Workshop Allway Sync
Uw belangrijke bestanden moeten veilig zijn en liefst overal toegankelijk. Synchronisatie is daarvoor het toverwoord. Allway Sync helpt daarbij en kost u niets. Een gewone backup maak je met een zekere regelmaat, bijvoorbeeld eens in de week. Wie echter vanaf meerdere locaties met bepaalde bestanden wil kunnen werken zal moeten zorgen dat op al deze locaties op elk moment de nieuwste versie van deze bestanden beschikbaar is. Dat kan met behulp van synchronisatiesoftware. Allway Sync is een uitstekend synchronisatieprogramma dat niet alleen kan synchroniseren met andere harde schijven of verwisselbare media maar ook met online-opslagdiensten. Allway Sync is gratis voor privé-gebruik met als voornaamste beperking dat u niet meer dan 40.000 bestanden per 30 dagen kunt synchroniseren; een beperking die voor de meeste mensen wel te overzien is.
Versies
Er bestaan verschillende edities van Allway Sync en welke u kiest hangt af van uw behoefte. De gewone versie, die beschikbaar is voor zowel 32- als 64-bits Windows, wordt op uw systeem geïnstalleerd. Er is echter ook een portable-versie (Allway Sync ‘n’ Go) die u kunt gebruiken vanaf een USB-stick of externe schijf. Hiermee kunt u zelfs synchroniseren op machines waarop u geen Administrator-bevoegdheden hebt. Tot slot is er een speciale U3-versie voor USB-drives die deze standaard ondersteunen. In principe werken alle versies op de zelfde manier. In deze workshop kiezen wij voor de gewone installatieversie maar u kunt de instructies (vanaf stap 2) ook volgen met een van de andere versies. Alle versies zijn geschikt voor ten hoogste Windows 7.
1. Downloaden en installeren
We surfen naar allwaysync.com/download.html en zien daar de verschillende versies. Als u een 32-bits Windows gebruikt dan klikt u op de grote rode downloadknop. Als uw Windows 64-bits is klikt u op de x64-link daaronder. Download het bestand naar een map naar keuze en open de map. We starten vervolgens het installatieprogramma (allwaysync-12-15-1.exe, 7265 kB of allwaysync-x64-12-15-1.exe, 7839 kB). We klikken op Uitvoeren, geven UAC-toestemming en klikken op Volgende, Ik accepteer…, Volgende, Volgende, Install Service, Volgende, Volgende en Voltooien. Het programma wordt nu gestart. We klikken voor we verder gaan op Language, Dutch om de Nederlandse taal te activeren (Afb.1).
2. Voorbereiden
Om de mogelijkheden van Allway Sync te leren kennen gaan we aan de slag met een proefmap. We maken op een harde schijf een map die we test noemen en op een andere schijf (of usb-stick) maken we een map die we sync noemen. In de map test plaatsen we vervolgens wat foto’s en – heel belangrijk – een tekstbestandje (test.txt) waarin we de tekst Dit is een test zetten (Kladblok).
3. Synchronisatie instellen
In het synchronisatievenster zien we links en rechts Windows map en onderin lezen we Automatische synchronisatie niet actief. De huidige synchronisatieklus heeft nu nog de naam New Job 1. We rechtsklikken daarop en kiezen Hernoem Taak. We geven als nieuwe naam Synctest 1 en klikken op OK. Vervolgens klikken we op Bladeren aan de linkerkant en selecteren de bij stap 2 gemaakte map test. Allway Sync vraagt ons vervolgens om ook aan de rechterzijde een map te selecteren. We kiezen daar de bij 2 gemaakte map sync. We worden heel gebruiksvriendelijk door de procedure geleid want Allway Sync vraagt ons nu om op de knop Analyseren te klikken. We krijgen dan uitgebreide informatie over de bevindingen (Afb.2). We zien om te beginnen een waarschuwing over grote verschillen tussen de twee mappen en een (kloppende) verklaring. Zo’n waarschuwing is bijvoorbeeld handig als u een verkeerde map hebt gekozen. Daaronder zien we een samenvatting van het aantal nieuwe en ongewijzigde bestanden en bij toekomstige acties zal daar ook een aantal gewijzigde bestanden worden genoemd. Tot slot zien we een lijst met bestanden en mappen met pijlen naar rechts erachter. Voor de mappen sync en test is de pijl doorgestreept en achter de bestanden zien we ‘Bestaat niet’.
