan bijvoorbeeld een nieuw paneel of vindt u ballonnen op een andere plek.De werkwijze is echter min of meer hetzelfde.Met deze workshop als uitgangspunt komt u een heel eind.
Stap 2
[afbeelding0]Word heeft de twee te vergelijken documenten inmiddels netjes naast elkaar op uw scherm gezet. Als u in één van de documenten omhoog of omlaag scrollt, scrollt het andere vanzelf mee. Dat maakt het vergelijken makkelijk. Mocht u in een document afzonderlijk willen scrollen, klik dan in de zwevende werkbalk Naast elkaar vergelijken op de meest linkse knop, waarna het synchroon schuiven wordt uitgeschakeld. Met de knop direct daarnaast zet u de documenten weer op gelijke hoogte als dat nodig is. Nogmaals op de linkerknop klikken schakelt synchroon schuiven weer in.
Stap 3
[afbeelding0]Een andere methode om documenten te vergelijken is door wijzigingen ten opzichte van een van de documenten, in de tekst aan te laten geven. Open het ene document en klik daarna in het menu Extra op Documenten vergelijken en samenvoegen. Blader in het geopende dialoogvenster naar het andere te vergelijken document, selecteer het en klik dan op het naar beneden gerichte pijltje rechts van de knop Samenvoegen. U kunt hier kiezen uit drie opties: Samenvoegen, Naar huidig document samenvoegen en Naar nieuw document samenvoegen.
Stap 4
[afbeelding0]Klik op Naar nieuw document samenvoegen. Dit is de veiligste optie omdat beide originele documenten niet gewijzigd worden, maar de gewijzigde en samengevoegde tekst in een derde geheel nieuw document wordt geopend. In oudere versies van Word wordt de gewijzigde of aangepaste (en desnoods zelfs verwijderde) tekst onderstreept, doorgestreept en rood gemarkeerd. In Word 2003 worden de verschillen tussen de oorspronkelijke documenten in kekke ballonnetjes rechts in de kantlijn weergegeven. Verder is in alle versies een nieuwe werkbalk onder de twee standaardwerkbalken verschenen, waarmee u wijzigingen naar smaak en inzicht kunt aanpakken.
Stap 5
[afbeelding0]Klik in de tekst op bijvoorbeeld een verwijderd woord. Om deze verwijdering definitief te maken klikt u in de werkbalk op de knop Wijziging accepteren (zie afbeelding), waarna de markering verdwijnt en de wijziging definitief is doorgevoerd. Op deze manier kunt u allerlei verschillen tussen de documenten accepteren of juist niet (met het knopje naast de accepteerknop). Nog even voor de duidelijkheid: u ziet alle verschillen tussen beide samengevoegde documenten. Handig is in dit geval de oerversie – dus de allereerste neerslag van uw ideeën – en de laatste gewijzigde tekst te openen. Zo kunt u zien hoe uw tekst tot stand is gekomen; is ‘gegroeid’.
Stap 6
[afbeelding0]U kunt snel van het ene naar het andere geconstateerde verschil tussen de teksten springen door gebruik te maken van de pijltjestoetsen in de werkbalk Revisie. Mocht u in een luie bui zijn, dan kunt u alle wijzigingen in één keer accepteren of verwerpen. Mocht u twijfelen of u iets juist wel of niet wilt veranderen, dan kunt u aan bepaalde wijzigingen notities toevoegen. Klik daarvoor op de zin of zinsnede waarover u niet zeker bent en klik vervolgens op het notitieknopje (met daarop een geel notitieblaadje, zie bovenste pijl in afbeelding). U kunt in de nieuwste versie van Word uw commentaar toevoegen in een opmerkingsballon, in oudere versies verschijnt een notitieveld onderaan uw tekst.