Word als rekenmachine

Wie heeft er nou een spreadsheet nodig? Maak gebruikvan de formulefunctie in Word-tabellen om simpele berekeningen uit te voeren. We hebben al eens laten zien hoe u in Word tabellen kunt maken (nummer 05/06). Kijken we even verder naar het fenomeen tabellen, dan blijkt dat u daarin ook formules kunt gebruiken om berekeningen uit te voeren. Hoewel de meer complexe rekenopties (die u wel in een spreadsheetprogramma als Excel vindt) ontbreken, kunt u toch heel veel 'normale' rekenklusjes met Word klaren. Een kolom optellen en het gemiddelde vinden is supersimpel. Door formules in Word-tabellen te gebruiken bespaart u tijd en werk omdat u geen gegevens vanuit een spreadsheet meer hoeft te importeren, of de rekengegevens in een ander programma moet bijhouden.

Stap 1

[afbeelding0]Een van de meest voorkomende klusjes is het simpelweg optellen van getallen in een kolom. Dat snapt Word gelukkig ook, waarmee dit een simpele taak wordt. Klik in een cel onder een kolom getallen en vervolgens in het menu Tabel op Formule. Let trouwens even op dat u alle formules die in deze workshop genoemd worden zonder aanhalingstekens typt. In het dialoogvenster dat u nu te zien krijgt, biedt Word u al meteen de hoogstwaarschijnlijk gewenste formule aan, in ons geval dus =SUM(ABOVE). Precies wat we inderdaad willen, dus een klik op OK is voldoende om de som van alle bovenliggende getallen in de net geselecteerde cel te plaatsen. Past u later één van de getallen in de bovenliggende kolom cellen aan,dan moet de optelling opnieuw worden gedaan. Klik daarvoor met uw rechtermuisknop op de totaalcel onder een kolom en selecteer de optie Veld bijwerken.

Stap 2

[afbeelding0]U kunt net zo makkelijk een rij getallen bij elkaar optellen. Klik in ons voorbeeld op eerste lege cel achter een (horizontale) rij getallen (u hebt in dit geval dus vijf op te tellen rijen, we beginnen gewoon bij de eerste). Klik vervolgens weer net als in de vorige stap in het menu Tabel op Formule. Ook nu snapt Word weer wat er (hoogstwaarschijnlijk) wordt bedoeld en krijgt u in het getoonde dialoogvenster alvast de suggestie =SUM(LEFT) te zien, waarmee bedoeld wordt dat alle getallen links van de geselecteerde cel zullen worden opgeteld. Houd hierbij wel rekening met het feit dat Word ook zo z'n beperkingen heeft. Het kan, qua rekenwerk, bijvoorbeeld niet overweg met een lege, niet ingevulde cel. Zorg dan ook dat de nulwaarden daadwerkelijk voorzien zijn van het getal 0. Mocht u in uw eigen tabel geconfronteerd worden met een gesuggereerde formule =SUM(ABOVE) en wilt u toch echt een rij optellen, dan wijzigt u simpelweg het woord ABOVE tussen de haakjes in LEFT.

Stap 3

[afbeelding0]Voor ieder document geldt dat een goede presentatie altijd belangrijk is. Vooral bij getallen is het van groot belang dat duidelijk is waar het precies om gaat. Geldwaarden moeten - behalve bij afrondingen omhoog of omlaag - altijd voorzien zijn van twee cijfers achter de komma en eventueel voorafgegaan worden door het v-symbool (in onze contreien, althans). U kunt deze zaken meteen instellen tijdens het aanmaken van de formule in het gelijknamige dialoogvenster, of dat later alsnog doen. Klik dan op de optelcel en daarna in het menu Tabel op Formule. In het dialoogvenster Formule selecteert u dan in het keuzemenu onder  Getalnotatie de gewenste optie.

Stap 4

[afbeelding0]Hoewel de sum-functie (voor optellen) automatisch wordt getoond bij het invoegen van een formule, zijn er meer formules beschikbaar voor gebruik in Word-tabellen. Die ogen soms misschien iets ingewikkelder, in het gebruik zijn ze nog altijd recht door zee. Laten we bijvoorbeeld eens per rij het gemiddelde berekenen. Klik daarvoor op de eerste lege cel onder de kolomkop Gemiddeld en daarna in het menu Tabel weer op Formule. Verwijder in het inmiddels verschenen dialoogvenster alle tekst in het veld onder Formule, BEHALVE het '='-teken. Kies dan middels het keuzemenu onder Functie plakken de formule Average. =AVERAGE(). Klik tussen de haakjes en geef vervolgens het bereik aan, van welke cellen het gemiddelde berekend moet worden. Net als bij een spreadsheetprogramma zijn cellen via een lettercijfer-systeem benoemd. Daarbij geldt dat A1, linksboven in de tabel, de eerste cel is. In dit voorbeeld lopen de cellen waarvan het gemiddelde berekend moet worden dus van B2 naar D2. U kunt bij weinig cellen of bij een niet doorlopende serie getallen elke cel handmatig opgeven, waarbij alle cellen door een komma gescheiden worden. Is het een hele rij aaneengesloten cellen waarvan het gemiddelde berekend moet worden, dan kunt u de eerste cel tussen haakjes zetten gevolgd door een dubbele punt en vervolgens de laatste cel in het bereik, bijvoorbeeld =AVERAGE(B2:D2). Klik op OK om de berekening uit te laten voeren.

Stap 5

[afbeelding0]Het veld onder Formule bevat nu de tekst =AVERAGE(). Klik tussen de haakjes en geef vervolgens het bereik aan, van welke cellen het gemiddelde berekend moet worden. Net als bij een spreadsheetprogramma zijn cellen via een lettercijfer-systeem benoemd. Daarbij geldt dat A1, linksboven in de tabel, de eerste cel is. In dit voorbeeld lopen de cellen waarvan het gemiddelde berekend moet worden dus van B2 naar D2. U kunt bij weinig cellen of bij een niet doorlopende serie getallen elke cel handmatig opgeven, waarbij alle cellen door een komma gescheiden worden. Is het een hele rij aaneengesloten cellen waarvan het gemiddelde berekend moet worden, dan kunt u de eerste cel tussen haakjes zetten gevolgd door een dubbele punt en vervolgens de laatste cel in het bereik, bijvoorbeeld =AVERAGE(B2:D2). Klik op OK om de berekening uit te laten voeren.

Stap 6

[afbeelding0]Als alles volgens plan verloopt, verschijnt na het invoegen van een formule simpelweg het juiste antwoord in de betreffende cel. Is er tijdens het handmatig aanpassen van een formule wat mis gegaan, dan krijgt u een keurige foutmelding te zien. In dit geval is dat !Onverwacht einde formule, een tekst die eigenlijk voor zich spreekt als we de cel met foutmelding selecteren en daarna in het menu Tabel op Formule klikken om de foute formule aan te passen. U ziet dat het eindhaakje ontbreekt, vandaar de foutmelding. Andere vaak voorkomende fouten zijn het vergeten van een komma of dubbele punt. U kunt in plaats van het aanpassen van de formule ook in het menu Bewerken op Ongedaan maken klikken en de formule in zijn geheel opnieuw opstellen. Soms gaat (of lijkt) dat sneller.