4. Handmatig synchroniseren 1
Alhoewel we op dit punt nog aanvullende configuratiemogelijkheden hebben laten we het hier even bij en gaan we synchroniseren door op de gelijknamige knop te klikken. Hé, hij doet het niet! Dit is een ingebouwde veiligheid van Allway Sync. Het programma wil zeker weten dat we de waarschuwing hebben gelezen en dat we deze bewust negeren. We klikken daarom op Negeer en nogmaals op Synchroniseren. We zien dat de inhoud van de map sync na enkele ogenblikken precies gelijk is aan die van test (Afb.3).
5. Handmatig synchroniseren 2
We sluiten Allway Sync en gaan in Verkenner naar de map sync. Daar openen we het tekstbestand test.txt en veranderen ‘dit is een test’ in ‘dit is een tweede test’. We slaan de wijziging op en sluiten Kladblok om vervolgens Allway Sync weer te openen. Zoals u ziet is de mapselectie voor de laatst uitgevoerde taak nog steeds actief en dus hoeven we alleen op Analyseren te klikken. Het programma meldt nu één gewijzigd bestand (ons tekstbestand). Merk op dat de enige actieve pijl nu naar links wijst. De essentie van synchronisatie is namelijk dat we vaak overal de meest recente versie van een bestand willen hebben en die staat in dit geval in de map sync. Drukken we nu op Synchroniseren dan zal het bestand in de map test worden bijgewerkt.
6. Configuratie-opties
Zoals we bij 4 al zeiden zijn er aanvullende configuratiemogelijkheden die we nu niet gaan gebruiken maar die wel belangrijk zijn om te kennen. Stel dat de map links zich op uw lokale harde schijf bevindt en de map rechts op een usb-stick. Dan kan het gebeuren dat deze bij een volgende keer aanmelden een andere stationsletter krijgt waardoor het synchronisatieproces zou falen. Klikken we rechts op Configureren dan zien we echter Koppel aan schijfeigenschappen. Als we die optie aan zouden zetten dan kan Allway Sync het stickje aan zijn eigenschappen herkennen, ongeacht de op dat moment toegekende letter. Ook kunt u er hier voor kiezen om bestanden te comprimeren of te comprimeren en tegelijk te versleutelen. Die laatste optie is handig wanneer u gevoelige informatie op een stick of externe schijf meeneemt maar u kunt dan natuurlijk pas met de bestanden werken nadat u ze op een andere machine hebt uitgepakt en ontsleuteld.
7. Automatische piloot
Leuk, hoor, dat synchroniseren maar moet ik nu iedere keer…? Nee, hoor, dat kan handiger. We sluiten het Configuratievenster zonder wijzigingen via Annuleren en openen het menu Toon, Opties. Daar zetten we bij Programma om te beginnen overal een vinkje zodat Allway Sync automatisch start en in Verkenner wordt geïntegreerd. Dan klikken we op het plusteken voor Synctest 1 en kiezen Automatische synchronisatie. Allway Sync biedt vele opties voor automatische controle (Afb.4). Wij kiezen als voorbeeld Wanneer de computer niets doet en klikken op OK. We sluiten Allway Sync, veranderen de tekst in test.txt in de map test in ‘dit is een derde test’, slaan op en sluiten Kladblok. Vervolgens doen we 5 minuten helemaal niets. Controleren we daarna de map sync dan zien we dat test.txt keurig en automatisch is aangepast.
Tot slot
U kunt in Allway Sync meerdere koppels van te synchroniseren locaties opgeven en aan elk daarvan aparte eigenschappen toekennen. U kunt van A naar B, van B naar A of tweezijdig synchroniseren (Synchronisatieregels). U kunt bepaalde bestandstypen uitsluiten (In- en uitsluitingsfilters) en bepalen wat er met gewiste of overschreven bestanden moet gebeuren (Beleid m.b.t. bestandsversies). Hiermee is het zelfs mogelijk om meerdere versies naast elkaar te behouden. Tot slot kunt u – in plaats van een lokale- of netwerkmap – ook synchroniseren naar bijvoorbeeld een ftp-server, Google Docs, Dropbox en meer. De werking daarvan lijkt in grote lijnen op wat we in deze workshop hebben gedaan. Dit alles biedt genoeg stof voor nog twee workshops maar we laten het aan u om te ontdekken.